Terdapat berbagai hal yang perlu disiapkan oleh perusahaan ketika membuka rekrutmen karyawan baru. Salah satunya adalah memberikan job description dan job specification yang memadai, sehingga pelamar kerja dapat memahami secara jelas tanggung jawab dan kualifikasi apa saja yang diminta oleh pemberi kerja. Sayangnya, kedua istilah tersebut seringkali disamakan walaupun faktanya perbedaan job description dan job specification cukup mendasar.
Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sering disamakan karena keduanya sama-sama membahas tentang informasi seputar posisi tertentu yang ditawarkan. Namun, penting untuk mengetahui apa perbedaan job description dan job specification karena masing-masing memiliki fokus yang berbeda dan perlu disikapi secara berbeda pula. Apa saja perbedaan yang yang dimaksud, simak keterangannya di bawah ini:
Tujuan Penggunaan
Job description dan job specification memiliki tujuan penggunaan yang cukup berbeda. Deskripsi pekerjaan menjelaskan tentang tugas, tanggung jawab dan peran dari suatu posisi ketika kandidat diterima bekerja dan menduduki jabatan tersebut. Tujuan dari informasi ini, supaya kandidat memahami tuntutan dan prasyarat yang diberikan oleh perusahaan. Sehingga para pelamar kerja dapat membuat penilaian mandiri apakah dirinya sesuai dengan karakteristik pekerjaan tersebut atau tidak.
Di sisi lain, job specification atau spesifikasi pekerjaan adalah informasi mengenai kualifikasi, baik dari segi pendidikan, pengalaman atau kemampuan, yang dibutuhkan untuk memenuhi suatu posisi tertentu. Informasi ini sangat penting bagi pelamar pekerjaan untuk melihat apakah dirinya memiliki kualifikasi yang diminta oleh perusahaan atau tidak. Spesifikasi pekerjaan juga bermanfaat bagi perusahaan untuk menyeleksi kandidat yang memenuhi kualifikasi dengan lebih cepat.
Baik deskripsi pekerjaan maupun spesifikasi perlu dirumuskan dengan baik oleh perusahaan, mengingat tujuan penggunaannya yang juga menguntungkan dan membantu pihak pemberi kerja. Perusahaan perlu memberikan informasi yang terperinci dan jelas ketika rekrutmen dibuka.
Isi Konten
Perbedaan job description dan job specification selanjutnya adalah dari segi isi konten. Deskripsi pekerjaan berisi informasi yang lebih umum seputar perusahaan, posisi yang tersedia, serta profil pekerjaan dan lain sebagainya. Informasi ini dapat membantu kandidat dalam memahami tanggung jawab dan peran profesional yang akan dilakukan jika diterima bekerja dan menduduki jabatan tersebut.
Sedangkan spesifikasi pekerjaan menjelaskan informasi yang lebih spesifik mengenai suatu posisi, meliputi kemampuan, latar belakang pendidikan, sertifikasi, hingga pengalaman kerja terdahulu yang relevan dengan posisi yang ingin dilamar. Itulah mengapa spesifikasi pekerjaan juga dapat digunakan untuk menyeleksi kandidat dengan lebih cepat karena menggunakan kualifikasi yang diminta sebagai panduannya.
Meskipun berbeda isi dan fokus, kedua dokumen ini sama-sama penting dengan tujuannya masing-masing. Itulah sebabnya, penting untuk memberikan job description dan job specification yang detail pada saat rekrutmen. Karena baik perusahaan maupun kandidat membutuhkan informasi agar dapat menjalankan perannya dengan baik.
Proses Pembuatan
Proses dan dasar pembuatan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan juga berbeda. Ketika membuat deskripsi pekerjaan, perusahaan menjadikan kewajiban dan peran suatu jabatan sebagai dasar pembuatannya. Perusahaan akan mengidentifikasi tugas apa saja yang harus dilakukan serta peran yang dijalankan. Selain itu, perusahaan juga menentukan tanggung jawab yang dimiliki oleh pemegang jabatan terkait. Dengan kata lain, deskripsi pekerjaan dibuat berdasarkan karakteristik jabatan atau posisi yang dimaksud.
