Selain surat lamaran kerja, terdapat juga surat penolakan lamaran kerja dalam suatu instansi maupun lembaga. Jenis surat ini dibuat dengan tujuan menolak lamaran kerja yang asalnya dari pihak pelamar, ini umumnya diberikan oleh pihak HRD.
Dalam sebagian perusahaan, bisa juga diberikan oleh pihak personalia. Untuk itulah bagi orang yang menempati posisi HRD maupun personalia harus paham dengan seluk beluk mengenai surat ini. Jika belum jelas, mungkin pembahasan berikut bisa menjadi tambahan pengetahuan untuk Anda:
Pengertian Surat Penolakan
Surat penolakan kerja diberikan kepada pihak pelamar kerja lantaran berbagai macam sebab. Beberapa diantaranya seperti data diri kurang sesuai ataulatar belakang pendidikan yang dimiliki. Bahkan bisa juga karena pengalaman yang tak sesuai dengan yang diperlukan.
Maka dari itulah, surat ini dibutuhkan sebagai respon ataupun balasan dari surat lamaran kerja dari pelamar. Nantinya, pihak yang bersangkutan seperti tim HRD harus membuat surat penolakan lamaran kerja yang baik serta sopan. Lalu, jika ada tim HRD yang bingung saat membuatnya, bisa membaca contoh surat penolakan kerja yang ada.
Pembuatan surat penolakan ini memang harus menggunakan bahasa dan susunan kata yang baik dan sopan. Tujuannya, supaya pihak pelamar kerja tidak merasa tersinggung saat menerimanya. Untuk itu, bisa dikatakan bahwa jenis surat ini bersifat resmi yang berasal dari suatu institusi.
Tujuan dalam membuat surat ini adalah untuk memberikan informasi bahwa lamaran kerja yang diajukan ditolak oleh pihak perusahaan. Dengan dikirimkannya surat semacam ini, membuat pelamar tidak terus menerka-nerka apakah lamaran kerja yang diajukan diterima atau sebaliknya.
Fungsi Surat Penolakan
Pembuatan surat penolakan lamaran kerja bukan hanya sekedar hal asal saja. Pasalnya, jenis surat menolak lamaran kerja ini mempunyai beberapa fungsi yang perlu dipahami. Terlebih bagi pihak yang bertugas membuat. Berikut beberapa surat untuk menginformasikan bahwa lamaran kerja ditolak:
- Memperlihatkan bahwasanya penolakan yang dilakukan merupakan perkara yang cukup serius dan penting.
- Menjadi bahan untuk evaluasi diri bagi pihak pelamar kerja supaya bisa lebih meningkatkan skill yang dimiliki.
- Surat penolakan semacam ini juga bisa menjadi suatu informasi yang bersifat resmi mengenai hubungan kerjasama.
- Jenis surat ini, ternyata juga mampu meningkatkan citra suatu instansi.
Cara Membuat Surat Penolakan
Bagi pihak seperti personalia maupun HRD penting untuk memahami cara pembuatan surat penolakan lamaran kerja dengan baik. Meskipun, tidak seluruh instansi melakukan pengiriman surat penolakan semacam ini untuk pelamar kerja yang mereka tolak.
Walaupun demikian tidak ada salah untuk memahami dan mempelajari tata caranya. Jika dilihat secara umum pun pembuatan jenis surat penolakan ini tidak berbeda jauh dengan surat resmi lainnya. Berikut beberapa cara untuk membuat surat penolakan:
1. Buat Kop Surat, Alamat Serta Tanggal
Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam membuat surat penolakan lamaran kerja adalah membuat bagian Kop Surat. Setelah itutuliskan alamat dan juga tanggal. Alamat yang ditulis bisa dilakukan penyesuaian dengan alamat tempat berdirinya perusahaan untuk melamar kerja.
Untuk kop sendiri, biasanya dipakai untuk membuat surat penolakan mempunyai kesan formal dan resmi. Dengan begitu, pihak pelamar tidak menganggapnya dengan surat palsu yang dibuat seseorang karena terdapat kopnya.
2. Salam Hormat Serta Kalimat Pembuka
Jika poin pertama tadi sudah dilakukan dengan baik, maka proses selanjutnya untuk membuat surat penolakan adalah menulis bagian salam hormat serta kalimat pembukaan. Untuk kalimat pembuka sendiri, bisa diisi dengan ungkapan terima kasih.
Ungkapan terima kasih ini ditujukan kepada pihak pelamar yang sudah melamar kerja dan partisipasinya untuk mengikuti seleksi. Sertakan juga tanggal dari penerimaan atas surat lamaran kerja yang dibuat pelamar. Hal ini penting, untuk menciptakan kesan profesional.
3. Isi Surat Penolakan Kerja
Bagian selanjutnya yang harus ditulis untuk surat penolakan yaitu isi surat. Pergunakan kalimat yang baik sekaligus sopan dalam surat ini. Satu tanda surat penolakan yang baik dan sopan adalah dilengkapi dengan alasan penolakan.
Jangan hanya menuliskan kalimat penolakan saja dalam surat penolakan lamaran kerja. Sertakanlah alasan mengaapa surat lamaran kerja yang diajukan pelamar ditolak. Karena jika tidak dijelaskan, bisa menimbulkan kesan bahwa pihak HRD maupun personalia perusahaan kurang teliti serta objektif.
Contoh alasan yang bisa disertakan yaitu kualifikasi pelamar kurang sesuai dengan posisi yang ada. Selain itu, bisa juga lantaran latar belakang pendidikan yang dimiliki kurang memenuhi persyaratan dan lainnya.
4. Ucapan Terima Kasih Sekaligus Penutup
Tahapan terakhir untuk membuat surat penolakan lamaran pekerjaan yaitu menuliskan ucapan terima kasih beserta penutup. Sertakan juga harapan dan saran kepada pelamar, seperti agar pelamar memperoleh pekerjaan yang diinginkan dengan segera atau meningkatkan skill yang sesuai dengan passionnya. Selanjutnya, tuliskan salam hormat beserta nama serta jabatan dari pihak yang bertugas membuat. Bisa HRD maupun personalia.
Contoh Surat Penolakan
Jika pihak yang bertugas untuk membuat sekaligus mengirimkan surat penolakan lamaran kerja masih merasa bingung. Mungkin harus memulai dengan apa dulu, atau bingung bagaimana format penulisan yang diperlukan. Maka tak perlu risau terkait perkara tersebut.
Sebab masalah tersebut bisa diatasi dengan memperhatikan ataupun menirukan contoh surat penolakan yang saat ini banyak di internet. Nantinya, tinggal dilakukan penyesuaian saja dengan keperluan serta data yang dimiliki untuk menolak surat lamaran kerja. Berikut contoh surat penolakan:
PT Indo Sejahtera Abadi
Jalan Kahuripan Nomor 69, Bandung
Nomor Telepon. 085xxxxxxxxx. Fax 176xxx
Surat Penolakan Lamaran Kerja
Nomor: 951xxxxxxx
Kepada Yth
Nadia Susanti, SE
Jalan Manis Renggo Nomor 42
Jakarta Barat
Dengan Hormat
Atas datangnya surat ini, kami menginformasikan bahwasanya perusahaan kami telah menerima surat lamaran kerja yang saudara ajukan pada tanggal 16 Oktober 2022. Dalam surat tersebut, menyebutkan bahwasanya saudara berkeinginan untuk mengisi posisi staff marketing di perusahaan kami.
Akan tetapi dengan berat hati, kami sampaikan permintaan maaf. Bahwasanya surat lamaran kerja yang saudara ajukan belum bisa kami terima. Hal ini karena ada beberapa hal yang masih berada dibawah standar kualifikasi yang perusahaan kami butuhkan.
Demikian surat ini kami sampaikan, besar harapan kami jika suatu saat nanti saudara bisa bergabung dengan PT Indo Sejahtera Abadi. Jika tidak semoga saudara bisa sukses di tempat yang lainnya.
Jakarta 20 Januari 2022
Hormat Kami
PT Indo Sejahtera Abadi
Herman Susanto
Manajer Personalia
Dari berbagai macam pembahasan yang disebutkan di atas bahwa diketahui bahwa untuk membuat surat penolakan lamaran kerja perlu beberapa langkah. Mulai dari penulisan Kop surat sampai dengan penutup. Penggunaan bahasa baik dan sopan dibutuhkan dalam membuat surat ini. Tujuannya tidak lain supaya pihak pelamar kerja tidak merasa tersinggung.
Merasa kesulitan karena harus membuat surat seperti ini setiap kali tidak mendapatkan kandidat potensial berkerja di perusahaan Anda? Coba gunakan jasa headhunter! Anda tidak perlu repot memikirkan atau membuat offering letter, surat panggilan interview ataupun surat penolakan. Selain itu, proses rekrutmen Anda pun bisa lebih hemat waktu, tenaga dan uang.
Hubungi match recruitment, perusahaan headhunter berpengalaman dan terpercaya selama lebih dari 10 tahun. Konsultasi gratis sekarang juga!
