Cara Membuat Job Description yang Benar dan Efektif

Categories:
Tags:
Angelin Lu Prahsia  •  
March 23, 2022
Home » Resources » Recruitment 101 » Cara Membuat Job Description yang Benar dan Efektif
Cara membuat job description
Foto oleh Greta Hoffman dari Pexels

Walau telah banyak cara membuat job description dengan benar yang berhamburan di internet. Ternyata, proses pembuatannya tidaklah semudah yang kita dipikirkan. Dalam sebuah job description yang baik, berisi penjelasan yang simpel melingkupi tugas, fungsi dan tanggung jawab sebuah posisi atau jabatan tertentu. Di dalamnya dijelaskan siapa yang harus melakukan tugas tertentu secara spesifik, cara kerjanya, serta hubungan antara tugas tersebut dengan tujuan organisasi.

Job description berguna untuk membantu perusahaan mendeskripsikan suatu jabatan atau pekerjaan, tanggung jawab, wewenang dan tugas dalam pekerjaan suatu jabatan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Lalu bagaimana cara membuat job description yang benar dan efektif? Yuk ikuti langkah-langkah cara membuat job description yang benar dan efektif di bawah ini bersama match recruitment.

Tetapkan Ekspektasi yang Jelas

membuat job description
Foto oleh RF._.studio dari Pexels

Agar mudah dimengerti oleh pembacanya, baik karyawan atau para pencari kerja, sebaiknya sejak awal ditetapkan ekspektasi yang jelas. Sehingga deskripsi pekerjaan mudah dimengerti dan para pembaca menjadi lebih paham secara pasti apakah mereka sesuai dengan ekspektasi yang dijelaskan di dalam job description tersebut atau tidak.

Lakukan Analisis Jabatan

Dalam membuat job description yang tepat sangat penting untuk melakukan analisis jabatan. Artinya, kamu harus tahu pasti berbagai informasi tentang segala hal yang berkaitan dengan posisi tersebut. Lakukan riset mengenai hal ini pada kolega yang saat ini sedang menempati posisi tersebut di perusahaan.

Pertanyaan yang bisa diajukan, antara lain, mengenai kemampuan apa yang dibutuhkan dalam posisi tersebut, baik itu kemampuan dasar ataupun ekstra. Penting juga untuk mengetahui tekanan secara internal maupun eksternal yang harus dihadapi di posisi tersebut. Apakah terdapat perubahan tugas selama beberapa tahun terakhir, dan masih banyak lagi.

Ketahui Apa yang Harus Disertakan dalam Job Description

deskripsi pekerjaan
Foto oleh PNW Production dari Pexels

Setelah mengumpulkan berbagai informasi mengenai posisi yang sedang dicari, sebaiknya dipilah-pilah kembali. Informasi apa saja yang sebaiknya dimasukkan untuk membuat job description yang ringkas tetapi tetap tepat sasaran? Karena tidak semua informasi bisa dimasukkan ke dalam deskripsi pekerjaan, terlalu banyak informasi dapat menyebabkan deskripsi pekerjaan kamu menjadi tidak efisien dan membingungkan.

Beberapa informasi yang harus ada, antara lain:

  • Job title, posisi pekerjaan yang dibutuhkan
  • Job profile, ringkasan mengenai posisi tersebut
  • Requirement dan responsibilities, persyaratan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut beserta tanggung jawab yang akan dipegang
  • About us, informasi singkat mengenai perusahaan tempat kamu bekerja.

Persyaratan yang Realistis

Berikutnya, cara buat job description yang tepat adalah dengan menambahkan persyaratan yang realistis. Sehingga, tidak hanya pencari kerja saja yang realistis, tetapi juga perusahaan yang sedang merekrut. Persyaratan yang tidak sesuai, biasanya karena berlebihan, dapat membuat para calon pelamar kerja mundur secara teratur.

Persyaratan yang terlalu berlebihan juga dapat menimbulkan rasa tidak percaya diri bagi calon pelamar kerja. Dan persyaratan yang tidak realistis dapat dipandang terlalu muluk-muluk. Akibatnya, perusahaan malah terkesan kurang profesional karena tidak bisa membuat job desk yang benar.

Buat Ringkasan Pekerjaan yang Menarik Perhatian

ringkasan job desk
Foto oleh Michael Burrows dari Pexels

Ringkasan pekerjaan harus jelas dan mudah dimengerti sehingga tidak membingungkan para pembacanya. Tetapi bukan berarti terlalu sederhana sehingga tidak menarik sama sekali. Calon pencari kerja dapat kehilangan minat hanya karena ringkasan pekerjaan terlihat terlalu biasa. Usahakan menjelaskan posisi yang dicari dengan singkat tapi tetap menawarkan beberapa poin yang menarik dalam ringkasan pekerjaan tersebut.

Tulis Job Title yang Spesifik

Dari poin di atas, job title harus masuk ke dalam job description. Penulisan job title harus spesifik dan jelas agar tidak membingungkan. Apa posisi yang sedang ditawarkan? Dengan begitu, para pencari kerja yang ingin mendapatkan posisi tersebut dapat dengan mudah memahami peran dan tanggung jawab dari pekerjaan itu.  

