skill gap analysis

Kemajuan perusahaan bukan hanya tergantung dari kehebatan strategi yang dimiliki dalam manajemen saja. Namun dapat juga dipengaruhi oleh kemampuan atau skill yang dimiliki oleh karyawan agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan benar. Sayangnya, seiring berjalannya waktu, tren industri berubah dengan tuntutan yang besar dan selalu berubah. Menciptakan sebuah kesenjangan skill atau skill gap  dalam suatu perusahaan. Skill gap sendiri merupakan kesenjangan yang terjadi antara kemampuan yang dimiliki karyawan dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Jika gap skill ini dibiarkan secara perlahan perusahaan akan tertinggal dan berjalan di tempat atau bahkan tidak mampu memenuhi kebutuhan pasar. Itulah sebabnya dibutuhkan metode skills gap analysis untuk mengetahui sejauh mana kesenjangan telah terjadi, skill yang tidak dimiliki perusahaan dan bagaimana cara mengatasinya agar gap tidak berlarut-larut. Berikut adalah informasinya.

Apa yang Dimaksud dengan Skill Gap?

penyebab gap skills

Skill gap merupakan kesenjangan kemampuan atau keterampilan yang dimiliki karyawan dan sebenarnya dibutuhkan oleh perusahaan agar dapat berjalan dengan performa maksimal. Kesenjangan keterampilan dapat menjadi ancaman besar dan nyata sebab berpotensi mengganggu produktivitas perusahaan. Mengingat persaingan industri saat ini semakin ketat, skill gap sebaiknya dicegah, bahkan sebelum benar-benar terjadi, agar tidak menghambat kinerja perusahaan.

Skill gap adalah masalah yang rumit karena tidak menyangkut satu atau dua orang karyawan, namun semua orang yang terlibat di dalam perputaran roda perusahaan, bahkan di unit terkecilnya. Perusahaan diibaratkan sebuah sistem yang tiap bagiannya saling berkaitan, sehingga jika pada salah satu divisi terjadi kesenjangan keterampilan. Maka hal ini akan berpengaruh pada bagian lain. Itulah sebabnya, skill gap perlu diantisipasi terutama pada situasi seperti adanya perubahan peran dan tanggung jawab suatu jabatan, atau ketika penilaian kinerja sedang tidak bagus.

Mengapa Skills Gap Dapat Terjadi?

penyebab gap skills

Skills gap tidak terjadi begitu saja tanpa pemicu. Kesenjangan keterampilan karyawan dan kebutuhan perusahaan ini dapat muncul karena beberapa faktor, seperti perencanaan dan pengawasan yang buruk oleh perusahaan. Selain kelalaian perusahaan, skill gap juga dapat dipicu oleh perubahan yang bersifat luas, misalnya perkembangan teknologi yang menjadi serba online dalam waktu cepat, dan tidak mampu diikuti perusahaan.

Faktor selanjutnya yang berpengaruh adalah ekspektasi perusahaan yang tidak realistis. Tidak sedikit perusahaan yang berfokus menjaga biaya operasional supaya tetap rendah agar tidak mengganggu profit, namun melupakan pengembangan keterampilan karyawan. Meskipun biaya operasional yang sedikit dapat menambah keuntungan jangka pendek, skill gap justru membawa kerugian jangka panjang bagi perusahaan.

Kesalahan dalam rekrutmen karyawan juga menjadi faktor penyebab gap skill tersebut. Saat penerimaan karyawan barangkali tidak ada kandidat yang benar-benar memenuhi spesifikasi pekerjaan sehingga perusahaan salah merekrut karyawan. Hal ini dapat sangat berbahaya, karena selain membuang waktu dan mendapat karyawan toksik, kesenjangan kemampuan juga sangat mungkin terjadi.

Cara Mengatasi Skill Gap

cara atasi kesenjangan keterampilan

Meskipun menjadi ancaman serius bagi produktivitas perusahaan, skill gap bukan masalah yang tidak dapat diselesaikan. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan secara bertahap dan terstruktur agar kesenjangan teridentifikasi dengan akurat dan mudah dicari jalan keluarnya.

1. Identifikasi Penyebab Gap

Langkah pertama yang harus dilakukan untuk mencegah dan mengatasi skill gap adalah dengan menemukan penyebabnya terlebih dahulu. Untuk itu, tim personalia dapat mengumpulkan data, menilai kinerja karyawan dan menentukan solusi yang tepat menggunakan beberapa pendekatan.

Pendekatan pertama adalah menggunakan key performance indicators atau KPI yang dapat memantau kontribusi karyawan pada perusahaan dan tingkat produktivitasnya. Selain itu, ada juga metode yang disebut dengan 360-degree feedback. Metode ini merupakan bentuk evaluasi kinerja dengan meminta opini dari segala sisi, misalnya dari kolega, atasan, bawahan, atau bahkan klien.

Pendekatan ketiga adalah employee assessment yang dilakukan dengan cara mengerjakan tes kepribadian, minat dan keterampilan. Hasil dari tes tersebut akan menunjukkan berapa karyawan yang mengalami kesenjangan skill di tempat kerja. Dan cara terakhir adalah obeservasi langsung dimana Anda terjun ke lapangan dan mengamati sendiri kinerja karyawan agar dapat menarik kesimpulan.

2. Lakukan Skill Gap Analysis

Setelah mengetahui penyebab kesenjangan keterampilan dengan berbagai pendekatan di atas, langkah selanjutnya adalah menjalankan skill gap analysis. Caranya adalah dengan membandingkan kemampuan yang sudah dimiliki karyawan beserta produktivitasnya dan kemampuan yang dibutuhkan perusahaan untuk maju. Dengan mengetahui kesenjangan yang terjadi dan penyebabnya, akan lebih mudah menemukan solusi untuk menutup gap tersebut.

3. Beri Pelatihan dan Pembelajaran

Begitu kesenjangan ditemukan begitu pula dengan penyebabnya, perusahaan dapat merancang pelatihan dan pembelajaran sesuai dengan kebutuhan karyawan dan perusahaan. Berbagai jenis media pelatihan dapat digunakan agar sesi lebih menarik dan berkesan, seperti sharing session, penilaian sosial hingga penggunaan game.

Pelatihan ini tidak boleh hanya dilakukan sesekali, mengingat industri selalu berubah dari waktu ke waktu, yang berarti tuntutan bagi perusahaan juga akan mengikuti. Jadikan pembelajaran tersebut sebagai proses yang berkelanjutan, misalnya dengan mendadakan follow up bagi karyawan lama dan juga mentoring untuk karyawan baru. Hal ini bertujuan agar karyawan dapat segera menyesuaikan diri dengan budaya dan ekspektasi perusahaan yang berkaitan dengan pengembangan kemampuan yang dibutuhkan.

4. Ajari Karyawan Melatih Diri Sendiri

Mengembangkan kemampuan atau skill professional sebenarnya bukan tanggung jawab perusahaan saja, namun juga tugas pribadi dari masing-masing karyawan sebagai bagian dari komunitas kerja. Oleh karena itu, ajari karyawan untuk melatih diri mereka sendiri dengan cara meningkatkan kesadaran betapa pentingnya peran mereka bagi perusahaan. “Pancingan” berupa bonus, kenaikan gaji, liburan kantor dan sebagainya kadang juga dapat diberikan sebagai penghargaan dan motivasi untuk terus berkembang.

5. Evaluasi Hasil Pelatihan

Evaluasi hasil pelatihan diperlukan supaya perusahaan dapat melakukan introspeksi diri dan pembenahan mengenai bagian pelatihan mana yang diperlukan dan yang tidak efektif. Ketika hasil evaluasi didapatkan, data tersebut dapat digunakan sebagai dasar mengembangkan program lainnya, yang berguna untuk meningkatkan kinerja dan kemampuan karyawan. Serta menghindari gap keterampilan yang lain yang dapat muncul.

6. Periksa Kembali Prosedur Perekrutan

Terkadang masalah kesenjangan keterampilan karyawan dan kebutuhan perusahaan dimulai dari kesalahan dalam proses perekrutan. Baik karena spesifikasi pekerjaan kurang relevan dengan kebutuhan, atau tidak ada kandidat yang memenuhi persyaratan, yang pasti prosedur perekrutan perlu dibenahi.

Sebelum mulai menerima karyawan baru, tentukan dulu kemampuan apa yang dibutuhkan perusahaan saat ini. Dan selama proses seleksi, perekrut perlu lebih selektif dan jeli melihat bibit unggul. Seandainya tidak ada kandidat yang memenuhi kualifikasi 100%, setidaknya cari seseorang yang memiliki potensi untuk berkembang.

7. Masukkan Bakat Baru ke Perusahaan

Cara terakhir yang dapat diambil untuk mencegah dan menyelesaikan kesenjangan keterampilan adalah dengan merekrut tenaga kerja baru dengan keahlian yang dibutuhkan. Seperti saat ini, semua proses pendataan dilakukan secara online sedangkan perusahaan masih tertinggal dalam aspek tersebut. Jangan ragu untuk merekrut karyawan yang ahli dalam bidang IT agar kesenjangan keterampilan tidak terjadi. Mencari bakat baru yang diperlukan perusahaan, tentunya tidak semudah membalikkan telapak tangan. Oleh karena itu, bantuan dari match recruitment dapat membantu meringankan bebanmu.

Namun,  hal ini tidak lantas menghapus peran pegawai senior yang mungkin tidak dapat mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Bagaimanapun juga, karyawan senior lebih berpengalaman dibandingkan generasi yang lebih muda. Sehingga dua kelompok tersebut justru harus disatukan. Dengan mengombinasikan skill dan pengalaman, kinerja perusahaan diharapkan akan meningkat secara pesat.

Skill gap analysis

Tim personalia bukan hanya menjalankan tugas mereka untuk melakukan rekrutmen pegawai baru, namun juga melihat apakah kemampuan karyawan telah sejalan dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini erat kaitannya dengan kemajuan performa individual dan tim, sehingga secara berkala skill gap analysis perlu dilakukan. Skill analisis bertujuan untuk melihat potensi kesenjangan antara skill yang dimiliki karyawan dengan skill yang dibutuhkan perusahaan untuk berkembang. Saat gap terlihat, perusahaan melalui tim personalia dapat merencanakan skenario pengembangan diri, sehingga karyawan mampu mengejar ketertinggalan kemampuan tersebut.

Skill gap terjadi karena terdapat perbedaan kemampuan antara karyawan dan ekspektasi perusahaan. Biasanya, gap skills analysis ini akan dijalankan dalam situasi tertentu, misalnya saat terjadi perubahan pada peran dan tanggung jawab karyawan. Analisis skill gap ini juga dilakukan bila terdapat hasil penilaian performa yang kurang memuaskan atau terdapat rencana pengembangan proyek baru yang membutuhkan kemampuan khusus.

Manfaat dari Skill Gap Analysis

manfaat Skill Gap Analysis

Analysis skill memberikan sejumlah keuntungan yang dapat dimanfaatkan perusahaan untuk mengembangkan performanya secara umum, dan menaikkan kemampuan kerja karyawan secara khusus. Hasil dari analisis ini nantinya juga dapat digunakan sebagai dasar menentukan spesifikasi pekerjaan ketika rekrutmen karyawan baru dibuka.

Memberi Data Kemampuan Karyawan

Ketika menjalankan skill analysis, perusahaan akan melihat dan memetakan kemampuan karyawan di suatu bagian atau jabatan tertentu. Kemampuan yang selama ini tidak terlihat karena tertutupi rutinitas menjadi lebih jelas sehingga mudah untuk dipetakan dan dianalisis. Analisis kemampuan ini tidak bertujuan untuk memberikan judgement kepada individu di suatu perusahaan, namun memberi data yang akurat untuk membantu mengembangkan kinerja karyawan.

Mendukung Kemajuan Karyawan

Begitu hasil analisis gap keluar, perusahaan akan tahu skill mana saja yang perlu dikembangkan atau ditambahkan. Untuk merespon hal tersebut, perusahaan dapat membuat pelatihan atau kegiatan lain yang mendukung kemajuan karyawan. Program pelatihan tersebut dapat direncanakan dengan seksama, karena perusahaan tahu secara pasti bagian mana saja yang perlu mendapatkan “penanganan” khusus.

Meningkatkan Kualitas Rekrutmen

Hasil dari skill gap analysis karyawan bukan hanya berguna di masa kini, tetapi juga di masa mendatang ketika rekrutmen calon karyawan baru akan dilakukan. Perusahaan mampu memprediksi apa saja kebutuhan skill di masa mendatang, sehingga spesifikasi pekerjaan yang relevan dan visionerpun dapat dirumuskan dengan akurat. Secara tidak langsung, ketika spesifikasi pekerjaan sesuai dengan kebutuhan, perusahaan akan lebih mudah mendapatkan kandidat yang tepat untuk membawa kemajuan bisnis.

Tahapan Melakukan Skill Gap Analysis

tahapan analysis gap

Meskipun merupakan konsep yang cukup sederhana, namun skill gap analysis tetap membutuhkan persiapan yang matang supaya dapat dilakukan dengan benar dan akurat. Hasil analisis yang tepat dan sesuai fakta dapat menjadi referensi dalam merencanakan program peningkatan skill karyawan. Sekaligus berfungsi sebagai patokan penentu spesifikasi pekerjaan saat membuka lowongan kerja penerimaan karyawan baru. Berikut tahapan-tahapannya:

Buat Perencanaan

Skill gap analysis dilakukan dalam dua level berbeda, yaitu di level individual dan level kelompok atau tim. Supaya dapat merencanakan dan menjalankan analisis dengan baik, ketahui dengan siapa kamu harus bertanya dan bekerja sama. Misalnya saja, para pimpinan tim atau justru karyawan di berbagai divisi dalam perusahaan.

Mengorek informasi dari setiap kepala tim dapat memberikan informasi valid dan akurat mengenai gap yang terjadi di divisi tersebut. Karena kepala timlah yang mengetahui secara detail kondisi riil yang terjadi di divisi bagian tersebut. Bertanya kepada karyawan juga dapat membantu, namun pastikan pandangan yang diberikan berdasarkan fakta objektif, bukan opini pribadi saja.

Tinjau Ketrampilan Saat Ini

Setelah menggali informasi dari kepala tim dan juga karyawan, pihak personalia juga perlu meninjau kembali ketrampilan yang ada di perusahaan saat ini. Hal ini bertujuan untuk mengecek kembali, apakah data yang didapatkan dari divisi perusahaan sudah benar, atau terdapat pandangan baru yang berbeda.

Menggabungkan hasil tinjauan dari tiga pihak yang berbeda diharapkan mampu menjadikan hasil pengamatan lebih akurat dan sesuai kenyataan. Data yang valid dan akurat akan menjadi dasar pondasi yang kuat dalam membuat perbaikan skill sebagai solusi dari gap yang terjadi.

Penetapan Tujuan

Begitu mendapatkan data mengenai peta kemampuan karyawan saat ini, langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan perusahaan ke depannya. Pertanyaan seperti “kemana tujuan perusahaan dalam 5 tahun ke depan” dapat menjadi pancingan untuk menentukan tujuan dan target yang ingin dicapai.

Dengan mengetahui tujuan jangka panjang dan membandingkannya dengan kemampuan karyawan yang dimiliki saat ini, akan lebih mudah bagi perusahaan untuk menemukan gap atau kesenjangan yang mungkin terjadi. Pada titik ini, perusahaan dapat memikirkan solusi yang pas agar kesenjangan skill dapat terselesaikan dengan baik.

Prediksi Kebutuhan Industri Masa Depan

Untuk memajukan perusahaan, bukan hanya kebutuhan internal saja yang perlu diperhatikan. Kebutuhan industri dalam skala besar dan jangka panjang juga sebaiknya menjadi patokan jika ingin perusahaan mengalami kemajuan pesat di masa depan. Memprediksi kebutuhan industri di masa depan dapat dilakukan dengan cara melihat perubahan tren dari waktu ke waktu.

Misalnya saja, dalam hal pendataan karyawan oleh bagian personalia yang saat ini masih dilakukan secara manual. Jika melihat tren yang berkembang, dalam beberapa tahun ke depan, penghimpunan data pegawai ini akan diotomatisasi menggunakan sistem online. Mengetahui tren tersebut, dari sekarang perusahaan dapat mulai menyiapkan karyawan di bagian personalia untuk lebih melek teknologi agar tidak tertinggal saat perubahan ini sungguh terjadi.

Identifikasi “Gap” dan Solusi Potensial

Dengan memadukan kemampuan karyawan saat ini, kebutuhan perusahaan dan tren di luar sana, maka gap kemampuan akan terlihat dengan jelas. Kesenjangan tersebut kadang tidak membawa dampak di masa sekarang, namun akan terasa nanti. Itulah sebabnya begitu gap mulai terlihat perusahaan tidak boleh hanya berdiam diri saja.

Perusahaan harus memikirkan solusi potensial yang dianggap mampu menjadi jalan keluar untuk menyeimbangkan kesenjangan yang ada. Melakukan training profesional, mentoring, monitoring bahkan rekrutmen pegawai baru adalah beberapa solusi yang dapat dipertimbangkan sesuai dengan tingkat keparahan gap yang ditemukan.

Jalankan Analisis

Saat semua persiapan telah siap, kini saatnya melakukan analisis kemampuan karyawan. Mintalah bantuan personalia dan juga kepala bagian untuk meng-encourage anggotanya mengambil peran aktif dalam analisis tersebut. Kerja sama yang bagus akan mempercepat proses analisis dan menjamin akurasinya. Dengan demikian, data yang didapatkan dapat benar-benar dimanfaatkan untuk menyusun strategi perbaikan kemampuan karyawan.

Jika merasa kesulitan melakukan skill gap analysis tersebut, jangan ragu untuk meminta bantuan skill analyst yang akan memberikan penilaian lebih objektif. Namun saat melibatkan pihak luar, pastikan hasil pemetaan dan analisis aman dari intervensi pihak ketiga. Karena informasi tersebut adalah bagian dari rahasia perusahaan yang tidak boleh sampai bocor keluar perusahaan.

kelebihan dan kekurangan rekrutmen online

Kemajuan zaman membuat banyak hal berubah, termasuk dalam proses rekrutmen karyawan baru. Jika dulu rekrutmen dilakukan secara manual, dimana pelamar harus membawa berkas ke kantor perusahaan yang dituju. Sekarang proses tersebut dapat dilakukan dengan lebih praktis menggunakan metode rekrutmen online atau rekrutmen virtual. Meskipun dianggap efektif dan lebih menghemat waktu, perlu diketahui bahwa metode ini juga memiliki sejumlah kekurangan yang patut dipertimbangkan. Dengan mengetahui kelebihan dan kekurangan rekrutmen online, perusahaan dapat lebih bijak dan objektif dalam menentukan cara menyeleksi calon karyawan baru.

Rekrutmen online di sisi lain, memberikan kesempatan pada kandidat yang berada jauh dari lokasi perusahaan untuk melamar kerja tanpa harus mengeluarkan biaya besar untuk mengirimkan berkasnya. Tapi di sisi lain, cara ini mengurangi kesempatan perusahaan untuk melihat sendiri siapa yang menjadi kandidatnya sejak awal pendaftaran yang mungkin saja membawa efek tertentu selama proses seleksi. Cari tahu selengkapnya kelebihan dan kekurangan rekrutmen online di bawah ini bersama match recruitment.

Kelebihan Rekrutmen Online

kelebihan rekrutmen online

Bukan tanpa alasan rekrutmen online semakin berkembang dan diminati dari waktu ke waktu. Terdapat sejumlah kelebihan yang menjadi daya tarik untuk menggunakan metode ini, misalnya saja:

Hemat Waktu dan Biaya

Ketika melamar pekerjaan secara manual mengharuskan kandidat untuk datang ke perusahaan dan mengeluarkan biaya besar. Seperti biaya untuk transportasi, penginapan, dan pengiriman berkas lamaran, rekrutmen online menghapuskan semua hal yang merepotkan itu. Pelamar kerja cukup menyiapkan berkas dalam bentuk soft file kemudian mengirimkannya melalui email, aplikasi atau jalur manapun yang ditentukan oleh perusahaan. Dalam satu klik saja, berkas sudah berhasil terkirim.

Belum lagi untuk proses wawancara dimana kandidat tidak harus meluangkan waktu untuk jauh-jauh datang ke perusahaan dan mengantre lama menunggu giliran. Cukup dengan aplikasi video conference, pihak perusahaan dapat bertemu dan calon karyawannya secara virtual. Rekrutmen online benar-benar menghemat waktu dan biaya rekruter serta para pelamar kerja.

Lebih Mudah

Perlu diakui atau tidak, rekrutmen online membuat segalanya menjadi jauh lebih mudah dan praktis. Mulai dari proses pengiriman berkas, wawancara hingga negosiasi, semuanya dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja. Pelamar kerja tidak perlu meluangkan waktu untuk datang ke perusahaan atau menunggu berjam-jam agar dapat bertemu dengan jajaran direksi dan personalia. Perusahaan juga merasakan hal serupa karena mereka tidak harus menyiapkan ruangan dan segala sesuatunya untuk menciptakan tempat rekrutmen yang layak.

Kandidat Lebih Percaya Diri

Tidak dapat dipungkiri bahwa dalam proses rekrutmen, terutama tahapan wawancara, kandidat merasa gugup dan tidak tenang sehingga memengaruhi kemampuannya dalam menjawab pertanyaan. Kandidat menjadi tidak mampu untuk menunjukkan versi terbaik dari dirinya padahal sejatinya, dia memiliki potensi yang besar. Rekrutmen online dapat menjadi solusi untuk membuat calon karyawan menjadi lebih percaya diri. Karena rekrutmen ini dapat dilakukan dimana saja, kandidat tidak harus pergi dari zona nyamannya, Sehingga ia dapat menjadi lebih tenang serta berpikir lebih jernih. Dengan begini, pelamar dapat menunjukkan kemampuan dirinya dengan lebih baik.

Jadwal Fleksibel

Ada kalanya pihak berwenang di perusahaan memiliki kesibukan yang padat sehingga sulit meluangkan waktu untuk melakukan wawancara. Yang mengakibatkan jadwal rekrutmen jadi lebih lama dari yang seharusnya. Rekrutmen online dapat menyelesaikan masalah ini karena membuat jadwal lebih fleksibel. Dengan kesepakatan antara kandidat dan perwakilan perusahaan, wawancara dapat dilakukan di luar jam kerja, dimana kedua belah pihak sama-sama dapat meluangkan waktu. Meskipun hal ini mungkin mengurangi formalitas di tempat kerja, namun tidak banyak berpengaruh pada kelancaran prosesnya.

Jangkauan Audiens Lebih Luas

Rekrutmen online juga dapat menjangkau audiens yang lebih luas, yang berarti pilihan kandidat menjadi lebih banyak. Siapapun dari tempat manapun dapat mengajukan lamaran karena tidak terbatas tempat dan waktu. Perusahaan tidak pernah tahu kandidat terbaik akan berasal dari mana sehingga menjaring lebih banyak pelamar kerja akan sangat menguntungkan perusahaan. Bagi pelamar sendiri, rekrutmen online membuka peluang yang lebih besar untuk mencoba peruntungan di berbagai kesempatan, terlepas dari lokasi mereka.

Menarik Banyak Kandidat

Informasi tentang rekrutmen di suatu perusahaan lebih mudah tersebar jika dilakukan secara online karena dapat diakses dari mana saja. Dengan begini, rekrutmen yang dijalankan akan menarik lebih banyak kandidat dan pilihan calon tenaga kerja juga akan jauh lebih luas. Perusahaan memiliki kesempatan untuk menemukan kandidat terbaik dan tidak terbatas pada jumlah pelamar yang sedikit akibat lokasi kantor yang jauh.

