Dalam dunia kerja, jika calon pekerja yang sudah melamar, mereka tinggal berharap apakah akan mendapatkan surat panggilan interview atau tidak. Kehadiran surat ini adalah pertanda angin segar bagi pelamar kerja sehingga bisa mengikuti tahap selanjutnya, yaitu wawancara. Wawancara tersebut dibutuhkan agar pelamar dapat mempromosikan dirinya untuk mendapatkan pekerjaan.
Seperti yang diketahui, setiap perusahaan memiliki prosedur yang serupa saat menyeleksi pelamar yang ingin bekerja. Apabila seorang pelamar dirasa layak untuk mengikuti seleksi, maka perusahaan akan memanggil pelamar untuk wawancara. Surat panggilan wawancara kerja pun dibuat untuk mengundang pelamar tersebut.
Namun mengingat surat interview yang dibuat dari perusahaan, maka pembuatnya perlu mengikuti format penulisannya dengan benar. Bagi yang ingin mengetahui lebih dalam, artikel ini akan memberikan penjelasan, komponen, serta contoh surat panggilan interview yang lengkap.
Apa Itu Surat Panggilan Interview?
Secara harfiah, surat panggilan interview atau wawancara adalah sebuah lampiran berupa panggilan kepada pelamar yang dinyatakan lolos seleksi. Adapun pelamar yang lolos akan dipanggil untuk mengikuti instruksi selanjutnya. Sebelum mengikuti seleksi tersebut, pelamar akan diajak wawancara terlebih dahulu.
Lantas, mengapa surat tersebut masih dibuat di zaman dimana perkembangan teknologi berkembang pesat? Hal tersebut dikarenakan surat panggilan wawancara kerja ini bersifat resmi, dan dijadikan sebagai bukti dari adanya panggilan tersebut. Selain itu, surat dapat menjadi nilai profesionalisme pada perusahaan.
Meski demikian, surat panggilan ini tetap dapat mengikuti perkembangan zaman modern. Sebagian perusahaan yang canggih, kini dapat mengirimkan surat panggilan melalui email pelamar yang dicantumkan. Namun untuk sebagian perusahaan lainnya, masih menggunakan jalur pos.
Komponen Surat Panggilan Interview
Dikarenakan sifatnya yang resmi, maka penulisan dan komponen dalam surat panggilan interview harus dibuat dengan rapi dan terstruktur. Pembuat surat perlu memahami dengan baik, sebelum melihat contoh surat panggilan wawancara kerja.
Perlu diingat, jika meski setiap perusahaan memiliki penulisan yang berbeda, namun komponen yang dituliskan tetap sama. Adapun dari berbagai macam komponen yang perlu dituliskan adalah sebagai berikut:
- Kop surat. Umumnya, bagian ini mencantumkan informasi seperti nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon.
- Nomor surat. Biasanya nomor-nomor ini ditulis sebagai informasi yang disampaikan dalam bentuk kode.
- Header. Perihal lampiran disertai tempat dan tanggal pembuatan surat. Sebagian surat ada yang hanya menggunakan tanggal saja.
- Informasi pelamar. Hal ini dicantumkan adalah penerima surat dapat mengetahui bahwa surat memang ditujukan kepadanya.
- Kalimat pembuka. Setelah salam hormat, surat baru dilanjuti dengan isi mengenai panggilan kerja.
- Tanggal dan lokasi interview. Hal ini dicantumkan agar penerima surat dapat mengetahui kapan dan dimana wawancara kerja dilakukan. Surat juga dapat memberikan informasi mengenai syarat untuk pelamar dalam mengunjungi wawancara.
- Biaya reimbursement/akomodasi. Perusahaan dapat membiayai pelamar apabila sedang berada di luar kota.
- Kalimat penutup. Setelah mengucapkan terima kasih, surat ditutup dengan tanda tangan HRD atau Personalia yang membuat surat tersebut.
Contoh Surat Panggilan Interview
Setelah mempelajari tentang surat lebih dalam, maka di bawah ini adalah contoh surat panggilan wawancara yang umumnya dibuat perusahaan. Surat ini dapat memiliki bahasa Indonesia, namun juga ada yang berbahasa Inggris. Keduanya relatif memiliki penulisan yang serupa.
1. Contoh Surat Panggilan Interview Dalam Bahasa Indonesia
Untuk yang pertama, pembuat surat dapat mencontoh surat yang masih menggunakan bahasa Indonesia. Pada perusahaan lokal, HRD atau pimpinan personalia umumnya masih menggunakan bahasa ibu.
