Offering letter adalah surat yang dikirimkan oleh perusahaan ketika kandidat diterima sebagai calon karyawan. Surat ini berisi informasi seputar nama jabatan, deskripsi pekerjaan, penawaran gaji, keuntungan tambahan hingga hak serta kewajiban perusahaan dan karyawan. Meskipun offering letter adalah surat penawaran kerja, namun tujuannya lebih dari sekedar menawarkan pekerjaan karena perusahaan ingin calon karyawan menerima kesepakatan kerja tersebut.
Itulah sebabnya surat penawaran kerja tidak boleh dibuat sembarangan. Pihak terkait perlu memperhatikan beberapa aspek dan menggunakan strategi tertentu agar surat penawaran kerja karyawan menjadi sulit untuk ditolak. Dengan begini, pihak perusahaan merasa diuntungkan karena mendapat kandidat yang sesuai dengan kebutuhan dan ekspektasi perusahaan. Calon karyawan juga diuntungkan karena memperoleh keuntungan seperti yang dijanjikan. Berikut ini adalah panduan lengkap yang menjelaskan lebih dalam akan apa itu offering letter dan cara membuat offering letter dengan baik.
Apa Itu Offering Letter
Offering letter adalah surat penawaran pekerjaan yang dikirimkan perusahaan kepada kandidat yang lolos tahapan seleksi dan diterima sebagai calon karyawan baru. Meskipun disebut sebagai surat penawaran, perusahaan tidak hanya menawarkan sebuah posisi, namun juga berharap terjadi kesepakatan kerja antara kedua belah pihak.
Mengingat calon karyawan dapat menolak offering letter tersebut, perusahaan perlu lebih teliti dan cerdas dalam merumuskan penawaran kerja yang menarik perhatian dan sulit ditolak oleh para calon karyawan. Dengan begini, kedua belah pihak dapat sama-sama merasa diuntungkan. Kandidat merasa diuntungkan dengan benefit yang ditawarkan dan perusahaan mendapatkan karyawan dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
Poin Wajib dalam Surat Penawaran Kerja (Offering Letter)
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, surat penawaran kerja bukan hanya sekedar menawarkan jabatan dan benefit yang berhak diperoleh oleh calon karyawan. Melalui surat ini, pihak perusahaan juga ingin penawaran tersebut diterima dengan baik sehingga kandidat dapat berkontribusi dalam kemajuan bisnis yang dijalankan. Itulah mengapa, beberapa detail penting harus disampaikan di dokumen tersebut untuk mempersuasi calon karyawan menerima tawaran pekerjaan, seperti berikut ini:
Sentuhan Personal
Surat penawaran pekerjaan karyawan memang merupakan surat formal yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan. Namun, jika ingin surat tersebut disambut baik oleh calon karyawan maka recruiter perlu memberikan sentuhan personal. Dengan sentuhan personal ini, surat penawaran akan terasa begitu istimewa dan terlalu berharga untuk ditolak karena kandidat merasa dibutuhkan dan dihargai.
Sentuhan personal tersebut dapat diberikan dalam bentuk kalimat yang menghargai kemampuan dan keahlian calon karyawan. Seperti contohnya, “saya mewakili (nama perusahaan) sangat menghargai kemampuan Anda dalam bidang (…) yang dapat memajukan perusahaan”. Atau “kami terkesan dengan pengalaman Anda selama 5 tahun di bidang (…) yang dapat memberikan warna baru bagi perusahaan kami”.
Dengan memberikan sentuhan personal, selain merasa lebih dihargai, calon karyawan juga jadi mengetahui nilai apa dalam dirinya yang menjadi aset penting bagi perusahaan. Dengan begini, diharapkan kandidat dapat lebih termotivasi untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan begitu mulai bekerja.
Identitas Perusahaan
Identitas perusahaan menjadi poin yang wajib dicantumkan dalam surat penawaran kerja karena berhubungan dengan kontak info yang dapat dihubungi oleh calon karyawan. Selain itu, identitas perusahaan juga menunjukkan kejelasan pengirim yang dapat diverifikasi oleh calon karyawan. Hal ini dimaksudkan supaya informasi yang diberikan dalam surat berasal dari sumber yang jelas dan bukan tindak penipuan atau semacamnya yang berpotensi merugikan calon karyawan.
Baris Salam Pembuka dan Penutup
Baris salam pembuka dan penutup surat harus ada dalam surat penawaran kerja untuk menunjukkan formalitas dan profesionalisme dari perusahaan pengirim. Biasanya, “Dengan Hormat” digunakan sebagai salam pembuka sedangkan salam penutup memiliki pesan yang lebih panjang karena menunjukkan kegembiraan perusahaan dalam menyambut calon karyawan baru.
Walau terlihat sepele, namun salam penutup yang kuat dan berkesan membuat calon karyawan yang menerima surat tersebut merasa lebih dihargai dan disambut hangat. Dan, besar kemungkinan penawaran dari perusahaan dapat menggerakkan hati kandidat dan dengan senang hati menerimanya.