Kekurangan Rekrutmen Online

kekurangan online recruitment

Selain memiliki banyak kelebihan, jika dilihat lebih objektif lagi, rekrutmen online juga memiliki sejumlah kekurangan dan beberapa kelemahan. Kekurangan rekrutmen online meliputi:

Tidak Formal

Harus diakui bahwa rekrutmen online mengurangi formalitas dari forum tersebut. Karena bisa saja kandidat tidak berpakaian lengkap dari ujung kepala hingga kaki dan prosesnya dapat dilakukan dimana saja. Pertemuan virtual lewat aplikasi video conference juga terkesan lebih santai, baik dari pihak perusahaan maupun kandidat. Meskipun seringkali hal ini tidak memengaruhi pada kualitas pelamar, namun atmosfer yang berbeda berpotensi memengaruhi sikap buruk seperti menyepelekan atau bahkan meremehkan.

Koneksi Tidak Stabil

Kekurangan selanjutnya adalah kemungkinan koneksi internet yang tidak stabil. Bagi perusahaan dengan jaringan internet yang kuat mungkin akan tidak bermasalah karena sudah diatur untuk kebutuhan professional. Namun, bagi kandidat yang berada di tempat terpelosok, koneksi internet yang bagus adalah barang langka sehingga sangat memengaruhi kelancaran proses rekrutmen. Permasalahan koneksi ini tanpa disadari kadang mengganggu penilaian dan merusak mood pewawancara yang tentunya memengaruhi hasil wawancara.

Suasana Tidak Kondusif

Rekrutmen online memang fleksibel karena dapat dilakukan dimana saja. Namun, di sisi lain hal ini dapat memicu suasana yang kurang kondusif. Misalnya, dengan alasan mencari koneksi internet yang bagus, kandidat berada di kafe yang tentu saja tidak setenang di rumah. Belum lagi aktivitas pengunjung yang lalu lalang sebagai latar belakangnya membuat suasana wawancara jadi tidak kondusif dan juga tidak formal sama sekali. Hal ini berdampak pada performa kandidat yang dapat terkesan tidak serius atau menyepelekan sesi wawancara kerja.

Penilaian Kurang Efektif

Banyak hal yang dapat membuat penilaian menjadi kabur saat melakukan rekrutmen online. Misalnya jaringan yang buruk membuat suara jadi terputus-putus atau gambar yang blur. Belum lagi karena suasana menjadi lebih santai dan kurang formal, terkadang membuat kandidat berlaku yang tidak seharusnya dan tidak menganggap forum tersebut serius. Akhirnya penilaian yang diberikan menjadi tidak efektif dan bahkan tidak valid karena terdistraksi dengan lingkungan dan kendala teknis kandidat.

Isu Teknikal

Rekrutmen online tidak hanya membutuhkan jaringan internet yang bagus, tetapi juga perangkat yang mendukung. Seperti laptop dengan spesifikasi bagus untuk dapat bekerja dengan mulus tanpa hambatan. Bukan tidak mungkin bila di tengah proses seleksi tiba-tiba listrik mati sehingga koneksi internet loss. Atau karena proses rekrutmen berjalan lama laptop jadi kehabisan daya dan mati di tengah jalan. Kendala seperti ini sangat mengganggu kenyamanan dan menghambat rekrutmen kerja dan membuat proses rekrutmen online menjadi tidak efektif.

Melewatkan Kandidat yang Tepat

Banyak hal yang membuat penampilan virtual lebih baik atau bahkan lebih buruk dari yang sebenarnya. Mungkin karena koneksi yang buruk, kandidat yang sebenarnya bagus dan potensial jadi tidak dapat menunjukkan kemampuan terbaiknya. Akibatnya, perusahaan gagal melihat potensi tersebut dan melewatkan kandidat yang tepat. Hal ini sangat disayangkan karena bisa jadi si pelamar dapat menjadi calon aset yang berharga bagi perusahaan.

contoh offering letter

Offering letter adalah surat penawaran kerja yang diberikan oleh perusahaan kepada kandidat yang telah berhasil lolos dari berbagai tahapan seleksi dan diterima sebagai calon karyawan. Meskipun berisi penawaran pekerjaan, namun surat ini memiliki tujuan yang lebih jauh yaitu untuk meyakinkan kandidat untuk bergabung ke perusahaann mengingat kualifikasi yang dimiliki dapat memajukan kinerja bisnis. Itulah alasannya surat penawaran pekerjaan tidak boleh disusun sembarangan dan contoh offering letter yang bagus sangat dibutuhkan untuk menjadi acuan.Tetapi, dibalik kerumitan pembuatannya, surat penawaran kerja memiliki satu tujuan yang utama yaitu meyakinkan kandidat dan penerima penawaran kerja yang ditawarkan.

Selain surat penawaran pekerjaan karyawan, dalam bidang rekrutmen, terdapat juga surat yang dikenal denga istilah surat panggilan interview. Berbeda dengan offering letter yang membutuhkan persetujuan kandidat untuk benar-benar diterima dan bekerja di suatu perusahaan. Surat panggilan wawancara ini tidak ada hubungannya dengen kesepakatan kerja karena masih dalam tahap seleksi. Namun tetap saja, supaya dapat menggambarkan mengenai citra perusahaan dengan baik maka surat panggilan wawancara juga perlu dirancang dengan baik berdasarkan contoh surat panggilan kerja yang ada.

Untuk mendapatkan ilustrasi yang lebih jelas, berikut beberapa contoh surat penawaran kerja karyawan dan surat panggilan interview yang dapat digunakan:

Contoh Format Penulisan Offering Letter Pekerjaan

Offering letter atau surat penawaran kerja memiliki sejumlah elemen yang wajib ada demi memberikan informasi yang jelas dan rinci kepada calon karyawan. Elemen tersebut juga berfungsi untuk meyakinkan kandidat bahwa bergabung dengan perusahaan adalah sebuah keputusan yang tepat, mengingat terdapat berbagai keuntungan yang akan didapatkan. Berikut ini adalah format offering letter yang dapat dijadikan sebagai acuan.

- Identitas perusahaan

- Salam pembuka

- Identitas kandidat

- Posisi atau jabatan pekerjaan

- Deskripsi pekerjaan, tugas dan tanggung jawab

- Tanggal mulai bekerja

- Upah, tunjangan dan keuntungan tambahan

- Sistem dan ketentuan cuti

- Batas waktu

- Penutup

- Salam penutup

Format penulisan surat penawaran kerja di atas dapat dikembangkan dengan memberikan informasi lengkap dan jelas mengenai masing-masing elemen. Satu hal yang tidak boleh dilupakan adalah sentuhan personal yang membuat surat jadi lebih berkesan dan mengena untuk kandidat. Dengan begitu calon karyawan lebih termotivasi untuk berkontribusi di perusahaan tersebut karena merasa dihargai sejak awal bergabung.

Contoh Surat Panggilan Interview

Surat panggilan wawancara diberikan ketika kandidat telah lolos tahap kualifikasi. Biasanya panggilan wawancara kerja bersifat terbatas dalam setiap sesinya. Selama wawancara, kandidat disarankan mengenakan busana sesuai dengan informasi yang tertulis dalam surat serta membawa dokumen pendukung yang diminta. Berikut ini contoh surat panggilan interview yang dapat kamu jadikan referensi.

 

Berdikari Jaya
Jalan Moronoman 24, Yogyakarta

Yogyakarta, 10 April 2022

Nomor: 19/KBB/04/2022
Perihal: Panggilan Wawancara
Lampiran:

Yth. Sdri. Azizah Zulaikha
di tempat

Dengan hormat,

Menanggapi surat lamaran kerja Saudari, dengan ini kami mengharap kedatangan Saudari pada:

Hari, Tanggal: Kamis, 14 April 2022
Waktu           : 08.00 s.d selesai
Keperluan     : Wawancara kerja
Tempat         : Ruang Lokakarya PT Berdikari Jaya, Jalan Mornoman No. 24, Yogyakarta

Pakaian        : Formal rapi, bersepatu hitam

 

Demikian surat panggilan ini dibuat. Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.

Yogyakarta, 10 April 2022

Hormat kami,

 

Zalina Sihombing, M.Psi

Personalia

 

Contoh Surat Panggilan Kerja

Pada dasarnya, surat panggilan kerja serupa dengan offering letter yang menjelaskan bahwa kandidat diterima di suatu perusahaan untuk mengisi jabatan tertentu. Perbedaannya adalah pada surat panggilan kerja biasanya tidak disebutkan informasi mendetail tentang deskripsi pekerjaan, upah, ketentuan cuti dan lain sebagainya. Sedangkan surat panggilan kerja hanya menginformasikan penerimaan dan tanggal mulai bekerja. Berikut ini adalah contohnya:

 

Berdikari Jaya
Jalan Moronoman 24, Yogyakarta
________________________________________________________________________
Surat Panggilan Kerja
Nomor : 142/04/2022

Perihal : Panggilan kerja
Lampiran : –

Dengan Hormat,

Berdasarkan hasil tes serta wawancara yang diselenggarakan pada hari Senin, 11 April 2022, dengan ini kami, PT. Berdikari Jaya, bermaksud memberikan surat panggilan kerja kepada:

Nama : _____________
Jenis kelamin : _____________
Alamat : _____________

 

Sehubungan dengan hal tersebut, kami juga menginformasikan bahwa Saudara diharapkan bisa mulai aktif bekerja terhitung Sejak tanggal 18 April 2022 dengan menghadap ke bagian Personalia terlebih dahulu pukul 09.00.

Demikian surat panggilan kerja ini kami buat. Atas perhatian serta kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Yogyakarta, 10 April 2022

                                                                                             Hormat kami,

 

Zalina Sihombing, M.Psi

    Personalia

 

Contoh Surat Penawaran Kerja (Offering Letter)

Surat penawaran kerja atau offering letter bukan hanya berisi status penerimaan melainkan juga penawaran gaji, keuntungan, pengambilan cuti dan aspek lainnya yang akan didapatkan kandidat jika menerima pekerjaan tersebut. Selain itu, surat ini memiliki batas waktu untuk calon karyawan menanggapi penawaran dari perusahaan. Sehingga dokumen tersebut harus direspon dan dibalas secepatnya setelah mempertimbangkan berbagai hal. Berikut ini adalah contohnya:

MM / DD / YYYY

 

Nama Depan dan Belakang Kandidat, Gelar

Alamat Kandidat

Kota, Negara Bagian, Kode Pos

 

[Nama Kandidat] yang terhormat,

Kami dengan senang hati menawarkan kepada Anda posisi [penuh waktu, paruh waktu, dll.] Dari [jabatan] di [nama perusahaan] dengan tanggal mulai [tanggal mulai], bergantung pada [pemeriksaan latar belakang, formulir dan lainnya]. Anda akan melapor langsung ke [nama manajer / supervisor] di [lokasi kerja]. Kami yakin keahlian dan pengalaman Anda sangat cocok untuk perusahaan kami.

Dalam peran ini, Anda akan diminta untuk [menyebutkan secara singkat tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang relevan].

Gaji awal tahunan untuk posisi ini adalah [jumlah rupiah] yang harus dibayar secara [bulanan, tengah bulanan, mingguan, dll.] Dengan [setoran langsung, cek, dll.], Dimulai pada [periode pembayaran pertama]. Selain gaji awal ini, kami menawarkan Anda [diskusikan opsi saham, bonus, struktur komisi, dll. - jika berlaku].

Hubungan kerja Anda dengan [Nama Perusahaan] akan dilakukan sesuai keinginan, yang berarti Anda dan perusahaan bebas memutuskan hubungan kerja kapan saja dengan alasan apapun. Surat ini bukan kontrak atau jaminan kerja untuk jangka waktu tertentu.

