Job description adalah dokumen yang berisi keterangan yang jelas tentang tugas suatu pekerjaan, tanggung jawabnya, serta keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Job deskripsi yang lebih lengkap lagi akan menjelaskan contoh hasil pekerjaan dan bagaimana keberhasilan sebuah posisi diukur dalam evaluasi kerja.
Dengan begitu, jelas bahwa job deskripsi setiap pekerjaan pasti berbeda-beda, karena tugas, contoh pekerjaan dan tanggung jawabnya berbeda pula. Job deskripsi yang jelas harus dibuat agar terdapat patokan yang jelas untuk setiap posisi. Semakin spesifik posisi yang dibuka, maka akan spesifik pula job deskripsi yang diperlukan. Di bawah ini adalah contoh job deskripsi untuk beberapa posisi umum yang berbeda dalam perusahaan.
Contoh Job Description Marketing
Tugas utama departemen marketing adalah memaksimalkan angka penjualan perusahaan, baik itu barang maupun jasa yang ditawarkan. Departemen marketing harus memiliki hubungan yang baik dengan konsumen agar dapat tetap bertahan dan setia menggunakan produk atau jasa yang perusahaan tawarkan.
Berikut ini adalah contoh job description marketing yang dapat kamu tiru atau dijadikan patokan:
Tanggung Jawab
- Mendapatkan konsumen baru.
- Menjaga hubungan baik dengan konsumen yang sudah ada.
- Mengatur berbagai kegiatan penjualan di area yang menjadi tanggung jawab mereka.
- Mengatur distribusi produk,mulai dari pengiriman sampai ke alamat tiap konsumen, sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan bersama sebelumnya.
- Menjaga pengalaman dan perjalanan pembelian konsumen untuk terus menjaga terjadinya melakukan pembelian ulang.
Kewenangan
Departemen marketing berhak menggunakan dana untuk kepentingan promosi, sesuai dengan batas yang telah diatur oleh masing-masing perusahaan.
Cara Kerja
Membangun relasi dengan konsumen lama dan baru, karena itu departemen marketing dapat bekerja lebih banyak di luar kantor. Contoh perbandingannya adalah kerja di luar kantor 75% : kerja di dalam kantor 25%.
Contoh Job Description Pekerjaan Administrasi
Pekerjaan seorang admin utamanya untuk memastikan tata usaha perusahaan berjalan dengan baik dan lancar. Meski terkesan sederhana, tetapi sebenarnya banyak detail yang harus ditangani departemen administrasi. Berikut ini adalah contoh job description administrasi:
- Membuat agenda yang berkenaan dengan aktivitas perusahaan.
- Entri data perusahaan.
- Mengarsipkan data dengan sistematis dan rapi.
- Mengarsipkan surat masuk dan keluar.
- Mengelola buku harian perusahaan.
- Mengelola dokumen penting perusahaan.
- Membuat pemesanan pasokan ATK kantor.
- Membuat pesanan tiket dan akomodasi apabila ada kunjungan kantor ke luar kota.
- Menyiapkan ruang rapat di dalam kantor.
Contoh Job Description Human Resource Development (HRD)
Depertemen HRD memiliki tugas utama yang meliputi mengawasi sumber daya manusia (SDM) di seluruh divisi perusahaan. HRD juga turut merencanakan beberapa langkah ke depannya sehingga perusahaan dapat berkembang karena memiliki SDM yang potensial.
Berikut ini contoh job description sederhana dari departemen HRD:
Tanggung Jawab
- Mengurus administrasi sumber daya manusia di dalam
-Memegang tanggung jawab dalam perekrutan dan seleksi calon karyawan baru.
-Mengatur transisi dan promosi karyawan sesuai dengan performa dan kepentingan perusahaan.
-Menyusun job deskripsi karyawan.
-Melakukan pelatihan langsung pada karyawan.
-Mengadakan pelatihan dengan mengundang pihak luar untuk kemajuan kinerja
-Menyelenggarakan acara yang dapat meningkatkan motivasi kerja serta kedekatan antar karyawan agar tercipta kerja sama tim yang lebih baik.
-Mengatur gaji, tunjangan, insentif, hingga bonus.
-Mengatur absensi karyawan.
Kewenangan
- Menilai performa karyawan dari berbagai sisi, termasuk evaluasi kerja bulanan atau tahunan setiap departemen dalam perusahaan.
- Memberi penalti pada karyawan yang melakukan pelanggaran.
- Memperbarui atau menghentikan kontrak kerja.
Contoh Job Description Manager Keuangan
Seorang manajer keuangan bertugas untuk melakukan analisis aktivitas keuangan setiap harinya di perusahaan. Dari pengamatan tersebut, manajer keuangan diharapkan dapat memberikan masukan dan bimbingan kepada manajemen di atasnya dalam mengembangkan dan menentukan rencana finansial di masa depan atau tahun berikutnya.
Berikut ini adalah contoh job deskripsi pekerjaan manajer keuangan:
Tanggung Jawab
- Membuat laporan keuangan dan memberi informasi keuangan pada staf manajerial sembari merekomendasikan aksi tertentu untuk menghemat atau memaksimalkan keuangan perusahaan agar lebih tepat sasaran dan tidak terbuang percuma.- Memberikan masukan untuk aktivitas investasi dan memberi strategi keuangan yang dapat diambil perusahaan ke depannya.
- Menjaga arus kas keuangan organisasi agar tetap sehat dan stabil.
- Menganalisis biaya, harga, hasil penjualan dan performa bisnis perusahaan dan membandingkan dengan rencana bisnis yang telah dibuat sebelumnya. Serta menganalisis apakah rencana perusahaan sudah berjalan dengan baik atau tidak.
- Membangun tren dan memproyeksikannya pada sistem keuangan perusahaan.
- Membuat tinjauan dan menganalisis peluang untuk mengurangi biaya perusahaan.
- Mengatur dan menjaga kegiatan operasional di departemen keuangan, menentukan tujuan dan merancang rencana yang harus dilakukan agar kinerja departemen keuangan jadi lebih optimal.
- Mempersiapkan anggaran perusahaan secara keseluruhan untuk setiap departemen yang ada di perusahaan.
- Bekerja sama dengan auditor untuk menciptakan kegiatan monitor yang baik atas semua aktivitas keuangan perusahaan.
- Berkorespondensi dengan berbagai departemen yang ada untuk mendiskusikan rencana ke depan dan mencari kesepakatan langkah apa yang harus dilakukan serta besa anggaran yang harus dikeluarkan.
Kemampuan yang Harus Dimiliki
- Telah terbukti berpengalaman di bidang keuangan.
- Memiliki pemahaman yang baik akan tren keuangan di dalam perusahaan maupun di pasar secara umum.
- Terampil menggunakan software yang berhubungan dengan keuangan.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan presentasi yang baik.
- Memiliki kemampuan kepemimpinan yang baik
- Memiliki pemahaman yang solid akan statistik keuangan dan prinsip akuntansi.
Contoh Job Description Manajer Pabrik
Manajer pabrik memiliki tanggung jawab besar untuk mengawasi segala proses produksi yang terjadi dalam sebuah pabrik. Seorang manajer pabrik diharapkan selalu taktis mengambil keputusan dengan cepat. Karena di lapangan terdapat banyak hal yang dapat terjadi. Contoh job description karyawan pabrik dengan manajer tentu berbeda, karena manajer memiliki ruang lingkup meliputi satu pabrik secara keseluruhan.
Manajer pabrik membawahi manajer gudang, manajer teknik, supervisor produksi dan supervisor PPIC. Berikut ini adalah tanggung jawab yang ada di job deskripsi manajer pabrik secara umum:
- Mengawasi Gudang
Dibantu oleh manajer gudang, manajer pabrik bertanggung jawab atas segala kegiatan pergudangan. Meliputi prosedur gudang dan menjaga aset perusahaan yang disimpan di gudang.
- Merencanakan Kegiatan yang Berkaitan dengan Teknik
Tugas ini dibantu oleh manajer teknik. Merencanakan segala aktivitas yang berhubungan dengan teknik dan operasional sehari-hari yang harus berjalan dengan lancar dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Selain itu, departemen ini juga bertugas untuk menjaga dan memperbaiki mesin.
- Mengawasi Seluruh Proses Produksi
Dibantu oleh supervisor produksi, semua kegiatan produksi jelas menjadi tanggung jawab manajer pabrik. Mulai dari perencanaan organisasi, prosedur kerja, dan pelaksanaannya. Sarana serta fasilitas kerja di dalam pabrik juga termasuk di dalamnya.
- Mengawasi Jadwal Produksi dan Stok Bahan Baku
Tugas ini dibantu oleh supervisor Production Planning & Inventory Control (PPIC). Tanggung jawabnya mencakup merencanakan jadwal produksi dan mengawasi ketersediaan bahan baku.
Contoh Job Description Manajer Pengembangan dan Pengawasan Mutu
Tugas manajer pengembangan dan pengawasan mutu adalah memeriksa ketersediaan bahan baku produk dan bahan tambahan. Selain itu juga mengawasi ketersediaan barang jadi hingga pengemasan. Pada umumnya, di bawahnya terdapat supervisor pengawasan mutu proses dan supervisor pengawasan mutu bahan baku dan produk jadi.
Berikut ini adalah contoh job description manajer pengembangan dan pengawasan mutu:
Tanggung Jawab:
- Bersama dengan supervisor pengawasan mutu proses, mengendalikan mutu proses produksi.
- Bersama dengan supervisor pengawasan mutu bahan baku dan produk jadi, mengawasi secara langsung proses quality control agar produk yang sampai ke pasar dalam kondisi baik sesuai dengan standar operasionalisasi
- Memantau dan mengevaluasi standar mutu yang sedang diterapkan perusahaan.
Kewenangan
- Memberi masukan akan standar mutu bahan baku dan produk jadi, agar hasil produk menjadi lebih baik atau sesuai dengan harapan perusahaan.
- Merencanakan perbaikan mutu dan perencanaan untuk perbaikan peralatan produksi agar ke depan hasilnya lebih baik.
