Penawaran kerja atau job offer diberikan oleh perusahaan kepada kandidat yang terpilih untuk mengisi suatu jabatan setelah melalui proses seleksi. Job offer merupakan salah satu bentuk bentuk apresiasi dan juga informasi mengenai penawaran kerja yang diberikan, meliputi jabatan, tanggung jawab, penawaran gaji dan sebagainya. Penawaran kerja sendiri dapat diberikan melalui email, panggilan telepon, atau secara langsung dengan bertatap muka.
Meskipun sudah lolos seleksi, bukan berarti kandidat secara otomatis setuju dengan penawaran pekerjaan tersebut karena ada kemungkinan pelamar mengundurkan diri. Di sinilah penawaran pekerjaan diperlukan supaya kandidat mengetahui hak dan kewajibannya secara detail dan akhirnya menerima keputusan perusahaan untuk mempekerjakannya. Agar penawaran bekerja dari perusahaanmu sulit untuk ditolak calon karyawan, berikut ini adalah tips yang dapat kamu coba dari match recruitment.
Tips Membuat Penawaran Kerja
Pelamar memang membutuhkan pekerjaan. Namun, ada kemungkinan ketika lolos seleksi, kandidat justru mengundurkan diri karena berbagai alasan. Perusahaan wajib memutar otak untuk mempertahankan kandidat potensial ini dengan cara membuat penawaran kerja yang meyakinkan dan menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Karena penawaran kerja yang ditolak kandidat, terlebih bila tidak ada cadangan kandidat lainnya akan sangat memusingkan recruiter. Hal seperti ini tidak menutup kemungkinan untuk terjadi, karena setiap pelamar kerja dapat memiliki berbagai pilihan tawaran kerja yang diajukan oleh beberapa perusahaan lain kepada mereka. Jika kamu menginginkan kandidat terbaikmu menerima penawaran kerja darimu. Kamu harus memenangkan hari mereka sebelum meminta mereka untuk berkomitmen. Berikut cara-cara yang dapat diikuti:
Terlihat Menarik oleh Kandidat
Cobalah untuk mendapatkan pemahaman tentang kepribadian dan preferensi kandidat sebelum memberikan rincian lebih lanjut tentang peluang kerja yang tersedia. Cari tahu mengapa kandidat mengejar jenjang dan peluang karir sehingga kamu dapat mempelajari apa yang paling mereka sukai dari posisi yang terbuka.
Hubungi Via Telpon Terlebih Dahulu
Sebelum memberikan surat penawaran kerja, sebaiknya perusahaan menghubungi kandidat yang lolos seleksi melalui telepon terlebih dahulu. Selain lebih cepat, kontak telepon juga bertujuan untuk menyampaikan berita bahwa saat ini kandidat sudah masuk dalam tahap penawaran kerja. Setelah pemberitahuan tersebut, nantinya ada tindak lanjut berupa pertemuan yang membahas tentang tugas, hak dan kewajiban, serta penawaran gaji yang disepakati bersama.
Setelah menyampaikan hal tersebut melalui telepon, perusahaan dapat menginfokan pula kapan surat penawaran akan dikirimkan dan kapan penandatanganan kontrak harus dilakukan. Dengan begini calon karyawan juga dapat mempersiapkan diri menyambut hari baiknya ketika diterima bekerja.
Berikan Ucapan Selamat Kepada Calon Karyawan
Setelah memberitahu calon karyawan via telepon, perusahaan dapat mulai membuat surat penawaran kerja. Agar lebih menghargai dan menunjukkan kultur baik dari tempat kerja, mulailah dengan memberikan ucapan selamat sudah diterima di perusahaan tersebut. Walaupun sepele, memberikan selamat menunjukkan sikap ramah dan terbuka pada karyawan baru yang dapat meredakan ketegangan yang mungkin dirasakan kandidat.
Ucapan selamat juga menjadi bentuk penerimaan yang secara psikis membuat calon karyawan senang dan menyambut baik tawaran dari perusahaan. Hal ini sejalan dengan tujuan perekrut dalam mengirimkan surat penawaran kerja.
Pendekatan Personal
Supaya lebih personal dan menyentuh, jangan ragu untuk mengubah template surat penawaran kerja dengan menambahkan kelebihan yang dimiliki oleh kandidat yang membuatnya diterima di perusahaan tersebut. Misalnya dengan mengatakan bahwa pengalaman kerjanya di bidang tertentu menjadi nilai plus, kemampuan dalam aspek tertentu sangat berguna untuk perusahaan dan lain sebagainya. Kamu juga dapat tetap menjaga komunikasi dengan calon karyawan, dengan mengundangnya ke dalam komunitas talent perusahaan, sebelum surat tawaran kerja dikirimkan.
Pendekatan personal semacam ini bukan hanya membuat penawaran lebih mudah diterima, namun juga menunjukkan penghargaan kepada calon karyawan yang menjadi gambaran akan budaya yang baik perusahaan. Jika sebelum resmi bekerja saja perusahaan begitu humanis dan hangat, calon karyawan seakan mendapatkan jaminan bahwa lingkungan kerjanya nanti membuatnya nyaman dan berkembang.