Sebagai karyawan [Nama Perusahaan], Anda juga berhak atas program manfaat kami, yang mencakup [asuransi kesehatan, 401 (k), waktu liburan, dll.], Dan manfaat lainnya yang akan dijelaskan lebih detail di [buku pegangan karyawan, paket orientasi, dll.].

 

Harap konfirmasi penerimaan Anda atas penawaran ini dengan menandatangani dan mengembalikan surat ini sebelum [tanggal kadaluarsa penawaran].

Kami sangat senang Anda bergabung dengan tim kami! Jika Anda memiliki pertanyaan, silahkan hubungi kami kapan saja.

 

 

Hormat kami,

[Tanda tangan Anda]

 

[Nama Cetak Anda]

[Judul Pekerjaan Anda]

 

Tanda tangan:

Nama yang dicetak:

Tanggal:

 

Baik surat panggilan kerja, wawancara maupun offering letter, semuanya adalah dokumen formal yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan sehingga tidak boleh ada kekeliruan dalam penulisannya. Ada baiknya untuk melakukan double check terlebih dahulu sebelum mengirimkan surat agar segalanya sempurna dan citra perusahaan terjaga serta tercermin dari surat yang terstruktur dengan baik.

Cara Membuat Offering Letter yang Sulit Ditolak

Offering letter adalah surat yang dikirimkan oleh perusahaan ketika kandidat diterima sebagai calon karyawan. Surat ini berisi informasi seputar nama jabatan, deskripsi pekerjaan, penawaran gaji, keuntungan tambahan hingga hak serta kewajiban perusahaan dan karyawan. Meskipun offering letter adalah surat penawaran kerja, namun tujuannya lebih dari sekedar menawarkan pekerjaan karena perusahaan ingin calon karyawan menerima kesepakatan kerja tersebut.

Itulah sebabnya surat penawaran kerja tidak boleh dibuat sembarangan. Pihak terkait perlu memperhatikan beberapa aspek dan menggunakan strategi tertentu agar surat penawaran kerja karyawan menjadi sulit untuk ditolak. Dengan begini, pihak perusahaan merasa diuntungkan karena mendapat kandidat yang sesuai dengan kebutuhan dan ekspektasi perusahaan. Calon karyawan juga diuntungkan karena memperoleh keuntungan seperti yang dijanjikan. Berikut ini adalah panduan lengkap yang menjelaskan lebih dalam akan apa itu offering letter dan cara membuat offering letter dengan baik.

Apa Itu Offering Letter

Offering letter adalah surat penawaran pekerjaan yang dikirimkan perusahaan kepada kandidat yang lolos tahapan seleksi dan diterima sebagai calon karyawan baru. Meskipun disebut sebagai surat penawaran, perusahaan tidak hanya menawarkan sebuah posisi, namun juga berharap terjadi kesepakatan kerja antara kedua belah pihak.

Mengingat calon karyawan dapat menolak offering letter tersebut, perusahaan perlu lebih teliti dan cerdas dalam merumuskan penawaran kerja yang menarik perhatian dan sulit ditolak oleh para calon karyawan. Dengan begini, kedua belah pihak dapat sama-sama merasa diuntungkan. Kandidat merasa diuntungkan dengan benefit yang ditawarkan dan perusahaan mendapatkan karyawan dengan kualifikasi yang dibutuhkan.

Poin Wajib dalam Surat Penawaran Kerja (Offering Letter)

poin offering letter

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, surat penawaran kerja bukan hanya sekedar menawarkan jabatan dan benefit yang berhak diperoleh oleh calon karyawan. Melalui surat ini, pihak perusahaan juga ingin penawaran tersebut diterima dengan baik sehingga kandidat dapat berkontribusi dalam kemajuan bisnis yang dijalankan. Itulah mengapa, beberapa detail penting harus disampaikan di dokumen tersebut untuk mempersuasi calon karyawan menerima tawaran pekerjaan, seperti berikut ini:

Sentuhan Personal

Surat penawaran pekerjaan karyawan memang merupakan surat formal yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan. Namun, jika ingin surat tersebut disambut baik oleh calon karyawan maka recruiter perlu memberikan sentuhan personal. Dengan sentuhan personal ini, surat penawaran akan terasa begitu istimewa dan terlalu berharga untuk ditolak karena kandidat merasa dibutuhkan dan dihargai.

Sentuhan personal tersebut dapat diberikan dalam bentuk kalimat yang menghargai kemampuan dan keahlian calon karyawan. Seperti contohnya, “saya mewakili (nama perusahaan) sangat menghargai kemampuan Anda dalam bidang (…) yang dapat memajukan perusahaan”. Atau “kami terkesan dengan pengalaman Anda selama 5 tahun di bidang (…) yang dapat memberikan warna baru bagi perusahaan kami”.

Dengan memberikan sentuhan personal, selain merasa lebih dihargai, calon karyawan juga jadi mengetahui nilai apa dalam dirinya yang menjadi aset penting bagi perusahaan. Dengan begini, diharapkan kandidat dapat lebih termotivasi untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan begitu mulai bekerja.

Identitas Perusahaan

Identitas perusahaan menjadi poin yang wajib dicantumkan dalam surat penawaran kerja karena berhubungan dengan kontak info yang dapat dihubungi oleh calon karyawan. Selain itu, identitas perusahaan juga menunjukkan kejelasan pengirim yang dapat diverifikasi oleh calon karyawan. Hal ini dimaksudkan supaya informasi yang diberikan dalam surat berasal dari sumber yang jelas dan bukan tindak penipuan atau semacamnya yang berpotensi merugikan calon karyawan.

Baris Salam Pembuka dan Penutup

Baris salam pembuka dan penutup surat harus ada dalam surat penawaran kerja untuk menunjukkan formalitas dan profesionalisme dari perusahaan pengirim. Biasanya, “Dengan Hormat” digunakan sebagai salam pembuka sedangkan salam penutup memiliki pesan yang lebih panjang karena menunjukkan kegembiraan perusahaan dalam menyambut calon karyawan baru.

Walau terlihat sepele, namun salam penutup yang kuat dan berkesan membuat calon karyawan yang menerima surat tersebut merasa lebih dihargai dan disambut hangat. Dan, besar kemungkinan penawaran dari perusahaan dapat menggerakkan hati kandidat dan dengan senang hati menerimanya.

Informasi Kandidat

Informasi kandidat menjadi bagian penting yang tidak boleh salah dituliskan dalam surat penawaran kerja karena berhubungan dengan sentuhan personal seperti yang telah dijelaskan. Informasi kandidat biasanya berisi nama beserta gelar, tempat tanggal lahir, alamat domisili dan juga nomor kontak yang dapat dihubungi.

Ketika menuliskan informasi kandidat, pastikan semua informasi telah benar dan ditulis tanpa kesalahan sama sekali, terutama pada bagian nama dan gelar. Kesalahan penulisan nama dan gelar dapat memberi kesan bahwa perusahaan kurang menghargai calon karyawan. Hal ini juga akan memengaruhi citra perusahaan di mata kandidat, yang mungkin saja, menjadi ragu untuk bergabung ke dalam perusahaan.

Inilah mengapa, sebelum mengirimkan surat penawaran kerja, perusahaan sangat disarankan untuk melakukan pengecekan kembali secara menyeluruh demi menghindari kesalahan tersebut. Offering letter adalah surat formal sehingga kesempurnaan dalam penulisan dan kebenaran informasi di dalamnya merupakan prioritas utama.

Posisi Pekerjaan dan Lokasi Kerja

Surat penawaran pekerjaan harus mencantumkan posisi atau jabatan pekerjaan, sekaligus lokasi kerja dimana calon karyawan ditempatkan. Posisi pekerjaan penting untuk disampaikan agar tidak menimbulkan kebingungan dan ambiguitas informasi bagi calon karyawan. Informasi ini juga berkaitan dengan deskripsi pekerjaan yang telah diberikan oleh perusahaan sebelumnya.

Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab Pekerjaan

Jika spesifikasi pekerjaan digunakan untuk melakukan seleksi berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan. Maka dalam surat penawaran kerja, detail ini tidak disebutkan lagi karena kandidat telah berhasil memenuhinya. Sebagai gantinya, di dalam surat tersebut akan dijelaskan mengenai deskripsi tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang harus dijalankan dengan baik dan profesional.

Gambaran tugas dan kewajiban pekerjaan ini membantu calon karyawan mempersiapkan diri sebelum bekerja di perusahaan tersebut. Sekaligus mengetahui ekspektasi tempat kerja yang harus dipenuhi seiring berjalannya waktu.

Tanggal Mulai Bekerja

Tanggal mulai bekerja biasanya ditentukan oleh perusahaan dengan berbagai pertimbangan. Meskipun demikian, tanggal mulai bekerja bukanlah keputusan mutlak sepihak yang tidak dapat ditawar. Jika kandidat berhalangan untuk mulai bekerja pada tanggal tersebut suatu alasan, perusahaan akan memberikan kebijakan tertentu dengan catatan calon karyawan telah melakukan konfirmasi dan negosiasi.

Untuk itu, di dalam surat penawaran kerja akan disebutkan bahwa “kami berharap Saudara dapat mulai bekerja pada tanggal (…). Namun, apabila terdapat kendala atau situasi yang tidak memungkinkan untuk hadir pada tanggal tersebut, diharapkan segera melakukan konfirmasi melalui (…).” Kemungkinan negosiasi semacam ini adalah budaya yang bagus di perusahaan karena mempertimbangkan pihak karyawan juga. Serta mengkonfirmasi kapan waktu calon karyawan dapat mulai bekerja dan melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Upah, Tunjangan dan Keuntungan yang Ditawarkan

Di antara semua detail yang disampaikan di surat penawaran kerja, upah, tunjangan dan keuntungan merupakan bagian yang paling penting dan dinantikan oleh calon karyawan. Melihat kecenderungan ini, perusahaan dapat menjadikannya sebagai daya tarik untuk meyakinkan kandidat agar mau bergabung dan memberikan kontribusi untuk memajukan bisnis.

Meski berdampak besar pada pengambilan keputusan kandidat, perusahaan perlu bijak dalam menentukan besaran upah atau tunjangan yang sesuai dengan beban kerja dan kemampuan perusahaan. Pada titik ini, perusahaan dapat melakukan negosiasi dengan kandidat agar menemukan titik temu yang memuaskan bagi kedua belah pihak.

Sistem atau Ketentuan Cuti

Cuti menjadi hak karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, ketentuan dan sistem pengambilan cuti juga wajib dibahas di dalam surat penawaran kerja. Informasi yang dicantumkan dapat meliputi apakah cuti tersebut berpengaruh pada upah, berapa lama cuti dapat diambil dan ketentuan apa saja yang harus dipenuhi supaya karyawan dapat mengajukan cuti.

Batas Waktu

Batas waktu yang jelas harus diberikan kepada calon karyawan untuk membuat keputusan. Biasanya, batasan waktu disampaikan dengan kalimat yang kurang lebih seperti: “Apabila Anda menerima tawaran pekerjaan ini, mohon untuk menandatangani salinan surat ini dan mengirimkan kembali kepada kami sebelum (tanggal). Seandainya memiliki pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi (nama dan kontak). Kami sangat menantikan dan menyambut Anda bergabung dengan perusahaan kami.”

kekurangan dan kelebihan generasi milenial

Seseorang  dapat dianggap sebagai bagian dari generasi milenial, jika saat ini mereka berada di usia 25 hingga 40 tahun. Kelebihan pada usia produktif ini sebagian milenial sudah mengembangkan usahanya sendiri di berbagai sektor, seperti fesyen dan juga start up. Namun, ada juga yang memilih untuk masuk ke dalam perusahaan dengan prospek yang bagus. Dimana generasi milenial ini memiliki kelebihan dan kekurangan yang dapat perusahaan pertimbangkan. Pertanyaannya adalah apakah generasi milenial menjadi pilihan yang tepat untuk menduduki jabatan penting tertentu di perusahaan?