Di sisi lain, spesifikasi pekerjaan dibuat berdasarkan job description yang sudah dibuat untuk membantu menyeleksi kandidat di tahap awal rekrutmen. Uniknya, spesifikasi pekerjaan tidak hanya dibuat berdasarkan kebutuhan perusahaan saja, namun juga harus memenuhi standar industri dan regulasi yang berlaku. Contohnya, dalam industri makanan, lulusan jurusan Teknologi Pangan saja tidak cukup. Kandidat harus memiliki sertifikasi nasional untuk dapat terjun langsung dalam proses pengolahan makanan.
Dari proses pembuatan ini dapat dilihat keterkaitan antara kedua dokumen tersebut. Deskripsi pekerjaan dapat dianggap sebagai dasar yang memengaruhi penentuan kualifikasi suatu posisi karena pembuatannya melibatkan profil pekerjaan ataupun perusahaan. Sedangkan spesifikasi pekerjaan merupakan dokumen turunan yang memberikan detail lebih spesifik untuk menyaring kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pengukuran Evaluasi Kinerja
Pengukuran evaluasi kerja bukan hanya dilakukan untuk melihat performa dari karyawan, namun juga menjadi dasar pemberian benefit tertentu sebagai penghargaan. Untuk itu, dibutuhkan job description dan job specification yang memainkan peran berbeda.
Job description yang berisi informasi tentang peran dan tanggung jawab karyawan pada posisi tertentu, membantu perusahaan menentukan ekspektasi dan target yang harus dicapai, serta melakukan penilaian kinerja secara objektif. Deskripsi pekerjaan membantu mengurangi ambiguitas dalam lingkup pekerjaan dan memudahkan kandidat memahami apa saja yang menjadi tanggung jawabnya jika diterima untuk posisi yang dilamar. Dengan job description yang detail dan jelas, perusahaan juga lebih mudah melakukan evaluasi karyawan.
Job specification memiliki peran berbeda dimana dokumen ini penting untuk menentukan transfer internal, kenaikan gaji, promosi ataupun bonus berdasarkan kualifikasi yang dimiliki oleh karyawan. Spesifikasi pekerjaan ini berfungsi sebagai standar perusahaan untuk menilai progress dan merekrut pegawai baru, terutama di tingkat senior berdasarkan pengalaman yang dimiliki sebelumnya.
Manfaat
Foto oleh cottonbro dari Pexels
Terakhir, deskripsi dan spesifikasi pekerjaan memiliki manfaat yang berbeda dalam perusahaan baik selama proses rekrutmen maupun evaluasi performa. Job description membantu perusahaan terutama bagian sumber daya manusia untuk menentukan cakupan peran dan mengevaluasi performa kerja. Dalam proses rekrutmen, deskripsi pekerjaan dapat digunakan untuk mengklarifikasi pertanyaan dari kandidat seputar peran dan tanggung jawab di posisi tersebut.
Deskripsi pekerjaan juga menjadi panduan untuk memasang ekspektasi perusahaan yang disampaikan selama wawancara kerja. Job description yang disusun dengan baik dapat menjelaskan ekspektasi, baik dari sisi kandidat maupun perusahaan dengan terperinci.
Job specification di sisi lain membantu menemukan kandidat yang tepat untuk suatu posisi karena berisi kualifikasi yang diinginkan perusahaan. Dokumen ini sangat berguna terutama selama proses rekrutmen karena memudahkan kandidat menilai sendiri apakah dirinya memenuhi persyaratan yang diminta perusahaan. Di waktu yang sama spesifikasi ini juga memudahkan pihak pemberi kerja dalam melakukan seleksi karena memiliki rambu-rambu yang jelas mengenai siapa saja yang dapat melanjutkan ke tahap seleksi selanjutnya.
Menariknya, spesifikasi pekerjaan yang jelas dan rinci dari perusahaan menjadi kunci bagi kandidat untuk membuat CV yang lebih personal dan meyakinkan. Spesifikasi pekerjaan yang detail juga akan membantu kandidat dalam menekankan kemampuan atau pengalaman seperti yang diminta. Hal ini akan mempermudah recruiter dalam melakukan screening CV. Dengan demikian, kemungkinan untuk lolos ke tahapan selanjutnya, bahkan untuk diterima kerja, juga lebih besar.
Akhir Kata
Perbedaan job description dan job specification memang tidak sedikit. Namun keduanya sama-sama penting dan saling melengkapi dalam proses rekrutmen karena memberikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menetapkan standar, dan bermanfaat pula bagi kandidat supaya dapat menemukan pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan dan latar belakang yang dimilikinya.
