Home
 » 
Resources » Headhunter Insight » Job Analysis: Pahami Pengertian, Tujuan dan Cara Membuatnya

Job Analysis: Pahami Pengertian, Tujuan dan Cara Membuatnya

Share This Post!

job analysis

Dengan hanya menggunakan latar belakang pendidikan, belum tentu jadi tolok ukur yang tepat untuk menempatkan karyawan di posisi yang sesuai dengan kemampuannya. Salah satu sebabnya adalah karena perusahaan tidak melakukan job analysis secara menyeluruh, sehingga job description pun kurang akurat. Lalu apa yang dimaksud dengan job analysis dan bagaimana cara melakukannya?

Apa yang Dimaksud dengan Job Analysis?

Job analysis atau analisis pekerjaan adalah studi secara rinci mengenai suatu pekerjaan dengan tujuan untuk lebih memahami pekerjaan tersebut. Dengan job analysis, maka sebuah pekerjaan bisa lebih dioptimalkan. Apa yang dimaksud job analysis adalah sebuah proses menganalisis yang sistematis dengan cara mengumpulkan info lengkap yang terkait dengan pekerjaan tersebut.

Dalam proses analisis pekerjaan saja sudah bisa menentukan sifat pekerjaan dan menentukan apa saja tugas dan tanggung jawabnya. Setelah itu, diputuskan keterampilan, pengetahuan dan kualifikasi lainnya yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Dengan begitu, perusahaan bisa merekrut talenta yang tepat dan karyawan pun tahu betul detail apa yang menjadi tanggung jawabnya.

Fungsi Job Analysis

Salah satu fungsi job analysis adalah untuk mengumpulkan data secara sistematis mengenai pekerjaan tertentu dan merumuskan apa yang harus dimiliki oleh karyawan untuk menjalani pekerjaan tersebut. Hasil analisis dapat menjadi dasar agar sumber daya manusia di sebuah perusahaan jadi lebih efisien.

Selain itu, analisis pekerjaan akan memberi info kepada karyawan maupun calon karyawan mengenai job description. Bagi perusahaan, analisis pekerjaan dapat menjadi dasar untuk memilih sumber daya manusia yang tepat, membuat program pelatihan untuk mengembangkan potensi karyawan, dan melakukan evaluasi kerja.

Cara Membuat Job Analysis

Cara Membuat Job Analysis

Agar analisis pekerjaan berjalan dengan baik, tentu ada cara tersendiri. Berikut ini adalah 6 cara melakukan job analysis agar berhasil:

Meninjau Tanggung Jawab Pekerjaan Karyawan

Langkah pertama adalah untuk mengumpulkan informasi di dalam perusahaan, khususnya mengenai tanggung jawab setiap posisi. Pada tahap ini, sangat penting untuk mengadakan wawancara dengan pemegang posisi saat ini. Dengan begitu, tim human resources (HR) bisa mendapatkan info mengenai apa yang mereka lakukan setiap harinya yang berhubungan dengan pekerjaan.

Meski berada di satu perusahaan yang sama, bukan tidak mungkin bahwa tim HR belum mengetahui secara detail bagaimana seorang karyawan dari divisi lain menjalankan tugasnya. Yang terlihat hanya hasilnya saja. Karena itu, untuk merumuskan job description sangat penting untuk mewawancara karyawan.

Mencari Referensi dan Melihat Contoh Job Description

Melihat contoh job description sebagai bahan referensi tentu tidak ada salahnya, justru bisa dijadikan inspirasi. Tapi memang tidak bisa ditiru secara mentah-mentah. Tiap pekerjaan umumnya punya tanggung jawab mendasar. Hanya saja belum tentu bisa diterapkan 100% di perusahaan yang berbeda.

Saat ini tim HR dapat dengan mudah mencari contoh job description di internet. Cukup ketik kata kuncinya dan sudah muncul banyak contoh. Bahkan banyak yang berasal dari perusahaan besar. Ini sangat baik untuk dijadikan referensi. Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya dan pilih yang terbaik dan paling sesuai dengan perusahaan tempat kita bernaung.

Menganalisis Pekerjaan, Tugas, dan Tanggung Jawab Karyawan

Mungkin saja dalam sebuah perusahaan, ada divisi yang selalu mampu menyelesaikan tanggung jawabnya dengan maksimal.Bahkan melebihi ekspektasi perusahaan. Tapi mungkin ada juga divisi yang performanya selalu di bawah rata-rata. Beberapa proyek yang seharusnya jadi milik mereka, terpaksa harus dikerjakan oleh tim lainnya.

Ini bisa terjadi karena sumber daya manusia yang kurang tepat. Tapi tak mentutup kemungkinan bahwa pekerjaan di divisi tersebut tidak dianalisis dengan benar sebelumnya. Karena itu, karyawan yang bekerja di bawah divisi tersebut kesulitan untuk menyelesaikan tugas mereka. Jadi penting untuk menganalisis kembali tugas dan tanggung jawab dari setiap karyawan.

Meneliti dan Berbagi dengan Perusahaan Lain yang Memiliki Pekerjaan Serupa

Untuk menganalisis sebuah pekerjaan, ada baiknya juga meneliti posisi yang serupa di perusahaan lain. Berbagi info mengenai jabatan yang serupa dapat menjadi cara untuk menentukan job description. Tim HR biasanya punya asosiasi atau komunitas sendiri, yang di dalamnya terdiri dari kumpulan tim HR dari berbagai perusahaan.

Di dalam asosiasi tersebut, para anggota tim HR bisa saling berbagi hal-hal yang positif. Jadi mereka bisa saling bertanya, belajar dan memahami apa saja tantangan yang sering kali dihadapi oleh tim HR secara umum. Termasuk dalam menentukan job description. Baik karyawan tim HR yang masih pemula maupun yang sudah pro bisa saling berbagi dan belajar.

Menentukan Hasil atau Kontribusi Terpenting yang Dibutuhkan

Tiap posisi dalam perusahaan tentu punya tujuan. Ada hasil yang diharapkan bisa dicapai perusahaan dari posisi tersebut. Dari menentukan hasil, akan jadi lebih mudah mengetahui apa kontribusi terpenting yang dibutuhkan dalam posisi tersebut. Tim HR pun lebih mudahmengevaluasi kinerja karyawan. Apakah sudah sesuai dengan hasil atau belum?

Contohnya, untuk posisi penjualan sudah dianalisis dan hasilnya adalah mampu menjual 100 produk per hari. Ini bisa dijadikan tolok ukur dalam evaluasi jabatan. Kalau hasil penjualannya kurang, maka belum berhasil. Sebaliknya, jika hasil penjualannya persis 100 atau bahkan di atasnya, maka dianggap sukses.

Menuliskan Task Statement yang Jelas

Setelah mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan, tugas tiap posisi sudah teridentifikasi, maka saatnya menulis task statement dengan jelas. Inilah yang kemudian digunakan dalam task inventory dan dimasukkan ke dalam job description. Setelah itu, job description akan dijadikan patokan mengenai apa tugas dan tanggung jawab sebuah posisi.

Job description yang baik seharusnya mampu mempermudah perusahaan, utamanya tim HR untuk menentukan spesifikasi yang mampu memenuhi posisi tersebut. Karena itu, jadi lebih mudah juga dalam proses perekrutan. Saat proses wawancara maupun pengalaman onboarding karyawan baru, akan lebih mudah menjelaskan tugas dan tanggung jawab posisi tersebut.

Sebuah task statement baru sempurna jika ada action, apa tugas yang akan dikerjakan, dan object, terhadap apa tugas tersebut dikerjakan. Task statement pada umumnya juga mengandung unsur bagaimana tugas tersebut dikerjakan, mengapa harus dikerjakan, di mana akan dikerjakan, dan kapan tugas harus dikerjakan.

Akhir Kata

Setelah memahami apa itu job analysis, ketahui juga apa hasilnya. hasil dari job analysis terbagi menjadi 8 bagian. Kedelapan bagian tersebut adalah judul pekerjaan, ringkasan singkat, aktivitas kerja, peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan, konteks pekerjaan, standar kerja, informasi kompensasi dan persyaratan pribadi. Inilah yang disebut sebagai job description.

Keenam cara melakukan job analysis di atas adalah gambaran secara umum. Untuk mengaplikasikannya di dalam perusahaan, tentu tergantung masing-masing perusahaan. Ada yang perlu melakukan semua langkahnya, dan ada pula yang perlu melakukan sebagian saja. Sesuaikan dengan perusahaan kita sendiri agar dapat menghasilkan job description yang tepat.


Share This Post!