Jawabannya tergantung dari kemampuan perusahaan dalam mengoptimalkan potensi yang dimiliki oleh golongan usia ini. Kekurangan dan kelebihan generasi milenial dapat menjadi pertimbangan yang bagus dan menarik sebagai dasar pengambilan keputusan, terutama keputusan yang melibatkan perputaran bisnis perusahaan. Nyatanya manfaat generasi milenial juga tidak sedikit dan masih banyak potensi mereka yang masih dapat digali lagi. Misalnya saja, lebih berani mengambil resiko dan penuh inovasi yang menggebrak pasar.

Siapakah yang Termasuk Generasi Milenial?

kelebihan milenial

Generasi milenial adalah mereka yang saat ini berusia antara 25 hingga 40 tahun, yang berarti lahir sekitar tahun 1987 hingga 1994. Usia ini dianggap sebagai masa produktif yang menguntungkan untuk membangun karir. Itulah sebabnya generasi milenial sekarang banyak yang telah suskes mengembangkan bisnisnya sendiri di berbagai sektor menjanjikan.

Di sisi lain, ada juga yang lebih tertarik bergabung dengan perusahaan besar sebagai karyawan milenial. Menariknya, tidak semua perusahaan menyukai generasi ini karena ada sejumlah titik lemah yang dikhawatirkan membawa kerugian bagi perusahaan. Bahkan membandingkannya dengan generasi Z yang dianggap lebih inovatif dan mudah beradaptasi.

Namun, tentu saja bukan hanya kelemahan yang dimiliki generasi ini. Ada beragam keunggulan generasi milenial yang tidak dapat disepelekan, misalnya keberanian keluar dari zona nyaman, penuh inovasi dan melek teknologi. Kelebihan ini dapat menjadi poin plus yang bisa dimanfaatkan untuk membawa perusahaan supaya lebih berkembang.

Keuntungan Merekrut Generasi Milenial

keuntungan gen Milennials

 

Generasi milenial dapat disebut sebagai kaum muda yang siap menghadapi segala tantangan zaman yang terus berubah. Sejumlah perusahaan yang digerakkan oleh generasi muda tidak ragu untuk merekrut karyawan milenal, karena jika dibandingkan dengan generasi Z yang menang pengalaman. Karyawan milenial justru lebih unggul dalam beberapa aspek, seperti:

Melek Teknologi

Bukan rahasia lagi bila generasi milenial memiliki ketertarikan besar pada perkembangan teknologi. Ketertarikan inilah yang mendorong mereka untuk mau belajar menggunakan teknologi tersebut. Sehingga mereka tidak mengalami ketertinggalan teknologi yang kerap menjadi penyakit generasi yang lebih senior.

Karyawan milenial membawa sejumlah keuntungan bagi perusahaan, yakni mampu menggunakan peralatan yang terkoneksi dengan internet sehingga segala sesuatu dapat dijalankan secara otomatis dan lebih cepat. Otomatisasi tersebut menjadikan kinerja lebih efektif dan efisien yang merupakan sebuah perubahan ke arah yang positif bagi perusahaan.

Rasa Ingin Tahu Tinggi

Milenial yang suka bergumul dengan teknologi, tanpa disadari juga mengembangkan keingintahuannya. Rasa ingin tahu yang tinggi ini membuat mereka mau belajar hal-hal baru dan cenderung berani menghadapi tantangan atau masalah demi memuaskan rasa ingin tahunya.

Keingintahuan yang tinggi juga berkontribusi dalam pengembangan diri yang lebih tinggi karena milenial tidak segan untuk mencari informasi yang tidak mereka pahami. Dengan begini, wawasan mereka akan lebih luas dan tentunya menguntungkan perusahan karena banyaknya informasi yang dimiliki.

Suka Bekerja dalam Tim

Generasi milenial mungkin dianggap terlalu sering menongkrong dengan kawan-kawannya. Alih-alih melihatnya dari sudut pandang negatif, kecenderungan berkumpul dengan teman sebayanya ini menciptakan budaya baru yaitu suka bekerja sama dalam tim. Meskipun terlihat biasa saja, nyatanya kemampuan bekerja dalam tim memberikan tantangan tersendiri.

Ketika bekerja dalam satu kelompok, seseorang harus mampu mengendalikan emosi dan juga ego demikeberhasilan bersama. Mereka juga harus memiliki Kerjasama tim yang bagus dan solid tanpa merasa terkalahkan dengan kehadiran anggota yang lain. Menyamakan ide, visi dan misi dari beberapa kepala juga bukan hal yang sulit buat karyawan milenial.

Perspektif Baru

Kaum milenial yang suka akan hal-hal baru, tanpa disadari juga cenderung memberikan perspektif baru yang mungkin tidak terpikirkan oleh generasi sebelumnya. Sudut pandang yang berbeda bukan berarti mendobrak kebiasan yang telah ada, namun menghadirkan suasana segar dan mengikuti perubahan zaman.

Perspektif baru juga membantu perusahaan supaya dapat berkembang dengan lebih baik dari waktu ke waktu. Dengan kemampuan menciptakan ide baru yang cemerlang dan efisien, perusahaan tidak akan monoton karena selalu ada inovasi baru yang tidak membosankan.

Hemat Biaya

Meskipun lebih kreatif dan berani berekplorasi, harus diakui bahwa karyawan milenial yang baru saja merintis karir, kurang memiliki pengalaman dan pengetahuan professional yang membuatnya kurang hati-hati  dalam membaca situasi. Level pengalaman yang belum seberapa ini pada akhirnya akan memengaruhi besaran upah yang diterima.

Dari sudut pandang perusahaan, merekrut karyawan milenial dapat menghemat biaya. Karena mereka masih belum layak mendapatkan gaji yang besar bila masih berada di entry level. Dan perurasahaan tidak perlu membayar mahal untuk kinerja yang ditunjukkan jika dibandingkan dengan karyawan senior yang lebih berpengalaman.

Kekurangan Merekrut Generasi Milenial

kekurangan gen milennials

Terlepas dari segala kelebihan yang membuat mereka unik dan bersemangat, generasi milenial juga memiliki sejumlah kekurangan yang membuat perusahaan harus berpikir ulang untuk merekrutnya. Kekurangan tersebut adalah:

Labil dan Tidak Sabaran

Kekurangan pertama dari generasi milenial adalah labil dan tidak sabaran. Mengingat kondisi emosi generasi ini termasuk masih fluktuatif. Mereka cenderung enggan menjalani proses yang ribet dan memakan waktu, terutama jika menurut mereka ada metode yang lebih cepat dan praktis.

Oleh sebab itu, tidak jarang bila generasi ini disebut sebagai generasi kutu loncat. Karena terdapat banyak karyawan milenial yang tidak sabar membangun tangga karir mereka di satu perusahaan, dan lebih memilih untuk berganti-ganti perusahaan dan jalur karir mereka. Hal ini dapat merugikan perusahaan, karena dengan tingginya angka turnover, perusahaan telah kehilangan waktu, sumber daya dan tenaga.

Kecanduan Internet

Internet menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari generasi milenial. Meskipun salah satu kelebihan generasi milenial adalah melek teknologi, namun jika sampai pada level kecanduan, tentu hasilnya tidak akan baik. Sering terlihat banyak sekali generasi milenial yang terlalu bergantung pada internet yang serba instan. Sehingga kurang pandai mengerjakan sesuatu secara bertahap dan manual dan mudah terdistraksi dengan konten digital yang ada di sosial media.

Suka Bermain dan Bereksplorasi

Keingintahuan yang tinggi membuat generasi milenial suka bereksplorasi. Meskipun memang dapat belajar dari proses tersebut, ada kalanya perusahaan membutuhkan kepatuhan karyawan pada metode atau aturan yang sudah ada sebelumnya. bukan dengan cara uji coba. Jika tidak berhati-hati, kecenderungan bereksplorasi tersebut membawa kerugian untuk perusahaan dan menurunkan tingkat produktifitas.

Kurang Pengalaman

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, kaum milenial memang menang dalam pengenalan kemajuan teknologi. Namun, karena belum banyak mengecap asam garam kehidupan dan naik turunnya perusahaan, mereka memiliki pengalaman yang kurang. Dengan pengalaman yang minim, akan sulit untuk menempatkan milenial di posisi atas atau pemimpin yang bijak dan butuh banyak perhitungan.

Generasi milenial memiliki kelebihan dan kekurangan yang menjadikannya berbeda dari generasi-generasi sebelumnya. Apabila perusahaan mampu mengelola karakteristik tersebut dengan baik, generasi milenial dapat menjadi ujung tombak yang siap meluncur cepat mencapai keberhasilan perusahaan.

Akhir Kata

Bagaimana? setelah menimbang-nimbang akan kelebihan dan kekurangan merekrut generasi milenial, apakah kamu tertarik untuk menambahkan calon karyawan baru untuk membawa perubahan dalam perusahaan kamu? Tidak perlu khawatir akan kesulitan dan kerumitan mencari karyawan yang cocok dengan perusahaan kamu, kami siap membantu.

pertanyaan yang tidak boleh ditanyakan saat wawancara

Wawancara kerja menjadi tahapan seleksi yang membutuhkan banyak persiapan karena pelamar kerja akan bertemu langsung dengan jajaran atau pejabat perusahaan, mulai dari kepala divisi hingga personalia. Meskipun sering membuat gugup, nyatanya bukan hanya kandidat saja yang perlu mempersiapkan diri. Pewawancara juga harus menyusun pertanyaan dengan baik supaya dapat menghindari pertanyaan interview yang sering dianggap tidak sopan.

Sebagai perekrut yang memiliki etika dan profesionalisme, memberikan pertanyaan interview yang relevan dan tidak melanggar kesopanan adalah sebuah keharusan yang tidak dapat ditawar. Meskipun dengan maksud basa-basi atau sekedar menujukkan ramah tamah, beberapa pertanyaan interview HRD berikut ini sebaiknya dicoret dari daftar pertanyaan wawancara kamu. Karena selain dapat dianggap tidak sopan dan  mengarah ke diskriminasi, pertanyaan-pertanyaan interview ini juga dapat melukai perasaan atau tidak menghargai calon karyawan.

Tujuan Interview

Sebelum masuk ke daftar pertanyaan interview HR yang terlarang, ada baiknya mengetahui dulu tujuan dasar dari wawancara kerja. Interview atau wawancara kerja bertujuan untuk melihat secara langsung calon karyawan baik secara fisik maupun kemampuan yang dimiliki.

Melalui pertanyaan yang diajukan, perusahaan dapat menilai sebaik apa kandidat memahami dan merespon permasalahan yang diangkat. Serta mendapatkan gambaran mengenai kinerja calon karyawan yang mungkin ditunjukkan ketika telah diterima bekerja. Lewat proses ini juga, recruiter dapat menilai kepribadian dan sikap pelamar kerja yang sulit diketahui jika hanya melalui surat lamaran ataupun CV. Hal ini sangat penting dilakukan untuk menghindari menerima karyawan toxic.

Pertanyaan yang Harus Dihindari

Pertanyaan interview tidak sopan

Mengingat tujuan dari wawancara adalah melihat potensi kinerja kandidat, maka sebaiknya pertanyaan interview yang diajukan juga relevan dengan jabatan yang hendak diisi atau kemampuan bekerja kandidat. Jika keluar dari rambu-rambu tersebut, bukan tidak mungkin, perusahaan akan melanggar etika dan profesionalisme kerja yang memengaruhi reputasinya di kalangan pekerja. Pertanyaan interview yang sebaiknya dihindari karena dianggap tidak sopan adalah:

Memiliki Unsur SARA

Suku, agama, ras dan antar golongan menjadi isu yang sensitif dalam berbagai konteks, termasuk dalam dunia kerja. Memberikan pertanyaan yang menyinggung keempat hal ini, dapat melanggar privasi dan juga menjurus pada diskriminasi yang tidak boleh berada di perusahaan. Di samping itu, agama dan ras kandidat tidak ada hubungannya dengan perfroma kerja yang dimiliki, sehingga pertanyaan tersebut melenceng dari konteks.

