Job description merupakan bagian penting dari lowongan pekerjaan yang wajib dibaca oleh para pelamar kerja agar mendapatkan pekerjaan atau posisi yang sesuai dengan minat dan kemampuannya. Itulah sebabnya kamu perlu mengetahui apa itu job description. Secara umum, job description adalah dokumen berisi informasi detail mengenai tugas, peran, tanggung jawab serta ketentuan wajib dari suatu posisi pekerjaan.
Dengan memahami deskripsi pekerjaan yang diberikan, sejak awal pelamar kerja dapat menilai kecocokan diri dengan posisi tersebut. Employer atau pemberi pekerjaan juga turut diuntungkan, sebab kemungkinan mendapatkan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan menjadi lebih besar. Mengingat job deskripsi adalah bagian penting dalam rekrutmen karyawan, bagian ini sebaiknya tidak dilewatkan baik oleh pelamar maupun pemberi kerja.
Definisi Job Deskripsi
Semua posisi pastinya pekerjaan memiliki tanggung jawab, tugas dan peran masing-masing. Sehingga penting untuk mengetahui apa itu job description sebelum membuat sebuah postingan lowongan pekerjaan. Job deskripsi adalah informasi yang diberikan oleh employer mengenai detail suatu pekerjaan, meliputi peran, ketentuan atau persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelamar kerja. Pada versi yang lebih lengkap, job description bahkan berisi tentang apa saja keuntungan yang akan diperoleh pekerja jika berhasil mendapatkan posisi itu.
Job deskripsi perlu dituliskan secara detail, lengkap dan jelas agar dapat merekrut kandidat yang benar-benar memenuhi persyaratan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Di sisi lain, deskripsi pekerjaan yang rinci juga membantu pelamar dalam menilai kemampuan dirinya sendiri, apakah sudah sesuai dengan karakteristik untuk posisi tersebut atau tidak.
Manfaat Job Description
Dilihat dari definisinya dapat ditarik kesimpulan bahwa peran job deskripsi sangat penting, baik bagi perusahaan maupun pelamar kerja. Itulah alasannya deskripsi pekerjaan perlu dibuat dengan hati-hati agar mudah dipahami oleh para pelamar sekaligus membantu menyaring kandidat di awal rekrutmen. Job description sendiri memiliki beberapa manfaat, diantaranya:
-
Menyaring Kandidat Secara Otomatis
Rekrutmen pekerjaan dapat menjadi sebuah proses yang panjang ketika ada banyak kandidat yang melamar namun pihak perusahaan tidak memiliki standar yang jelas mengenai kualifikasi yang dibutuhkan. Sertatanggung jawab yang akan dipenuhi oleh para karyawan di suatu posisi tertentu. Jika deskripsi pekerjaan diberikan dengan jelas dan rinci sejak awal, maka kandidat akan tersaring secara otomatis karena hanya kandidat yang memenuhi deskripsi saja yang mengajukan lamaran.
Selain menghemat waktu karena proses penyaringan kandidat yang berjalan secara otomatis, deskripsi pekerjaan juga memudahkan pelamar kerja untuk mempersiapkan dirinya sebaik mungkin demi memenuhi tugas, peran dan tanggung jawab yang akan dibebankan. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu menjelaskan kembali detail pekerjaan tersebut di awal rekrutmen.
-
Menarik Talenta Potensial
Perusahaan tentunya menginginkan kandidatnya memiliki kualifikasi yang dibutuhkan agar tugas dan fungsi posisi tersebut dapat dijalankan dengan efektif. Dengan membeberkan deskripsi pekerjaan yang detail dan jelas, perusahaan dapat menarik talenta potensial yang memang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Mengingat deskripsi pekerjaan adalah informasi tentang tugas dan kewajiban karyawan di posisi tertentu, perusahaan tentu perlu menyampaikan hal tersebut dengan jelas namun tetap menarik. Tujuannya supaya kandidat yang tepat memiliki motivasi lebih untuk bergabung dengan perusahaan kamu.
-
Membantu Persiapan Interview
Fungsi job description selanjutnya adalah membantu interviewer mempersiapkan pertanyaan wawancara. Biasanya, perusahaan membuka lebih dari satu lowongan pekerjaan dalam satu periode. Hal ini juga membuat interviewer terkadang mengalami kesulitan dalam menyusun pertanyaan wawancara karena rancu dengan posisi lain yang tersedia. Dengan adanya deskripsi pekerjaan, pihak pewawancara menjadi lebih fokus dan terarah karena menggunakan deskripsi tersebut sebagai panduan dalam menginterview calon karyawan baru.
Di sisi lain, kandidat yang hendak mengikuti wawancara juga dapat mempersiapkan dirinya berdasarkan deskripsi pekerjaan yang ada. Misalnya, menjabarkan karakter personal yang sesuai dengan perannya di posisi tersebut. Dari deskripsi pekerjaan yang diberikan, pelamar juga dapat menceritakan pengalaman apa saja yang dimiliki dalam rangka menunjukkan keahliannya dalam bidang pekerjaan yang dimaksud.
-
Membantu Tahap Evaluasi Karyawan
Deskripsi pekerjaan ternyata bukan hanya bermanfaat pada saat rekrutmen, namun juga ketika melakukan evaluasi kinerja karyawan. Sebagai atasan atau kepala divisi, mengetahui kualitas dan performa masing-masing karyawan adalah sebuah kewajiban. Namun demikian, penilaian mungkin sulit dilakukan jika tidak memiliki standar atau panduan yang jelas.
Job deskripsi dapat membantu perusahaan melakukan penilaian dengan lebih akurat dengan menggunakan detail mengenai tanggung jawab, peran dan kualifikasi yang wajib dipenuhi oleh karyawan di posisi tertentu. Penilaian yang dilakukan juga akan lebih objektif dan terukur, bukan berdasarkan perkiraan atau penilaian pribadi.
Manfaat Deskripsi Pekerjaan Bagi Perusahaan
Deskripsi pekerjaan tidak hanya bermanfaat bagi pelamar, tetapi bermanfaat juga untuk pihak perusahaan yang merekrut calon pekerja. Berikut manfaatnya bagi perusanaan, berikut ini:
-
Menetapkan ekspektasi
Perusahaan menyampaikan ekspektasi kepada calon karyawannya melalui deskripsi pekerjaan yang diberikan sejak awal. Melalui informasi mengenai peran, tanggung jawab dan kualifikasi yang dibutuhkan, perusahaan secara tidak langsung memberikan “tuntutan” apa saja yang harus dipenuhi oleh para kandidat. Dengan begini, calon karyawan memiliki gambaran beban pekerjaan yang akan dihadapinya. Tentu saja, tuntutan ini dibarengi dengan penawaran gaji yang sesuai sehingga kandidat lebih termotivasi untuk memenuhi ekspektasi tersebut.
-
Mengatur Tingkatan Gaji
Deskripsi pekerjaan juga membantu perusahaan dalam menentukan tingkatan gaji yang akan ditawarkan kepada kandidat. Dengan memasang standar tertentu melalui peran dan tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh pelamar kerja, perusahaan dapat memperkirakan level pendapatan yang sesuai dengan beban pekerjaannya.
Di sisi lain, tingkatan gaji ini juga membantu kandidat atau pelamar kerja untuk menilai value yang ada dalam dirinya. Apakah mereka layak mendapatkan gaji dengan nominal tersebut berdasarkan kemampuan yang dimiliki saat ini. Dengan begitu, baik perusahaan maupun kandidat dapat memutuskan kelayakan antara gaji dan kualifikasi dari posisi tersebut.
-
Membantu Negosiasi
Job deskripsi dapat menjadi sarana untuk melakukan negosiasi ketika wawancara kerja, misalnya dalam perihal gaji maupun benefit yang ditawarkan perusahaan. Bukan tidak mungkin setelah melihat deskripsi pekerjaan tersebut, kandidat merasa penawaran gaji terlalu rendah sehingga pihak perusahaan dapat membuka ruangnegosiasi nominal gaji yang disesuaikan seiring dengan lamanya bekerja.
Ataupun seandainya penyesuaian tersebut sulit dilakukan karena satu dan lain hal, perusahaan dapat membuka negosiasi mengenai keuntungan yang akan didapatkan sebagai kompensasi. Misalnya seperti, tunjangan kesehatan, liburan berbayar dan lain sebagainya.
-
Memelihara Budaya Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki kebiasaan dan budaya perusahaan yang berbeda-beda, contohnya seperti, tentang senioritas di antara karyawan. Hal ini dapat disampaikan dengan halus melalui deskripsi pekerjaan yang diberikan dengan memberikan informasi mengenai level posisi tersebut. Dengan mengetahui budaya perusahaan sejak awal, kandidat lebih mampu membawa diri dan melakukan penyesuaian yang memudahkan perusahaan dalam mengatur karyawannya serta menurunkan angka turnover karyawan.
-
Mempromosikan Nilai Perusahaan
Nilai yang dianut perusahaan tercermin dari deskripsi pekerjaan yang diberikan. Misalnya saja, ketika sebuah perusahaan mengedepankan kekeluargaan dan kesolidan antar karyawan. Dalam deskripsi pekerjaan yang dibuat, perusahaan dapat menyebutkan hal mengenai family outing yang diadakan setiap tahun untuk menjaga kekompakan dan solidaritas antar karyawan.
Begitu pula dengan penanaman nilai disiplin yang dapat ditunjukkan dengan menjelaskan tanggung jawab, beban kerja dan juga target yang harus dipenuhi. Dengan begini kandidat memahami bahwa meskipun kekompakkan menjadi aset, kedisiplinan tetap perlu dijaga agar performa perusahaan tetap baik dan optimal.