Meski tidak menggunakan bahasa Inggris, namun penulisan harus tetap dibuat dengan profesional. Sebagai referensi, berikut contoh yang bisa digunakan saat membuat surat sendiri:
PT. MASSIVE RECRUITMENT
Jl. Alamat Perusahaan, No. 75, Jakarta Selatan.
Telp: 081x-xxx-xxxx | E-mail: ayokerja@recruitment.com
No: 14/MR/HRD/VII/2022 Jakarta, 14 Oktober 2022
Hal: Panggilan Interview
Dokumen: 1 hal
Untuk Yth,
Saudara Fariz Ahmad
Di Tempat
Dengan hormat,
Bahwasannya mengenai hasil seleksi dari rekrutmen pegawai yang diselenggarakan oleh PT Massive Recruitment tertanggal 10 Oktober 2022. Kepada Saudara Fariz Ahmad, dengan ini dinyatakan layak menjadi salah satu kandidat yang memenuhi syarat untuk posisi Akuntan pada perusahaan kami.
Melalui surat ini, perusahaan mengundang Saudari untuk ikut serta dalam tes wawancara kerja yang akan diadakan di perusahaan. Maka dari itu, kami berharap Saudara dapat hadir di kantor perusahaan pada:
Hari/Tanggal : Kamis, 20 Oktober 2022
Waktu : 10.45 WIB - Selesai
Tempat : Kantor Utama PT. Massive Recruitment, Jakarta Selatan
Agar dapat mengikuti tes wawancara, Saudari diharapkan untuk melengkapi:
- Surat ijazah asli.
- Transkrip nilai asli.
- Berpakaian rapi dan profesional.
Apabila Saudara berasal dari daerah luar Jakarta, maka kami akan siap membiayai perjalanan Saudara. Adapun ketentuan dalam biaya akomodasi kami adalah sebagai berikut:
● Nominal maksimal biaya yang akan kami siapkan sebesar Rp250.000,- apabila Saudara tinggal di area Jabodetabek.
● Apabila Saudari berada di luar Jabodetabek, maka kami akan menyiapkan biaya akomodasi maksimal sebesar Rp1.000.000,-.
● Saudara dapat mengajukan biaya melalui bagian keuangan kami saat hari wawancara. Saudara diharapkan membawa bukti pembayaran tiket dan fotokopi KTP untuk proses pencairan biaya akomodasi.
Demikian isi dari surat kami sampaikan dengan sebenar-benarnya. Kami mengucapkan terima kasih sudah melamar di perusahaan kami.
Dengan hormat,
Anya Melia Aulia
Pimpinan HRD
2. Contoh Surat Panggilan Interview Dalam Bahasa Inggris
Dalam perusahaan internasional, lampiran yang diberikan akan menggunakan bahasa universal. Berikut contohnya:
PT. INTERNATIONAL BUSINESS & CO.
Full Address Street, Medan, North Sumatra
Telp: 081x-xxx-xxxx | E-mail: application@intbusiness.com
Medan, 14th October 2022
Cynthia Lee
Home Address
Deli Serdang
North Sumatra
Dear Mrs. Lee,
Thank you for applying for the position of a graphic designer with our company. We have received your application and portfolio through our email. We have looked into it and we have decided to interview you for the position you are applying for as soon as possible.
Currently, we have two schedule choices for you. We are open to interviewing you on Tuesday at 2 PM or at 3 PM. The interview will be done via a video call by Skype. Please reply to this email with your preferred schedule and Skype username. Should you have any problem with the two choices, please feel free to contact us through this email.
We will be waiting for your response and confirmation.
Best Regards,
Our best regards,
International Business & Co.
Begitulah penjelasan mengenai surat panggilan interview, dilengkapi dengan kedua contoh undangan wawancara dengan dua bahasa. Dengan adanya contoh, maka pembuat dapat menulis surat yang terstruktur, serta mengikuti penulisan dan komponen yang diberlakukan.
Membuat surat tentu bukan hal yang mudah, mengingat surat tersebut akan menjadi salah satu penilaian orang mengenai perusahaan tersebut. Pastikan untuk membuat isi surat dengan sebenar-benarnya, agar penerima surat yaitu pelamar dapat memahami tujuan dari pemberian surat panggilan.
Selain surat panggilan interview, ada juga offering letter atau surat tawaran pekerjaan yang perlu Anda pahami. Cari tahu di artikel lainnya sekarang!