Itulah sebabnya, daripada menanyakan “apakah bersedia bekerja di hari Minggu” setelah mengetahui agama dari kandidat. Akan lebih bijaksana bila mengganti pertanyaan menjadi “apakah Anda siap bekerja lembur saat hari libur bila diperlukan?” Pertanyaan ini lebih aman karena menitikberatkan dedikasi terhadap tugas dan tanggung jawab yang dimiliki.

Status Hubungan

Status pernikahan atau hubungan juga merupakan hal yang masuk dalam ranah personal dan tidak seharusnya ditanyakan pada saat wawancara kerja. Baik sudah menikah atau belum, memiliki pasangan atau tidak, hal ini bukanlah penentu kemampuan profesional seseorang ketika bekerja.

Pertanyaan tentang status pernikahan juga sangat berpotensi mengarah pada diskriminasi. Karena dapat menganggap bahwa pria atau wanita yang sudah berkeluarga tidak mampu bekerja maksimal karena waktu dan pikirannya terbagi. Faktanya, di luar sana banyak pasangan menikah yang sukses dalam dunia kerja.

Kehamilan dan Anak

Pertanyaan tentang kehamilan, rencana kehamilan dan juga anak sering kali menjadi celah untuk mendiskriminasikan perempuan. Ada anggapan sepihak bahwa perempuan yang sedang hamil dan memiliki anak tidak mampu bekerja dengan maksimal karena situasinya membatasi ruang lingkup gerak di tempat kerja.

Perlu diketahui bahwa kedua hal ini adalah bagian dari kehidupan pribadi kandidat yang tidak seharusnya dibahas ketika wawancara kerja. Oleh karena itu, jangan sampai menanyakan pertanyaan seperti “berapa anak yang Anda miliki?” atau “apakah ada rencana memiliki anak dalam waktu dekat?” untuk melihat kemampuannya bekerja lembur. Lebih baik tanyakan “apakah Anda bersedia dipanggil sewaktu-waktu ke kantor jika ada hal yang mendesak?”

Orientasi Seksual dan Identitas Kelamin

Pertama, membahas hal-hal yang berhubungan dengan seksualitas merupakan sebuah bentuk pelecehan verbal. Kedua, orientasi seksual seseorang tidak membuat kinerjanya di kantor lebih baik atau buruk, sehingga pertanyaan seperti ini harus dicoret dari daftar wawancara.

Seksualitas adalah pilihan hidup yang mau bagaimanapun, telah menjadi bagian dari rahasia pribadi. Tidak seharusnya tema pertanyaan seperti ini dibawa ke forum wawancara kerja yang etis dan profesional.

Kebiasaan

Masing-masing orang memiliki kebiasaan yang berbeda-beda. Kita tidak tahu, apakah kandidat memiliki kebiasaan buruk yang ingin dihilangkan atau tidak. Sehingga ketika menanyakan pertanyaan seputar kebiasan kepada calon karyawan, dikhawatirkan ini akan menyinggung perasaannya. Apalagi kebiasaan yang dibahas tidak ada hubungannya dengan posisi yang dilamar atau tanggung jawab yang dimiliki di perusahaan, sebaiknya pertanyaan tersebut diganti dengan pertanyaan yang lebih relevan.

Penampilan Fisik

Isu perundungan fisik saat ini semakin marak. Perundungan tersebut bukan hanya dalam bentuk olok-olok, namun juga dapat ditunjukkan melalui pertanyaan seperti berapa tinggi atau berapa berat badan Anda. Penampilan fisik seseorang tidak memengaruhi kemampuannya dalam bekerja, sehingga pertanyaan tersebut sebaiknya diganti dengan pertanyaan yang lebih praktis. Misalnya “apakah Anda dapat meraih buku yang diletakkan di rak paling atas”.

Namun demikian, terdapat sebuah pengecualian. Jika pekerjaan tersebut mengharuskan kandidatnya memiliki tinggi atau berat badan tertentu, seperti pekerjaan model atau pramugari. Maka pewawancara diperbolehkan menanyakan hal tersebut. Dengan catatan pertanyaan yang diajukan tidak terkesan diskriminatif atau menghina.

Kondisi Finansial dan Hubungan Keluarga

Kondisi finansial dan hubungan keluarga menjadi isu selanjutnya yang termasuk pertanyaan interview tidak sopan dan harus dihindari ketika melakukan wawancara kerja. Tidak ada yang tahu bagaimana kondisi finansial yang sedang dihadapi oleh calon karyawan yang melamar.

Menanyakan hal tersebut, dapat melukai perasaan kandidat dan juga mengarah pada praduga tertentu. Misalnya saja, ketika kondisi keuangan sedang tidak begitu baik atau sedang tertimpa masalah finansial. Begitu juga dengan hubungan keluarga yang tidak ada kaitannya dengan performa kerja calon karyawan.

Pandangan Politik

Politik merupakan pilihan pribadi yang tidak boleh diintervensi maupun dibeda-bedakan apalagi di tempat kerja yang mengedepankan profesionalisme kerja dan toleransi. Menanyakan hal-hal yang berhubungan dengan pandangan politik perlu dihindari. Sebab hal ini tidak berhubungan dengan pekerjaan dan dapat mengarah ke diskriminasi yang berasal dari sentimen atau preferensi pribadi yang fanatik.

Pertanyaan seputar pandangan politik juga rawan memicu perpecahan dalam kelompok ketika kandidat telah bergabung dalam perusahaan. Ini bukanlah hal yang diharapkan, karena seharusnya perusahaan menjadi tempat berbaur yang tidak pandang bulu dimana kinerja kerja yang menjadi tolok ukurnya.

Gaji Sebelumnya

Bagi kandidat yang telah memiliki pengalaman kerja, gaji sebelumnya dapat menjadi obyek pertanyaan yang cukup sensitif. Perbandingan gaji ini tanpa disadari dapat mengacu ke perbedaan level profesionalitas, dimana hal tersebut sebaiknya tidak terjadi.

Negosiasi gaji tentu saja diperbolehkan. Namun tidak dengan pertanyaan, terutama dengan nada sinis mengenai pendapatan sebelumnya. Jika terus ditanyakan, bukan sebuah kesalahan jika kandidat menolak untuk menjawabnya. Terlebih lagi, menetapkan standar gaji dengan membandingkan gaji dari perusahaan lain yang merupakan kompetitor, termasuk pelanggaran etika.

Mulai Bekerja

Pertanyaan seperti kapan dapat mulai bekerja sepertinya terdengar umum dan wajar. Namun jika dilihat dari sudut pandang lain, pertanyaan ini menutup kemungkinan untuk opsi masa percobaan atau proyek percobaan berbayar yang bisa saja diharapkan oleh kandidat yang belum yakin akan posisi tersebut.

Daripada terburu-buru memutuskan dengan mengajukan pertanyaan seperti ini, akan lebih aman bagi perusahaan untuk melihat perkembangan dari kandidat yang potensial. Dengan begini perusahaan juga tidak akan kehilangan karyawan baru yang harus diberhentikan karena ternyata tidak sesuai ekspektasi. Lebih berhati-hati dalam menanyakan kapan kandidat dapat mulai bekerja akan membantu menghindari kesalahan dalam merekrut karyawan.

Pertanyaan-pertanyaan tersebut umumnya memang perlu dihindari. Namun di kondisi tertentu, pertanyaan-pertanyaan tersebut bisa jadi memang layak ditanyakan terlebih lagi jika berhubungan secara langsung dengan pekerjaan.

Perbedaan Job Description dan Job Specification

Terdapat berbagai hal yang perlu disiapkan oleh perusahaan ketika membuka rekrutmen karyawan baru. Salah satunya adalah memberikan job description dan job specification yang memadai, sehingga pelamar kerja dapat memahami secara jelas tanggung jawab dan kualifikasi apa saja yang diminta oleh pemberi kerja. Sayangnya, kedua istilah tersebut seringkali disamakan walaupun faktanya perbedaan job description dan job specification cukup mendasar.

Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sering disamakan karena keduanya sama-sama membahas tentang informasi seputar posisi tertentu yang ditawarkan. Namun, penting untuk mengetahui apa perbedaan job description dan job specification karena masing-masing memiliki fokus yang berbeda dan perlu disikapi secara berbeda pula. Apa saja perbedaan yang yang dimaksud, simak keterangannya di bawah ini:

Tujuan Penggunaan

tujuan penggunaan job description

Job description dan job specification memiliki tujuan penggunaan yang cukup berbeda. Deskripsi pekerjaan menjelaskan tentang tugas, tanggung jawab dan peran dari suatu posisi ketika kandidat diterima bekerja dan menduduki jabatan tersebut. Tujuan dari informasi ini, supaya kandidat memahami tuntutan dan prasyarat yang diberikan oleh perusahaan. Sehingga para pelamar kerja dapat membuat penilaian mandiri apakah dirinya sesuai dengan karakteristik pekerjaan tersebut atau tidak.

Di sisi lain, job specification atau spesifikasi pekerjaan adalah informasi mengenai kualifikasi, baik dari segi pendidikan, pengalaman atau kemampuan, yang dibutuhkan untuk memenuhi suatu posisi tertentu. Informasi ini sangat penting bagi pelamar pekerjaan untuk melihat apakah dirinya memiliki kualifikasi yang diminta oleh perusahaan atau tidak. Spesifikasi pekerjaan juga bermanfaat bagi perusahaan untuk menyeleksi kandidat yang memenuhi kualifikasi dengan lebih cepat.

Baik deskripsi pekerjaan maupun spesifikasi perlu dirumuskan dengan baik oleh perusahaan, mengingat tujuan penggunaannya yang juga menguntungkan dan membantu pihak pemberi kerja. Perusahaan perlu memberikan informasi yang terperinci dan jelas ketika rekrutmen dibuka.

Isi Konten

isi konten job specification

Perbedaan job description dan job specification selanjutnya adalah dari segi isi konten. Deskripsi pekerjaan berisi informasi yang lebih umum seputar perusahaan, posisi yang tersedia, serta profil pekerjaan dan lain sebagainya. Informasi ini dapat membantu kandidat dalam memahami tanggung jawab dan peran profesional yang akan dilakukan jika diterima bekerja dan menduduki jabatan tersebut.

Sedangkan spesifikasi pekerjaan menjelaskan informasi yang lebih spesifik mengenai suatu posisi, meliputi kemampuan, latar belakang pendidikan, sertifikasi, hingga pengalaman kerja terdahulu yang relevan dengan posisi yang ingin dilamar. Itulah mengapa spesifikasi pekerjaan juga dapat digunakan untuk menyeleksi kandidat dengan lebih cepat karena menggunakan kualifikasi yang diminta sebagai panduannya.

Meskipun berbeda isi dan fokus, kedua dokumen ini sama-sama penting dengan tujuannya masing-masing. Itulah sebabnya, penting untuk memberikan job description dan job specification yang detail pada saat rekrutmen. Karena baik perusahaan maupun kandidat membutuhkan informasi agar dapat menjalankan perannya dengan baik.

Proses Pembuatan

proses pembuata

Proses dan dasar pembuatan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan juga berbeda. Ketika membuat deskripsi pekerjaan, perusahaan menjadikan kewajiban dan peran suatu jabatan sebagai dasar pembuatannya. Perusahaan akan mengidentifikasi tugas apa saja yang harus dilakukan serta peran yang dijalankan. Selain itu, perusahaan juga menentukan tanggung jawab yang dimiliki oleh pemegang jabatan terkait. Dengan kata lain, deskripsi pekerjaan dibuat berdasarkan karakteristik jabatan atau posisi yang dimaksud.

Di sisi lain, spesifikasi pekerjaan dibuat berdasarkan job description yang sudah dibuat untuk membantu menyeleksi kandidat di tahap awal rekrutmen. Uniknya, spesifikasi pekerjaan tidak hanya dibuat berdasarkan kebutuhan perusahaan saja, namun juga harus memenuhi standar industri dan regulasi yang berlaku. Contohnya, dalam industri makanan, lulusan jurusan Teknologi Pangan saja tidak cukup. Kandidat harus memiliki sertifikasi nasional untuk dapat terjun langsung dalam proses pengolahan makanan.

Dari proses pembuatan ini dapat dilihat keterkaitan antara kedua dokumen tersebut. Deskripsi pekerjaan dapat dianggap sebagai dasar yang memengaruhi penentuan kualifikasi suatu posisi karena pembuatannya melibatkan profil pekerjaan ataupun perusahaan. Sedangkan spesifikasi pekerjaan merupakan dokumen turunan yang memberikan detail lebih spesifik untuk menyaring kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pengukuran Evaluasi Kinerja

Pengukuran Evaluasi Kinerja

Pengukuran evaluasi kerja bukan hanya dilakukan untuk melihat performa dari karyawan, namun juga menjadi dasar pemberian benefit tertentu sebagai penghargaan. Untuk itu, dibutuhkan job description dan job specification yang memainkan peran berbeda.

Job description yang berisi informasi tentang peran dan tanggung jawab karyawan pada posisi tertentu, membantu perusahaan menentukan ekspektasi dan target yang harus dicapai, serta melakukan penilaian kinerja secara objektif. Deskripsi pekerjaan membantu mengurangi ambiguitas dalam lingkup pekerjaan dan memudahkan kandidat memahami apa saja yang menjadi tanggung jawabnya jika diterima untuk posisi yang dilamar. Dengan job description yang detail dan jelas, perusahaan juga lebih mudah melakukan evaluasi karyawan.

Job specification memiliki peran berbeda dimana dokumen ini penting untuk menentukan transfer internal, kenaikan gaji, promosi ataupun bonus berdasarkan kualifikasi yang dimiliki oleh karyawan. Spesifikasi pekerjaan ini berfungsi sebagai standar perusahaan untuk menilai progress dan merekrut pegawai baru, terutama di tingkat senior berdasarkan pengalaman yang dimiliki sebelumnya.

Manfaat

manfaat Job Descriptio

Foto oleh cottonbro dari Pexels

Terakhir, deskripsi dan spesifikasi pekerjaan memiliki manfaat yang berbeda dalam perusahaan baik selama proses rekrutmen maupun evaluasi performa. Job description membantu perusahaan terutama bagian sumber daya manusia untuk menentukan cakupan peran dan mengevaluasi performa kerja. Dalam proses rekrutmen, deskripsi pekerjaan dapat digunakan untuk mengklarifikasi pertanyaan dari kandidat seputar peran dan tanggung jawab di posisi tersebut.

Deskripsi pekerjaan juga menjadi panduan untuk memasang ekspektasi perusahaan yang disampaikan selama wawancara kerja. Job description yang disusun dengan baik dapat menjelaskan ekspektasi, baik dari sisi kandidat maupun perusahaan dengan terperinci.

Job specification di sisi lain membantu menemukan kandidat yang tepat untuk suatu posisi karena berisi kualifikasi yang diinginkan perusahaan. Dokumen ini sangat berguna terutama selama proses rekrutmen karena memudahkan kandidat menilai sendiri apakah dirinya memenuhi persyaratan yang diminta perusahaan. Di waktu yang sama spesifikasi ini juga memudahkan pihak pemberi kerja dalam melakukan seleksi karena memiliki rambu-rambu yang jelas mengenai siapa saja yang dapat melanjutkan ke tahap seleksi selanjutnya.

Menariknya, spesifikasi pekerjaan yang jelas dan rinci dari perusahaan menjadi kunci bagi kandidat untuk membuat CV yang lebih personal dan meyakinkan. Spesifikasi pekerjaan yang detail juga akan membantu kandidat dalam menekankan kemampuan atau pengalaman seperti yang diminta. Hal ini akan mempermudah recruiter dalam melakukan screening CV. Dengan demikian, kemungkinan untuk lolos ke tahapan selanjutnya, bahkan untuk diterima kerja, juga lebih besar.

Akhir Kata

Perbedaan job description dan job specification memang tidak sedikit. Namun keduanya sama-sama penting dan saling melengkapi dalam proses rekrutmen karena memberikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menetapkan standar, dan bermanfaat pula bagi kandidat supaya dapat menemukan pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan dan latar belakang yang dimilikinya.

kendala rekrutmen

Rekrutmen pekerjaan mungkin menjadi hal yang ditakuti oleh para pelamar kerja. Namun pada kenyataannya, proses ini juga dapat menjadi tantangan besar bagi perusahaan karena harus menemukan kandidat yang cocok dengan spesifikasi pekerjaan yang telah ditetapkan. Target inilah yang kemudian memicu terjadinya kendala rekrutmen. Hambatan rekrutmen dapat menjadi masalah serius, terutama bagi perusahaan, karena dapat membuat proses seleksi berjalan tidak efektif atau bahkan salah merekrut karyawan untuk menempati posisi tertentu.

Masalah dalam rekrutmen karyawan sendiri ada bermacam-macam. Misalnya saja, memasang ekspektasi terlalu tinggi pada pelamar, tergesa-gesa dalam memberikan penawaran kerja, sampai dengan kegagalan mendapatkan kandidat terbaik yang dibutuhkan. Supaya terhindari dari situasi tersebut, ada baiknya untuk mengenal berbagai kendala rekrutmen dan menemukan solusinya terlebih dahulu, seperti berikut ini.

Diskriminatif

diskriminasi

Diskriminatif adalah sikap membedakan secara tidak adil pada suatu aspek yang dimiliki oleh kandidat, misalnya memandang salah satu jenis kelamin lebih unggul untuk pekerjaan tertentu. Umumnya, sikap diskriminatif bukanlah representasi dari perusahaan namun lebih kepada sikap personal dari recruiter yang melakukan rekrutmen atau wawancara kerja. Kendala rekrutmen ini dapat merugikan perusahaan karena berpotensi merusak citra perusahaan serta menghilangkan kesempatan mendapatkan kandidat terbaik yang cocok untuk menempati posisi tertentu.

Pihak recruiter sebaiknya bersikap lebih objektif dan menggunakan spesifikasi pekerjaan sebagai panduan dalam melakukan proses seleksi. Dengan mengikuti spesifikasi yang ada, diharapkan sikap diskriminatif dapat dihindari karena bibit unggul dapat berasal dari manapun dan siapapun.

Menolak Kandidat Overqualified

Masalah rekrutmen dan seleksi karyawan selanjutnya adalah menolak kandidat yang memiliki kualifikasi lebih tinggi daripada yang diminta atau overqualified. Terkadang pihak perusahaan berpikir bahwa kandidat dengan kualifikasi lebih akan cepat merasa bosan dengan posisi tersebut sebab merasa kurang tertantang. Dikhawatirkan hal ini membuatnya kurang termotivasi untuk bekerja dan memutuskan resign dalam waktu yang singkat. Akhirnya perusahaan harus mengulang proses rekrutmen lagi demi mendapatkan penggantinya.

Padahal, kandidat overqualified tidak selalu menjadi ancaman jika disikapi dengan lebih bijak. Dengan kualifikasi lebih, orang tersebut dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan, terlepas seberapa singkat dia bekerja di sana. Supaya karyawan overqualified dapat merasa lebih nyaman berada di posisi tersebut, pihak perusahaan dapat menawarkan kompensasi berupa bonus, jenjang karir yang bagus dan lain sebagainya.

Merekrut Tanpa Tahu Apa yang Dicari

hambatan rekrutmen

Spesifikasi pekerjaan memang dapat diandalkan sebagai panduan untuk melihat kualifikasi kandidat. Namun, ada kalanya pihak perusahaan justru melenceng dari rambu-rambu ini sehingga tidak tahu apa yang sebenarnya dicari dari seorang kandidat. Hal ini dapat menjadi kendala rekrutmen yang cukup fatal, karena hanya akan membuang waktu perusahaan. Lebih parahnya lagi, bukan tidak mungkin perusahaan jadi salah memilih orang untuk menempati jabatan tertentu.

Sebagai recruiter, perusahaan sebaiknya tahu sejak awal kandidat dengan kualitas seperti apa yang dicari. Jika spesifikasi pekerjaan saja tidak cukup untuk menjadi pemandu, menggunakan deskripsi pekerjaan yang sudah dirumuskan sejak awal juga dapat menjadi solusi. Duo deskripsi dan spesifikasi akan saling melengkapi untuk menentukan ekspektasi perusahaan terhadap karyawannya.

Membuat Job Description Tidak Akurat

Kendala rekrutmen selanjutnya bersumber dari deskripsi pekerjaan yang tidak akurat. Membuat deskripsi pekerjaan yang akurat sangat membantu perusahaan dalam menjelaskan tugas dan tanggung jawab kandidat di posisi tertentu. Sehingga pelamar mendapatkan gambaran, pekerjaan seperti apa yang harus dilakukannya di tempat tersebut. Deskripsi yang tidak akurat berpotensi menimbulkan kesalahan dalam memilih kandidat dan nantinya memengaruhi performa perusahaan.

Jika pihak perusahaan mengalami kesulitan menyusun deskripsi pekerjaan, ada baiknya menghubungi perusahaan headhunter yang akan bekerja sama dengan HRD untuk menemukan deskripsi yang tepat. Dengan begini, informasi yang diberikan kepada pelamar lebih valid dan akurat sehingga masalah perekrutan dapat diminimalkan.

Terlalu Cepat Berharap

terlalu cepat berharap

Masalah rekrutmen terakhir adalah perusahaan terlalu cepat berharap. Hanya karena menginginkan performa unggul, bukan berarti kandidat yang potensial namun belum memenuhi ekspektasi perusahaan tidak layak diberi kesempatan. Ada banyak hal yang memerlukan adaptasi bagi karyawan baru, mulai dari budaya tempat kerja sampai tugas yang harus dilaksanakan.

Perusahaan dapat mencoba lebih realistis dan tidak memasang ekspektasi yang terlalu tinggi terutama pada kandidat yang baru saja diterima. Selama kualifikasi umum terpenuhi dan memiliki komitmen serta dedikasi tinggi. Sudah menjadi tugas recruiter untuk memberikan bimbingan dan arahan agar kandidat dapat memenuhi harapan perusahaan.

Menunggu Kandidat Sempurna

Semua perusahaan pasti berharap mendapatkan kandidat terbaik yang mampu memberikan performa mengagumkan di jabatan yang ditawarkan. Masalahnya, tidak ada kandidat yang sempurna selama apapun perusahaan menunggu dan mencari. Jika terlalu fokus di sini, recruiter hanya membuang waktu dan kesempatan karena bisa jadi selama proses rekrutmen, terdapat kandidat potensial yang malah terlewatkan.

Daripada menunggu kandidat yang tanpa celah, akan lebih baik bagi perusahaan untuk fokus melihat potensi yang dimiliki oleh para pelamar yang lolos ke tahap seleksi selanjutnya. Selama potensi itu ada, perusahaan dapat memberikan pelatihan dan bimbingan agar performanya lebih baik lagi nanti.

Solusi Mengatasi Masalah Dalam Rekrutmen Karyawan

talent community

Membuat Komunitas Talent

Agar tidak melakukan rekrutmen berulang ketika belum mendapatkan kandidat yang benar-benar cocok untuk mengisi suatu posisi, perusahaan dapat membuat komunitas talent. Perkumpulan ini beranggotakan para talent atau kandidat yang berpotensi mengisi suatu jabatan, yang telah menjalani proses seleksi sebelumnya. Dengan adanya komunitas talent ini perusahaan dapat menghemat waktu serta biaya untuk melakukan rekrutmen ketika membutuhkan karyawan baru.