Informasi Kandidat
Informasi kandidat menjadi bagian penting yang tidak boleh salah dituliskan dalam surat penawaran kerja karena berhubungan dengan sentuhan personal seperti yang telah dijelaskan. Informasi kandidat biasanya berisi nama beserta gelar, tempat tanggal lahir, alamat domisili dan juga nomor kontak yang dapat dihubungi.
Ketika menuliskan informasi kandidat, pastikan semua informasi telah benar dan ditulis tanpa kesalahan sama sekali, terutama pada bagian nama dan gelar. Kesalahan penulisan nama dan gelar dapat memberi kesan bahwa perusahaan kurang menghargai calon karyawan. Hal ini juga akan memengaruhi citra perusahaan di mata kandidat, yang mungkin saja, menjadi ragu untuk bergabung ke dalam perusahaan.
Inilah mengapa, sebelum mengirimkan surat penawaran kerja, perusahaan sangat disarankan untuk melakukan pengecekan kembali secara menyeluruh demi menghindari kesalahan tersebut. Offering letter adalah surat formal sehingga kesempurnaan dalam penulisan dan kebenaran informasi di dalamnya merupakan prioritas utama.
Posisi Pekerjaan dan Lokasi Kerja
Surat penawaran pekerjaan harus mencantumkan posisi atau jabatan pekerjaan, sekaligus lokasi kerja dimana calon karyawan ditempatkan. Posisi pekerjaan penting untuk disampaikan agar tidak menimbulkan kebingungan dan ambiguitas informasi bagi calon karyawan. Informasi ini juga berkaitan dengan deskripsi pekerjaan yang telah diberikan oleh perusahaan sebelumnya.
Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab Pekerjaan
Jika spesifikasi pekerjaan digunakan untuk melakukan seleksi berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan. Maka dalam surat penawaran kerja, detail ini tidak disebutkan lagi karena kandidat telah berhasil memenuhinya. Sebagai gantinya, di dalam surat tersebut akan dijelaskan mengenai deskripsi tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang harus dijalankan dengan baik dan profesional.
Gambaran tugas dan kewajiban pekerjaan ini membantu calon karyawan mempersiapkan diri sebelum bekerja di perusahaan tersebut. Sekaligus mengetahui ekspektasi tempat kerja yang harus dipenuhi seiring berjalannya waktu.
Tanggal Mulai Bekerja
Tanggal mulai bekerja biasanya ditentukan oleh perusahaan dengan berbagai pertimbangan. Meskipun demikian, tanggal mulai bekerja bukanlah keputusan mutlak sepihak yang tidak dapat ditawar. Jika kandidat berhalangan untuk mulai bekerja pada tanggal tersebut suatu alasan, perusahaan akan memberikan kebijakan tertentu dengan catatan calon karyawan telah melakukan konfirmasi dan negosiasi.
Untuk itu, di dalam surat penawaran kerja akan disebutkan bahwa “kami berharap Saudara dapat mulai bekerja pada tanggal (…). Namun, apabila terdapat kendala atau situasi yang tidak memungkinkan untuk hadir pada tanggal tersebut, diharapkan segera melakukan konfirmasi melalui (…).” Kemungkinan negosiasi semacam ini adalah budaya yang bagus di perusahaan karena mempertimbangkan pihak karyawan juga. Serta mengkonfirmasi kapan waktu calon karyawan dapat mulai bekerja dan melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
Upah, Tunjangan dan Keuntungan yang Ditawarkan
Di antara semua detail yang disampaikan di surat penawaran kerja, upah, tunjangan dan keuntungan merupakan bagian yang paling penting dan dinantikan oleh calon karyawan. Melihat kecenderungan ini, perusahaan dapat menjadikannya sebagai daya tarik untuk meyakinkan kandidat agar mau bergabung dan memberikan kontribusi untuk memajukan bisnis.
Meski berdampak besar pada pengambilan keputusan kandidat, perusahaan perlu bijak dalam menentukan besaran upah atau tunjangan yang sesuai dengan beban kerja dan kemampuan perusahaan. Pada titik ini, perusahaan dapat melakukan negosiasi dengan kandidat agar menemukan titik temu yang memuaskan bagi kedua belah pihak.
Sistem atau Ketentuan Cuti
Cuti menjadi hak karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, ketentuan dan sistem pengambilan cuti juga wajib dibahas di dalam surat penawaran kerja. Informasi yang dicantumkan dapat meliputi apakah cuti tersebut berpengaruh pada upah, berapa lama cuti dapat diambil dan ketentuan apa saja yang harus dipenuhi supaya karyawan dapat mengajukan cuti.
Batas Waktu
Batas waktu yang jelas harus diberikan kepada calon karyawan untuk membuat keputusan. Biasanya, batasan waktu disampaikan dengan kalimat yang kurang lebih seperti: “Apabila Anda menerima tawaran pekerjaan ini, mohon untuk menandatangani salinan surat ini dan mengirimkan kembali kepada kami sebelum (tanggal). Seandainya memiliki pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi (nama dan kontak). Kami sangat menantikan dan menyambut Anda bergabung dengan perusahaan kami.”
