Saat ini, para banyak pemilik bisnis yang melakukan background check calon karyawan secara menyeluruh. Background check memang sangat diperlukan sebelum membuat keputusan untuk mempekerjakan seorang pelamar kerja. Tanpa proses ini, perusahaan bisa saja membuat kesalahan besar dan mendapatkan karyawan yang kurang tepat atau bahkan toxic employee.
Apa Itu Background Checking?
Background check adalah proses mencari tahu latar belakang calon karyawan yang meliputi latar belakang finansial, pekerjaan, pendidikan, kesehatan dan tingkah laku. Dengan proses background check, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat dalam mempekerjakan karyawan. Dengan begitu, perusahaan dapat lebih terlindungi. Begitu pula dengan karyawan dan reputasi bisnis.
Kenapa Harus Melakukan Background Checking?
Terdapat berbagai alasan untuk melakukan background checking. Di bawah ini adalah beberapa di antaranya:
1. Lebih Mudah Daripada Memecat Karyawan
Dengan melakukan background checking di awal perekrutan, proses rekrutmen akan jauh lebih efektif bagi perusahaan dan calon karyawan itu sendiri. Perusahaan tidak perlu membuang waktu, karena dari awal sudah mengetahui siapa saja kandidat yang lebih tepat untuk bekerja di perusahaan.
Bila background check tidak dilakukan terlebih dahulu, kemungkinan perusahaan baru menemukan adanya kesalahan setelah mempekerjakan karyawan tersebut. Dan bila benar-benar tidak cocok dengan budaya, karyawan tersebut harus dipecat. Jelas, proses background check akan lebih mudah dilakukan dibandingkan memecat karyawan.
2. Meminimalisir Risiko
Terutama untuk perusahaan besar, pasti terdapat banyak sekali pelamar kerja yang mengirimkan CV ke recruiter. Siapa saja dapat melamar, termasuk orang-orang yang memiliki latar belakang kriminal ataupun kurang baik. Dengan background check di awal, perusahaan dapat meminimalisir risiko terjadinya penyalahgunaan wewenang di dalam organisasi.
3. Mengantisipasi Masalah Mendatang
Perusahaan dapat mengetahui kualitas tiap kandidat secara mendetail, kemudian memastikan siapa kandidat yang lebih cocok untuk bekerja di dalam perusahaan. Jika terdapat kandidat yang kurang cocok dan diperkirakan dapat menimbulkan masalah, maka dengan background check perusahaan dapat terlebih dahulu mengantisipasi timbulnya masalah.
Manfaat Background Checking
Employee background check perlu dilakukan saat perekrutan calon karyawan baru. Proses ini memiliki beberapa manfaat, di antaranya adalah:
1. Keamanan Kerja
Dalam dunia kerja, tiap perusahaan pasti berhubungan dengan perusahaan lain. Mulai dari vendor, pemegang saham, hingga pelanggan. Saat mempekerjakan karyawan, perusahaan harus tahu apakah mereka sebelumnya pernah melakukan pelanggaran atau tidak. Dengan begitu, keamanan kerja dapat tetap terjamin dan hubungan perusahaan dengan berbagai pihak juga dapat tetap terjaga baik.
2. Tidak Melanggar Aturan Pemerintah
Untuk merekrut karyawan, tiap perusahaan harus mengikuti peraturan yang diberlakukan oleh pemerintah. Baik merekrut karyawan lokal maupun ekspatriat, harus dipastikan apakah calon karyawan sudah memenuhi dokumen dan persyaratan yang dibutuhkan untuk bekerja di perusahaan secara legal.
Dengan proses background check, perusahaan jadi tahu betul bahwa calon karyawan bukanlah penduduk ilegal yang seharusnya tidak mendapatkan pekerjaan di negara kita. Karena kalau mempekerjakan karyawan ilegal, pihak perusahaan dapat didenda karena dianggap melanggar aturan pemerintah.
3. Melindungi Organisasi
Dengan memilih karyawan yang tepat dan sesuai dengan persyaratan perusahaan. Kamu telah melindungi organisasi dari berbagai hal yang tak diinginkan di masa mendatang. Seperti mencegah terjadinya korupsi, kolusi, tindakan kriminal, hingga pelecehan. Dengan begitu, lingkungan kerja organisasi pun dapat tetap sehat dan menyenangkan.
4. Mengenali Integritas
Manfaat background check yang utama adalah mengetahui integritas calon karyawan. Apakah mereka mempunyai integritas tinggi di tempat kerja atau apakah di perusahaan lamanya, mereka pernah melakukan pelanggaran? Kalaupun terjadi masalah di masa lalu, sebaiknya cari tahu terlebih dahulu apa penyebabnya. Sehingga, perusahaan dapat tahu lebih lanjut mengenai kejujuran kandidat.
5. Mengetahui Kemampuan Calon Karyawan
Melalui background check, tim HR dapat memberi tes yang menguji keterampilan mereka. Dari tes ini, perusahaan dapat mengetahui sejauh mana kemampuan mereka. Apakah kemampuan yang mereka miliki sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan? Lebih jauh lagi, perusahaan juga dapat mengecek keabsahan kemampuan karyawan melalui background check.
6. Antisipasi Kecurangan
Background check adalah cara yang paling tepat untuk mengantisipasi adanya kecurangan saat melamar kerja. Misalnya seperti pemalsuan dokumen. Ini dapat meliputi banyak hal lainnya, seperti ijazah, transkrip nilai, hingga pengalaman kerja.
Tahapan Background Checking
Berikut ini adalah cara melakukan background check sesuai dengan tahapan yang tepat:
1. Informasikan Dahulu ke Kandidat
Cara background check yang pertama adalah memberi tahu terlebih dahulu ke kandidat bahwa pihak perusahaan akan melakukan background checking. Kandidat berhak tahu dan perusahaan harus mendapat izin dari mereka untuk melakukan langkah selanjutnya.
Pastikan untuk menulis tujuan jelas tentang alasan dilakukannya background check dan difotokopi. Berikan kopiannya ke tiap kandidat, dapat secara langsung maupun via e-mail. Pastikan tiap kandidat sudah menerima dan menandatangani dokumen tersebut. Lalu, simpan kopiannya dengan baik.
2. Proses Background Check Karyawan
Ini dia yang perlu diverifikasi saat proses background check karyawan:
- Verifikasi Kompetensi Akademik: mengecek keaslian ijazah dan transkrip nilai.
- Verifikasi CV: mengecek apakah informasi yang ditulis di CV sepenuhnya benar.
- Riwayat Kesehatan: memeriksa kondisi jasmani, mental, dan riwayat kesehatan akan penyakit tertentu.
- Melakukan Tes Narkoba: memeriksa riwayat pemakaian obat-obatan terlarang sehingga tidak mempekerjakan seorang pecandu narkoba sebagai karyawan.
- Jejak Kriminalitas: memeriksa apakah calon karyawan pernah terlibat dalam kasus kriminalitas yang bisa merugikan atau membahayakan perusahaan.
- Verifikasi Kompetensi Kerja: mengecek apakah seluruh kemampuan dan kompetensi kerja sesuai dengan yang tertulis di CV.
- Verifikasi Kinerja di Perusahaan Sebelumnya: memastikan kembali apakah benar pencapaian yang dituliskan di CV berkaitan dengan pekerjaan sebelumnya.
- Verifikasi Melalui Reference Check: melalui rekan kerja, user atau manager di tempat kerja sebelumnya. Kamu dapat menverifikasi pengalaman dan pencapaian kerja yang dicantumkan di dalam CV.
3. Cek Sosial Media
Saat ini hampir semua orang memiliki sosial media, meskipun banyak yang membatasi agar tidak tercampur antara kehidupan profesional dan pribadinya. Saat merekrut kandidat yang usianya lebih muda, biasanya akan lebih mudah mengecek melalui sosial media, karena mereka pada umumnya sangat aktif di dunia maya.
4. Menyewa Perusahaan Background Checking
Tidak semua perusahaan punya staf khusus yang dapat melakukan background check secara mandiri. Karena itu, perusahaan dapat menyewa perusahaan khusus yang bergerak di background checking. Biasanya perusahaan khusus semacam ini hasilnya dapat muncul lebih cepat dan lebih akurat. Mereka juga tahu persis bagaimana melakukan proses tanpa melanggar aturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
5. Membuat Laporan Ulasan
Setelah selesai dengan proses background check, cek lagi hasil dari tiap kandidat. Lakukan review dengan tim kamu dan buatlah laporan ulasan. Laporan ini berisi rangkuman hasil pengecekan dari tiap kandidat. Apa saja yang dibutuhkan perusahaan, apakah kandidat memenuhi kriteria? Dari laporan ini, kamu dapat lebih mudah untuk mengambil keputusan terkait perekrutan kandidat tersebut.
6. Lakukan Check Kredit
Cek kredit juga merupakan salah satu background check kerja yang perlu diperhatikan. Dalam proses ini, perusahaan dapat mengetahui apakah kondisi finansial kandidat sehat atau tidak. Kalau dalam keadaan yang sangat tidak sehat, hal ini dapat berisiko ke hal yang tidak diinginkan ke depannya. Seperti, menggunakan pinjaman online dan menggunakan data perusahaan sebagai tempat bekerja saat ini.
7. Buat Keputusan
Setelah semua proses selesai, buatlah keputusan bersama-sama dengan tim HRD. Setelah itu, kamu dapat menginformasikan pada kandidat yang belum diterima, agar mereka tahu pasti hasilnya. Perusahaan dapat memberitahukan alasan kenapa kandidat mendapat hasil negatif. Beri kesempatan pada kandidat untuk mengoreksi bila mereka merasa terdapat informasi yang salah.
Untuk kandidat yang lolos background checking, informasikan kepada mereka dan beri penawaran untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Tergantung dari setiap perusahaan, mungkin masih ada tahap rekrutmen selanjutnya atau kandidat langsung diterima bekerja dan diberikan surat penawaran kerja.