Kumpulkan Umpan Balik dari Kandidat

Terkadang masalah rekrutmen terjadi karena metode yang digunakan kurang tepat dan perusahaan tidak menyadarinya. Untuk dapat membuat perubahan dan perbaikan pada sistem seleksi rekrutmen kerja, perusahaan dapat mengumpulkan umpan balik dari para kandidat yang telah menjalani proses seleksi. Dengan menerima masukan, saran serta opini dari para pelamar, bukan tidak mungkin perusahaan menemukan kelemahan metode perekrutan yang sebelumnya tidak disadari. Perubahan inilah yang di masa depan dapat memudahkan proses seleksi dengan lebih sedikit masalah. .

Tentukan Daya Tarik Perusahaan

Daya tarik perusahaan menjadi magnet bagi kandidat untuk tetap berada di perusahaan tersebut. Lingkungan kerja yang ramah dan suportif, kesempatan pengembangan diri sampai bonus performa atau tahunan menjadi contoh daya tarik yang sulit untuk ditolak. Selain sebagai bentuk penghargaan, daya tarik ini dapat membuat kandidat lebih betah, loyal dan termotivasi untuk memberikan performa terbaik untuk perusahaan sehingga lebih mudah pula untuk melakukan rekrutmen karyawan baru selanjutnya.

Gunakan Sistem Rekrutmen yang Baik

Sistem perekrutan yang buruk atau ketinggalan zaman dapat menjadi sumber masalah saat rekrutmen pegawai dilakukan. Misalnya saja rekap data yang dilakukan secara manual padahal jumlah pelamar lebih banyak dari sebelumnya. Hal ini hanya membuang waktu dan tenaga recruiter, begitu juga dengan kandidat.

Oleh sebab itu, ada baiknya untuk menggunakan sistem rekrutmen yang baik dan terkini, contohnya yang berbasis online sehingga lebih mudah dalam melakukan penghimpunan data hingga kandidat resmi terpilih dan diterima untuk mengisi suatu jabatan tertentu. Selain itu, menggunakan jasa headhunter atau executive searcher juga dapat mempermudah proses pencarian kandidat yang tepat untuk perusahaan kamu.

apa yang dimaksud dengan job specification

Ketika perusahaan membuka rekrutmen karyawan baru, di samping job description biasanya terdapat satu informasi lagi yang dilampirkan dalam iklan lowongan pekerjaan tersebut yaitu job specification. Dua istilah ini seringkali dianggap sama padahal secara konteks memliki arti yang cukup berbeda. Jadi, apa yang dimaksud dengan job specification dalam sebuah jabatan yang ditawarkan?

Definisi job specification sendiri lebih mengacu pada spesifikasi kandidat yaitu kualifikasi, kemampuan dan latar belakang yang dibutuhkan dalam satu jabatan yang ditawarkan. Kualifikasi ini biasanya berhubungan dengan kualitas SDM yang akan direkrut dan berpengaruh pada performa kerjanya. Job specification adalah “rambu-rambu” yang digunakan oleh perusahaan untuk menyeleksi karyawan, serta petunjuk bagi pelamar kerja untuk melihat kecocokan skill yang dimiliki dengan apa yang diharapkan oleh perusahaan.

Pengertian Job Specification

Pengertian job specification

Job specification atau spesifikasi pekerjaan adalah dokumen yang menjelaskan spesifikasi kandidat yang diharapkan oleh perusahaan. Spesifikasi yang dimaksud meliputi latar belakang pendidikan, kemampuan, pengalaman kerja, keahlian, sertifikasi dan aspek lain yang memengaruhi kinerja kandidat jika nantinya diterima bekerja. Selain menjadi standar kualitas SDM yang direkrut, spesifikasi pekerjaan juga difungsikan sebagai metode seleksi otomatis yang menyaring para pelamar pekerja. Sehingga hanya kandidat yang memenuhi kualifikasi saja yang dapat lolos ke tahap selanjutnya.

Berbeda dengan job description yang memberikan gambaran mengenai tanggung jawab yang diberikan pada kandidat jika diterima bekerja, fungsi job specification memberikan gambaran tentang karakteristik dan kualitas yang diinginkan oleh perusahaan. Dengan mengetahui job specification seperti apa yang dimaksud dan dibutuhkan oleh perusahaan, kandidat dapat menilai apakah dirinya sendiri cocok dengan kebutuhan perusahaan itu atau tidak. Dari kualifikasi ini kandidat mendapatkan gambaran level gaji yang mungkin diterima, karena umumnya besaran upah kerja sama dengan tingginya kualifikasi yang diminta.

Elemen dalam Job Specification

elemen dalam spesifikasi pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan memiliki sejumlah elemen yang perlu diperhatikan oleh pelamar kerja dan juga perusahaan guna mendapatkan kandidat dengan kemampuan yang dibutuhkan dalam suatu jabatan. Elemen tersebut meliputi:

Pengalaman

Pengalaman menjadi elemen pertama yang pasti dicantumkan dalam sebuah spesifikasi pekerjaan. Hal ini dikarenakan beberapa posisi membutuhkan pengalaman yang matang, contohnya pada posisi kepala bagian atau manajer. Sedangkan untuk posisiyang tidak membutuhkan pengalaman kerja apapun sebelumnya, dikenal sebagai entry-level.

Selain menunjukkan profesionalisme kerja, pengalaman juga mengindikasikan level kemahiran kandidat di posisi yang ingin dilamar. Kandidat dengan pengalaman kerja 3 tahun di bidang manajerial tentunya lebih ahli dan mahir di bidang tersebut dibandingkan dengan mereka yang baru saja lulus kuliah, sehingga lebih cocok menduduki jabatan senior.

Edukasi

Elemen kedua yang biasanya disebutkan dalam spesifikasi pekerjaan adalah latar belakang pendidikan. Walaupun tingginya pendidikan tidak selalu berbanding lurus dengan keahlian yang dimiliki. Namun jenjang edukasi dapat menjadi tolok ukur kematangan berpikir, relevansi sudut pandang dan kedalaman pengetahuan formal pada bidang tersebut.

Level pendidikan yang diminta umumnya beragam tergantung dari karakteristik dan tanggung jawab yang dimiliki oleh posisi tersebut. Misalnya saja untuk bidang yang membutuhkan analisis mendalam, dibutuhkan lulusan sarjana. Sedangkan pada bidang yang banyak membutuhkan praktek lapangan, lulusan diploma vokasi lebih dihargai dan dibutuhkan.

Keterampilan

Keterampilan atau skill dibutuhkan untuk dapat menjalankan fungsi dan pekerjaan di suatu posisi dengan baik. Elemen ini juga digunakan untuk memprediksi kecocokan kandidat dalam tim serta menjadi cerminan budaya dan nilai perusahaan. Keterampilan yang diharapkan oleh perusahaan biasanya beragam, tergantung dari level jabatan yang ditawarkan. Misalnya saja, jabatan untuk entry-level membutuhkan keterampilan yang lebih sedikit ketimbang posisi senior, seperti manajer atau supervisor.

Untuk menentukan keterampilan apa saja yang dibutuhkan dalam satu posisi, biasanya pihak manajer perekrutan, perwakilan karyawan dan bagian SDM (HRD) akan bekerja -sama untuk menentukan skill yang dibutuhkan. Perusahaan juga dapat mempekerjakan analis rekrutmen atau executive search yang secara profesional memiliki kemampuan melihat kebutuhan perusahaan.

Kepribadian

Berbeda dengan keterampilan yang memengaruhi performa kerja seseorang ketika berada di suatu posisi. Aspek kepribadian lebih menekankan pada karakter personal yang dimiliki. Ketentuan mengenai kepribadian ini biasanya tidak harus dipenuhi semuanya secara sempurna karena tujuannya untuk mendukung kinerja kandidat di tempat kerja.

Contohnya, profesionalisme adalah salah satu kepribadian yang menunjukkan bahwa kandidat memahami etika kerja, sanggup bekerja sama dan menghormati rekan sejawatnya. Kepribadian ini diperlukan terutama untuk posisi yang membutuhkan formalitas tinggi di kantor.

Tuntutan Pekerjaan

Beberapa posisi membutuhkan persyaratan spesifik terutama dalam hal fisik. Ketika deskripsi pekerjaan menyebutkan bahwa kandidat harus mengerjakan coding berbagai program yang dipesan oleh klien, maka pada spesifikasi pekerjaan akan dicantumkan beban pekerjaan seperti mampu bekerja berjam-jam di depan komputer dengan deadline yang ketat.

Sama halnya dengan pekerjaan di pergudangan yang beroperasi selama 24 jam penuh setiap harinya. Pada bagian spesifikasi pekerjaan, mungkin akan dijelaskan bahwa perusahaan menginginkan kandidat yang bersedia bekerja dalam sistem shift terjadwal. Dengan menyebutkan informasi diawal terkait kesanggupan fisik yang dibutuhkan, perusahaan dapat mengurangi angka turnover dari perekrutan kandidat yang tidak sesuai.

Fungsi Job Specification

fungsi job specification

Spesifikasi pekerjaan disusun bukan tanpa tujuan. Informasi mengenai spesifikasi pekerjaan pada jabatan tertentu membantu, baik pihak perusahaan, maupun kandidat supaya mendapatkan kejelasan dalam beberapa poin berikut:

Memperjelas Persyaratan Kerja

Bagi pelamar kerja, job specification menjadi kunci persyaratan yang dibutuhkan untuk dapat menduduki jabatan tertentu. Dengan memperhatikan spesifikasi yang diminta perusahaan, kandidat dapat menilai sendiri apakah dirinya memiliki kesempatan untuk mendapatkan posisi yang ditawarkan berdasarkan kualifikasi yang ditentukan. Inilah alasan mengapa spesifikasi pekerjaan perlu dirumuskan secara terperinci dan disampaikan secara jelas dan lugas.

Fundamental Seleksi Awal

Bagi perusahaan, spesifikasi pekerjaan dapat menjadi dasar untuk melakukan seleksi awal, dimana hanya kandidat yang memenuhi kualifikasi saja yang akan diproses ke tahap berikutnya. Penulisan spesifikasi yang lengkap, rinci dan jelas membantu perusahaan melakukan seleksi dengan lebih efektif dan cepat. Di samping itu, spesifikasi tersebut juga membantu perusahaan menemukan kandidat yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan posisi yang dibuka.

Peningkatan Kualitas SDM

Spesifikasi pekerjaan yang jelas juga sangat membantu pihak pelamar kerja maupun perusahaan pada waktu bersamaan. Spesifikasi yang dituliskan dengan jelas dapat menjadi panduan bagi pelamar kerja untuk menilai kemampuan dirinya sendiri. Dengan demikian, perusahaan mendapatkan kandidat berkualitas yang sesuai dengan kebutuhan. Serta menghemat waktu menyeleksi kandidat yang kurang sesuai. Penambahan sumber daya manusia yang bermutu ini akan meningkatkan kinerja profesional, sehingga perusahaan juga terpacu untuk merancang program baru guna meningkatkan kualitas SDM-nya.

Akhir Kata

Job specification sama pentingnya dengan deskripsi pekerjaan sehingga perlu dicermati dengan baik oleh perusahaan maupun kandidat, supaya dapat mencapai tujuan masing-masing. Penyusunan dan penyampaian spesifikasi pekerjaan yang baik dan efektif sangat membantu perusahaan dalam menemukan kandidat dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Serta dapat menjadi panduan bagi kandidat untuk mengajukan lamaran pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki. Itulah sebabnya, bantuan dari headhunter atau pencari eksekutif yang berpengalaman dibutuhkan untuk memberikan kandidat yang memenuhi spesifikasi pekerjaan yang sesuai standar dan harapan perusahaan.

match recruitment®
To assist corporations fulfilling their human capital need, and advancing careers of talented professionals in Indonesia.
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram