Tim personalia bukan hanya menjalankan tugas mereka untuk melakukan rekrutmen pegawai baru, namun juga melihat apakah kemampuan karyawan telah sejalan dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini erat kaitannya dengan kemajuan performa individual dan tim, sehingga secara berkala skill gap analysis perlu dilakukan. Skill analisis bertujuan untuk melihat potensi kesenjangan antara skill yang dimiliki karyawan dengan skill yang dibutuhkan perusahaan untuk berkembang. Saat gap terlihat, perusahaan melalui tim personalia dapat merencanakan skenario pengembangan diri, sehingga karyawan mampu mengejar ketertinggalan kemampuan tersebut.

Skill gap terjadi karena terdapat perbedaan kemampuan antara karyawan dan ekspektasi perusahaan. Biasanya, gap skills analysis ini akan dijalankan dalam situasi tertentu, misalnya saat terjadi perubahan pada peran dan tanggung jawab karyawan. Analisis skill gap ini juga dilakukan bila terdapat hasil penilaian performa yang kurang memuaskan atau terdapat rencana pengembangan proyek baru yang membutuhkan kemampuan khusus.

Manfaat dari Skill Gap Analysis

Analysis skill memberikan sejumlah keuntungan yang dapat dimanfaatkan perusahaan untuk mengembangkan performanya secara umum, dan menaikkan kemampuan kerja karyawan secara khusus. Hasil dari analisis ini nantinya juga dapat digunakan sebagai dasar menentukan spesifikasi pekerjaan ketika rekrutmen karyawan baru dibuka.

Memberi Data Kemampuan Karyawan

Ketika menjalankan skill analysis, perusahaan akan melihat dan memetakan kemampuan karyawan di suatu bagian atau jabatan tertentu. Kemampuan yang selama ini tidak terlihat karena tertutupi rutinitas menjadi lebih jelas sehingga mudah untuk dipetakan dan dianalisis. Analisis kemampuan ini tidak bertujuan untuk memberikan judgement kepada individu di suatu perusahaan, namun memberi data yang akurat untuk membantu mengembangkan kinerja karyawan.

Mendukung Kemajuan Karyawan

Begitu hasil analisis gap keluar, perusahaan akan tahu skill mana saja yang perlu dikembangkan atau ditambahkan. Untuk merespon hal tersebut, perusahaan dapat membuat pelatihan atau kegiatan lain yang mendukung kemajuan karyawan. Program pelatihan tersebut dapat direncanakan dengan seksama, karena perusahaan tahu secara pasti bagian mana saja yang perlu mendapatkan “penanganan” khusus.

Meningkatkan Kualitas Rekrutmen

Hasil dari skill gap analysis karyawan bukan hanya berguna di masa kini, tetapi juga di masa mendatang ketika rekrutmen calon karyawan baru akan dilakukan. Perusahaan mampu memprediksi apa saja kebutuhan skill di masa mendatang, sehingga spesifikasi pekerjaan yang relevan dan visionerpun dapat dirumuskan dengan akurat. Secara tidak langsung, ketika spesifikasi pekerjaan sesuai dengan kebutuhan, perusahaan akan lebih mudah mendapatkan kandidat yang tepat untuk membawa kemajuan bisnis.

Tahapan Melakukan Skill Gap Analysis

Meskipun merupakan konsep yang cukup sederhana, namun skill gap analysis tetap membutuhkan persiapan yang matang supaya dapat dilakukan dengan benar dan akurat. Hasil analisis yang tepat dan sesuai fakta dapat menjadi referensi dalam merencanakan program peningkatan skill karyawan. Sekaligus berfungsi sebagai patokan penentu spesifikasi pekerjaan saat membuka lowongan kerja penerimaan karyawan baru. Berikut tahapan-tahapannya:

Buat Perencanaan

Skill gap analysis dilakukan dalam dua level berbeda, yaitu di level individual dan level kelompok atau tim. Supaya dapat merencanakan dan menjalankan analisis dengan baik, ketahui dengan siapa kamu harus bertanya dan bekerja sama. Misalnya saja, para pimpinan tim atau justru karyawan di berbagai divisi dalam perusahaan.

Mengorek informasi dari setiap kepala tim dapat memberikan informasi valid dan akurat mengenai gap yang terjadi di divisi tersebut. Karena kepala timlah yang mengetahui secara detail kondisi riil yang terjadi di divisi bagian tersebut. Bertanya kepada karyawan juga dapat membantu, namun pastikan pandangan yang diberikan berdasarkan fakta objektif, bukan opini pribadi saja.

Tinjau Ketrampilan Saat Ini

Setelah menggali informasi dari kepala tim dan juga karyawan, pihak personalia juga perlu meninjau kembali ketrampilan yang ada di perusahaan saat ini. Hal ini bertujuan untuk mengecek kembali, apakah data yang didapatkan dari divisi perusahaan sudah benar, atau terdapat pandangan baru yang berbeda.

Menggabungkan hasil tinjauan dari tiga pihak yang berbeda diharapkan mampu menjadikan hasil pengamatan lebih akurat dan sesuai kenyataan. Data yang valid dan akurat akan menjadi dasar pondasi yang kuat dalam membuat perbaikan skill sebagai solusi dari gap yang terjadi.

Penetapan Tujuan

Begitu mendapatkan data mengenai peta kemampuan karyawan saat ini, langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan perusahaan ke depannya. Pertanyaan seperti “kemana tujuan perusahaan dalam 5 tahun ke depan” dapat menjadi pancingan untuk menentukan tujuan dan target yang ingin dicapai.

Dengan mengetahui tujuan jangka panjang dan membandingkannya dengan kemampuan karyawan yang dimiliki saat ini, akan lebih mudah bagi perusahaan untuk menemukan gap atau kesenjangan yang mungkin terjadi. Pada titik ini, perusahaan dapat memikirkan solusi yang pas agar kesenjangan skill dapat terselesaikan dengan baik.

Prediksi Kebutuhan Industri Masa Depan

Untuk memajukan perusahaan, bukan hanya kebutuhan internal saja yang perlu diperhatikan. Kebutuhan industri dalam skala besar dan jangka panjang juga sebaiknya menjadi patokan jika ingin perusahaan mengalami kemajuan pesat di masa depan. Memprediksi kebutuhan industri di masa depan dapat dilakukan dengan cara melihat perubahan tren dari waktu ke waktu.

Misalnya saja, dalam hal pendataan karyawan oleh bagian personalia yang saat ini masih dilakukan secara manual. Jika melihat tren yang berkembang, dalam beberapa tahun ke depan, penghimpunan data pegawai ini akan diotomatisasi menggunakan sistem online. Mengetahui tren tersebut, dari sekarang perusahaan dapat mulai menyiapkan karyawan di bagian personalia untuk lebih melek teknologi agar tidak tertinggal saat perubahan ini sungguh terjadi.

Identifikasi “Gap” dan Solusi Potensial

Dengan memadukan kemampuan karyawan saat ini, kebutuhan perusahaan dan tren di luar sana, maka gap kemampuan akan terlihat dengan jelas. Kesenjangan tersebut kadang tidak membawa dampak di masa sekarang, namun akan terasa nanti. Itulah sebabnya begitu gap mulai terlihat perusahaan tidak boleh hanya berdiam diri saja.

Perusahaan harus memikirkan solusi potensial yang dianggap mampu menjadi jalan keluar untuk menyeimbangkan kesenjangan yang ada. Melakukan training profesional, mentoring, monitoring bahkan rekrutmen pegawai baru adalah beberapa solusi yang dapat dipertimbangkan sesuai dengan tingkat keparahan gap yang ditemukan.

Jalankan Analisis

Saat semua persiapan telah siap, kini saatnya melakukan analisis kemampuan karyawan. Mintalah bantuan personalia dan juga kepala bagian untuk meng-encourage anggotanya mengambil peran aktif dalam analisis tersebut. Kerja sama yang bagus akan mempercepat proses analisis dan menjamin akurasinya. Dengan demikian, data yang didapatkan dapat benar-benar dimanfaatkan untuk menyusun strategi perbaikan kemampuan karyawan.

Jika merasa kesulitan melakukan skill gap analysis tersebut, jangan ragu untuk meminta bantuan skill analyst yang akan memberikan penilaian lebih objektif. Namun saat melibatkan pihak luar, pastikan hasil pemetaan dan analisis aman dari intervensi pihak ketiga. Karena informasi tersebut adalah bagian dari rahasia perusahaan yang tidak boleh sampai bocor keluar perusahaan.