Informasikan Posisi dan Detail Pekerjaan
Ketika membuat surat penawaran kerja, jangan lupa untuk menuliskan nama calon karyawan dengan benar dan informasikan nama jabatan yang akan diisinya. Pastikan juga untuk mencantumkan detail pekerjaan atau job description secara lengkap, jelas dan terperinci supaya sejak awal calon karyawan memahami tugas dan kewajibannya di jabatan tersebut.
Informasi mengenai detail pekerjaan juga menjadi pertimbangan kandidat untuk menerima penawaran tersebut. Sebab, dia tahu pasti apa saja yang berada dalam lingkup tugasnya dan menimbang kemampuannya untuk dapat menyelesaikan segala pekerjaan yang dibebankan.
Pertimbangkan Penawaran Perusahaan Kompetitor
Kandidat yang potensial pasti memiliki berbagai pilihan selama perjalanan mereka mencari pekerjaan. Kenali siapa perusahaan pesaing yang dipertimbangkan kandidat. Kamu dapat mengevaluasi proposisi nilai karyawan, budaya perusahaan, dan lainnya. Dan menunjukkan apa yang membuat perusahaanmu lebih baik atau berbeda. Tekankan perbedaan ini kepada kandidat sehingga mereka mengerti mengapa mereka harus memilih bekerja denganmu.
Yakinkan Kandidat
Tidak semua calon karyawan menerima surat penawaran pekerjaan tanpa pikir panjang. Ada tipe individu yang lebih berhati-hati dalam mengambil keputusan sehingga perlu diyakinkan terlebih dahulu. Untuk mengantisipasi hal seperti ini, perusahaan sebaiknya meyakinkan calon karyawan melalui surat penawaran yang meyakinkan.
Ada banyak cara meyakinkan kandidat agar menerima pekerjaan tersebut. Salah satunya adalah dengan menyebutkan bahwa dia memiliki kemampuan dan keahlian yang sangat dihargai oleh perusahaan. Perekrut juga dapat memberikan informasi mengenai keuntungan tambahan di luar gaji yang akan diterima calon karyawan jika berkenan menjadi bagian dari perusahaan tersebut, seperti bonus tahunan atau kesempatan mengembangkan diri.
Satu hal yang perlu diperhatikan adalah meyakinkan kandidat tidak sama dengan memohon karena perusahaan tetap harus menjaga citranya. Hubungan kerja adalah relasi profesional berdasarkan asas saling membutuhkan antara perusahaan dan karyawan sehingga berikan batasan sampai mana perusahaan dapat meyakinkan kandidat supaya tidak terkesan terlalu berharap yang malah menurunkan nilai perusahaan.
Periksa Kembali
Kesalahan sekecil apapun dalam penawaran kerja, baik dalam bentuk surat atau email tidak dapat ditoleransi. Itulah sebabnya sebelum mengirimkan penawaran kerja kepada calon karyawan, pastikan sudah memeriksa semua detailnya dengan benar dan teliti. Cek kembali apakah nama kandidat sudah ditulis dengan benar, berikut gelar akademik yang dimilikinya sebagai bentuk bahwa perusahaan tidak sembarangan atau meremehkan calon karyawannya.
Periksa juga apakah posisi yang ditawarkan sudah tertulis jelas, begitu pula dengan deskripsi pekerjaan yang harus dijabarkan secara rinci dan detail agar tidak terjadi kesalahpahaman. Ketika semua aspek surat penawaran kerja sudah sempurna dan tidak ada kesalahan, barulah perusahaan bersiap untuk mengirimkannya ke kandidat terpilih.
Agar tidak terjadi kesalahan sama sekali, ada baiknya pihak pembuat surat melakukan pengecekan lebih dari sekali bahkan sebelum meminta tanda tangan manajer atau pejabat terkait. Ingat bahwa surat tersebut juga menjadi cerminan nama baik dan profesionalisme perusahaan jadi sikap hati-hati dan teliti sangat diperlukan sebelum surat dikirimkan.
Kirimkan Surat Penawaran Kerja
Begitu surat penawaran pekerjaan sudah ditulis rapi, diperiksa kembali dan ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang, kini saatnya mengirimkan dokumen ke calon karyawan. Jika mengirimkannya melalui email, pastikan alamat email diketikkan dengan benar untuk menghindari kesalahan kirim yang membuat kandidat menolak suratnya. Setelah mengirimkan email, ada baiknya untuk mengabarkan kepada penerima agar kandidat tidak melewatkan pesan tersebut dan segera mengeceknya.
Jika surat penawaran kerja dikirimkan melalui ekspedisi, cek alamat penerima dengan baik dan benar termasuk nomor rumah dan juga nomor telepon yang dapat dihubungi oleh kurir. Mengingat surat ini bersifat penting, ada baiknya untuk memilih jenis pengiriman tercepat agar surat dapat diterima dan calon karyawan dapat merespons sesegera mungkin.
Surat penawaran kerja bukan hanya berisik tawaran posisi dan gaji, namun menjadi kesepakatan hak dan kewajiban yang musti dipenuhi, baik oleh perusahaan maupun calon karyawan. Oleh sebab itu, pastikan untuk membuat surat penawaran yang profesional dan informatif supaya dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh calon karyawan.
Kemampuan untuk membuat penawaran kerja yang meyakinkan dan sulit untuk ditolak calon karyawan adalah salah satu keahlian recruiter profesional yang akan sangat berguna bila dapat dikuasai dengan baik.
