Performa kerja ditentukan oleh banyak hal. Selain kemampuan dan pengalaman di bidang yang digeluti, cara karyawan memanfaatkan waktu dengan baik menjadi aspek selanjutnya yang memengaruhi produktivitas di perusahaan. Ketika jam kerja dimanfaatkan dengan baik, secara otomatis performa dan produktivitas meningkat karena dalam waktu 8 jam kamu mampu menyelesaikan semua tanggung jawab di hari tersebut tanpa membawa “pekerjaan rumah”.
Masalahnya adalah seringkali fokus pada pekerjaan terdistraksi dengan banyak hal sehingga terbengkalai. Jam kerja pagi hingga sore rasanya seperti tidak cukup untuk menyelesaikan segalanya. Itu mengapa Kamu perlu mencari tahu cara memanfaatkan waktu dengan baik.
Sebenarnya kunci dari cara membagi waktu yang baik adalah ketenangan. Ketika kepala dingin, akan lebih mudah untuk menentukan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, terlepas dari sebanyak apapun pekerjaan yang menanti dalam sehari. Kabar baiknya, ketenangan dapat dilatih demi memiliki manajemen waktu yang baik. Sembari membiasakan diri untuk tenang dan memikirkan segala hal dengan terstruktur, tidak ada salahnya untuk mencoba tips cara memanfaatkan waktu dengan baik berikut ini:
Berhenti Menunda Pekerjaan
Menunda pekerjaan adalah awal dari manajemen waktu yang berantakan. Jika setiap harinya ada 5 pekerjaan yang mesti diselesaikan, dan kamu menunda 2 dari kegiatan tersebut. Maka keesokan harinya akan ada 7 pekerjaan yang harus dikejar. Jumlah ini akan semakin banyak dari waktu ke waktu hingga akhirnya kamu benar-benar tertinggal dan gagal menyelesaikan semuanya.
Itulah sebabnya, cara memanfaatkan waktu dengan baik berawal dari berhenti menunda-nunda pekerjaan. Kalau bisa dilakukan hari ini, jangan tunda nanti. Dengan begini, Kamu juga bisa menghindari stres di tempat kerja akibat pekerjaan yang menggunung.
Buat Daftar Prioritas
Tips manajemen waktu selanjutnya adalah melatih diri untuk menentukan prioritas dan jika perlu, membuat daftarnya. Menentukan prioritas adalah kemampuan dimana kamu dapat menentukan pekerjaan mana yang harus didahulukan dan mana yang boleh dinomorduakan. Misalnya, berdasarkan deadline yang paling dekat atau tingkat kesulitannya.
Dengan menyusun skala prioritas seperti ini, lebih mudah bagi kamu untuk menyelesaikan semua tanggung jawab setiap harinya tanpa ada satupun yang tertinggal. Kamu juga akan lebih fokus pada satu pekerjaan dalam satu waktu berdasarkan urutannya, sehingga pikiran kamu juga tidak terbagi dan menimbulkan tekanan yang dapat menyebabkan burn out.
Membuat “To Do List”
Apa saja yang harus dilakukan hari ini? Saking banyaknya kegiatan yang musti dilakukan mulai dari membuat laporan, hingga follow up proyek dengan klien, kadang sulit untuk mengingat apa saja yang harus dilakukan. Jadi, tips mengatur waktu selanjutnya adalah dengan membuat to do list atau daftar kegiatan sehari-hari di kantor.
Kamu dapat membuat daftar pekerjaan ini secara rinci, contohnya pukul 8 briefing dengan tim, pukul 9 laporan pada atasan, pukul 10 bertemu klien dan sebagainya. Mengatur waktu akan jauh lebih mudah bila semua pekerjaan beserta waktunya dapat dipetakan dengan baik seperti ini.
Fokus dan Disiplin
Fokus dan disiplin menjadi kunci dari cara membagi waktu dengan baik. Tantangannya adalah sikap fokus dan disiplin ini berasal dari diri sendiri, dimana bos atau atasan bahkan tidak bisa memaksa kamu berbuat demikian. Mungkin regulasi kantor dapat melecut semangat untuk belajar disiplin, tapi jika karyawannya sendiri tidak mau memaksa diri maka semua akan sia-sia.
Dengan dua hal ini, akan lebih mudah untuk mengikuti jadwal kegiatan yang sudah direncanakan sebelumnya. Fokus yang bagus akan membantu kamu supaya tidak mudah teralihkan dengan hal lain yang tidak penting dan malah mengganggu pekerjaan. Dengan disiplin, semua tenggat waktu yang dibuat diri sendiri juga pasti bisa diikuti dengan baik.
Hindari Multitasking
Banyak yang bilang bahwa menyelesaikan pekerjaan secara paralel atau multitasking dapat menyingkat waktu bekerja sebab semua selesai di jam yang sama. Untuk orang yang memang bisa membagi pikiran dan tenaga untuk mengerjakan banyak hal sekaligus, multitasking mungkin bukanlah masalah.
Namun, jika saat ini kamu masih dalam proses belajar mengatur waktu, sebaiknya hindari kebiasaan ini. Pertama, multitasking memberikan tekanan yang besar pada pikiran sebab fokus terbagi pada beberapa hal secara bersamaan. Kedua, fokus yang terbagi membuat kecepatan bekerja menurun, yang berarti akan terjadi delay atau penundaan. Ketiga, kualitas pekerjaan ikut menurun karena pikiran terpacu untuk segera menyelesaikan segalanya tanpa melihat mutu.
Minta Bantuan Rekan Kerja
Jika dirasa beban pekerjaan terlalu banyak, jangan ragu untuk meminta bantuan pada rekan kerja dengan catatan pekerjaan kolega sudah selesai sebelumnya. Apalagi kalau kebetulan kamu adalah team leader dengan beberapa anggota, belajar mendelegasikan pekerjaan pada bawahan dapat membantu pengaturan waktu dengan baik.
Hal yang perlu diingat adalah pekerjaan tersebut tetap menjadi tanggung jawab personal walaupun pengerjaannya dibantu oleh rekan sejawat. Jadi, pastikan untuk memeriksa segalanya sebelum pekerjaan diserahkan kepada atasan atau klien, supaya tidak terjadi masalah di belakangnya. Jangan lupa juga untuk memberikan apresiasi dan rasa terima kasih agar relasi dengan teman kantor tetap baik.
Buat Deadline Palsu
Deadline kadang menjadi pemicu motivasi kerja, dan terkadang justru menjadi alasan untuk menunda pekerjaan. Hanya karena batas pengumpulan masih 3 minggu lagi bukan berarti kamu boleh mengerjakannya H-3 dari tanggal deadline, karena selain terburu-buru dan menyebabkan stress, pekerjaan bisa jadi tidak terselesaikan dengan baik. Penyebabnya adalah kamu tidak pernah tahu apa yang bakal terjadi dalam waktu tersebut. Dan karena mengerjakannya terlalu mepet, mencari solusi agar deadline tidak terlewat menjadi lebih sulit.
Solusinya, kamu dapat membuat deadline palsu sebagai acuan untuk menyelesaikan proyek sebelum waktunya. Jika deadline asli adalah 10 hari dari sekarang, buat deadline palsu yaitu 7 hari lagi sehingga masih ada sisa waktu 3 hari untuk berjaga-jaga jika ada kendala.
Tentukan Target
Agar mampu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan lebih produktif di tempat kerja, tentukan target capaian untuk kurun waktu tertentu. Misalnya saja, dalam waktu 5 hari kerja, kamu harus dapat menyelesaikan 4 desain logo dari klien. Memasang target seperti ini, bukan hanya bertujuan agar proyek selesai tepat waktu namun juga memastikan kamu terus bergerak maju dan membuat progress dari waktu ke waktu.
Cicil Pekerjaan Setiap Hari
Sebanyak apapun pekerjaan yang menumpuk pasti selesai jika dicicil setiap hari. Cobalah untuk konsisten mencicil pekerjaan tersebut sehingga beban pekerjaan tidak berkumpul di waktu tertentu saja.
Contohnya, jika laporan pekerjaan diminta untuk selesai pada hari Jumat, maka kerjakan sejak hari Senin atau Selasa, sehingga di hari Kamis laporan sudah siap diserahkan. Jika pekerjaan tersebut baru dikerjakan hari Kamis, bisa jadi kamu meleset, sebab di hari tersebut ada pekerjaan lain yang juga mesti diselesaikan secepatnya.
Buat Estimasi Waktu Bekerja
Masing-masing orang memiliki kecepatan yang berbeda dalam menyelesaikan pekerjaan. Mereka yang memang skilful di bidang tersebut akan lebih cepat menyelesaikan pekerjaan daripada rekan sejawat yang baru saja belajar. Perbedaan kecepatan ini bukan masalah selama kamu menyadari kapasitas diri sehingga mampu membuat estimasi waktu bekerja.
Perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek atau laporan yang diberikan. Ambil waktu terlama untuk berjaga-jaga siapa tahu ritme kerja kamu melambat pada saat itu.
Bekerja Lebih Awal
Mencuri start tidak selalu buruk. Jika dalam urusan menyelesaikan pekerjaan, maka tidak ada salahnya untuk mulai lebih awal agar kamu punya waktu lebih banyak untuk mengerjakannya.
Jangan tergoda dengan rekan yang bersikap santai menghadapi tanggung jawabnya. Karena kembali lagi, masing-masing orang punya kecepatan dan kemampuan yang berbeda dalam menyelesaikan pekerjaannya. Toh dengan mulai lebih awal, Kamu seharusnya juga selesai lebih cepat sehingga dapat santai lebih awal kemudian.
Berkomitmen untuk Melakukan Sesuatu
Tips mengatur waktu yang terakhir adalah komitmen. Hal ini bersifat pribadi karena tidak ada yang dapat memaksa kamu untuk berkomitmen menyelesaikan pekerjaan selain dirimu sendiri. Komitmen tinggi untuk melakukan yang terbaik dalam pekerjaan dapat membantu kamu menggunakan waktu dengan lebih efektif dan juga produktif.
Akhir Kata
Mengatur waktu di tempat kerja adalah sebuah proses panjang. Jangan patah semangat bila pekerjaan yang dikerjakan ternyata selesai nyaris terlambat. Selama kamu memiliki komitmen tinggi dan disiplin, lambat laun cara memanfaatkan waktu yang kamu miliki akan semakin baik dengan sendirinya. Untuk meningkatkan manajemen waktu memanglah tidak mudah, terlebih harus menemukan motivasi kerja dalam diri sendiri untuk terus disiplin dan berkomitmen. Tetapi, jangan pantang menyerah dan teruslah belajar.
Suatu hari nanti, kamu pasti bisa. Semangat!