Untuk membuat paparan job description lebih menarik, ada perusahaan yang menambahkan kata atau istilah tertentu. Contohnya, menambah kata ‘hero’ di depan atau belakang job title. Ini boleh-boleh saja, tetapi sesuaikan kembali dengan tipe perusahaan. Karena pencari kerja bisa tertarik, bisa juga tidak.  

Bila keseluruhan job description terlihat sangat formal, tetapi di bagian job title ditambahkan istilah modern yang agak menyeleneh, bahkan keluar dari keseluruhan job desk itu sendiri. Bukannya menarik perhatian secara positif, tetapi perusahaan malah terlihat tidak profesional.

Uraikan Tanggung Jawab Inti dari Posisi Tersebut

deskripsi pekerjaan
Foto oleh Liza Summer dari Pexels

Setelah menjelaskan posisi pekerjaan dengan menarik, tahap selanjutnya dalam membuat job description yang benar adalah memberikan uraian tanggung jawabnya. Tentu tidak perlu terlalu panjang, karena uraian tanggung jawab yang bertele-tele hanya akan membuat deskripsi pekerjaan terlihat kurang menarik.

Gunakan kata-kata yang menarik dan tepat sasaran untuk menjelaskan tiap poin dari tanggung jawab jabatan atau posisi tersebut. Tanggung jawab harus dijelaskan dengan baik, sehingga para calon pelamar kerja tahu apakah posisi tersebut tepat untuk mereka atau tidak. Penjelasan yang keliru hanya  membuat pelamar pekerjaan menjadi salah paham dan kurang mengerti dengan tanggung jawab posisi tersebut.

Sertakan Daftar Kualifikasi dan Keterampilan

Sangat penting untuk menyertakan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menduduki posisi tersebut. Kalau ada, tambahkan juga daftar keterampilan yang diharapkan untuk dimiliki oleh para kandidat. Daftar kualifikasi dan keterampilan yang jelas dan spesifik, membantu rekruter untuk menyeleksi kandidat yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan.

Daftar kualifikasi dan keterampilan yang jelas memudahkan para pencari kerja untuk lebih paham akan kebutuhan perusahaan dan apakah mereka mampu memenuhi kualifikasi tersebut. Hal ini juga memudahkan perusahaan karena kandidat yang melamar pekerjaan akan benar-benar tersaring dengan baik.

Sertakan Lokasi Pekerjaan

lokasi pekerjaan
Foto oleh Ingo Joseph dari Pexels

Hal penting lain yang masuk ke dalam job deskripsi adalah menyertakan lokasi pekerjaan. Tentu saja ini menjadi poin yang sangat penting, karena lokasi pekerjaan menjadi pertimbangan besar bagi para pencari kerja. Mereka biasanya akan menyesuaikan lokasi kerja dengan tempat tinggal masing-masing.

Terdapat juga perusahaan yang lokasinya berada di kota A tetapi sedang mencari posisi untuk ditempatkan di kota B. Sejak awal, lokasi pekerjaan harus dijelaskan di dalam job description agar tidak membingungkan kandidat. Hindari memberitahukan lokasi kerja di tahap selanjutnya, seperti saat proses interview. Karena pencari kerja yang tersaring bisa saja tidak sesuai dengan lokasi tersebut dan tidak mengharapkan informasi mendadak seperti itu.

Tunjukkan Kepribadian dan Budaya Perusahaan

Informasi selanjutnya yang harus disertakan dalam membuat job description adalah kepribadian dan budaya perusahaan. Berikan penjelasan secara singkat mengenai identitas perusahaan. Dengan begitu, orang yang membaca job description tersebut dapat paham dengan pasti seperti apa perusahaan kamu. Sehingga, saat memasuki tahap selanjutnya, setidaknya mereka memiliki gambaran, seperti apa pekerjaan yang akan mereka hadapi ke depannya.

Perbarui Secara Berkala

Foto oleh Kampus Production dari Pexels

Langkah terakhir dalam pembuatan job description yang benar yaitu melakukan pembaruan secara berkala. Mungkin saja terdapat perubahan detail yang terjadi setelah beberapa waktu. Contohnya, kualifikasi yang dibutuhkan atau tanggung jawab dari posisi yang dicari. Karena meski hanya berubah 1 poin saja, hal ini bisa membuat perbedaan yang sangat besar.

Oleh karena itu, penting untuk selalu mengecek job description yang sudah dibuat. Apakah masih relevan dengan kondisi saat ini atau tidak? Dan bila terdapat perubahan atau penambahan informasi, dapat langsung terlihat dan segera diperbarui. Dengan begitu, job desk akan selalu relevan dengan kondisi terkini dari kebutuhan perusahaan.

match recruitment®
To assist corporations fulfilling their human capital need, and advancing careers of talented professionals in Indonesia.
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram