Ketika perusahaan membuka rekrutmen karyawan baru, di samping job description biasanya terdapat satu informasi lagi yang dilampirkan dalam iklan lowongan pekerjaan tersebut yaitu job specification. Dua istilah ini seringkali dianggap sama padahal secara konteks memliki arti yang cukup berbeda. Jadi, apa yang dimaksud dengan job specification dalam sebuah jabatan yang ditawarkan?
Definisi job specification sendiri lebih mengacu pada spesifikasi kandidat yaitu kualifikasi, kemampuan dan latar belakang yang dibutuhkan dalam satu jabatan yang ditawarkan. Kualifikasi ini biasanya berhubungan dengan kualitas SDM yang akan direkrut dan berpengaruh pada performa kerjanya. Job specification adalah “rambu-rambu” yang digunakan oleh perusahaan untuk menyeleksi karyawan, serta petunjuk bagi pelamar kerja untuk melihat kecocokan skill yang dimiliki dengan apa yang diharapkan oleh perusahaan.
Pengertian Job Specification
Job specification atau spesifikasi pekerjaan adalah dokumen yang menjelaskan spesifikasi kandidat yang diharapkan oleh perusahaan. Spesifikasi yang dimaksud meliputi latar belakang pendidikan, kemampuan, pengalaman kerja, keahlian, sertifikasi dan aspek lain yang memengaruhi kinerja kandidat jika nantinya diterima bekerja. Selain menjadi standar kualitas SDM yang direkrut, spesifikasi pekerjaan juga difungsikan sebagai metode seleksi otomatis yang menyaring para pelamar pekerja. Sehingga hanya kandidat yang memenuhi kualifikasi saja yang dapat lolos ke tahap selanjutnya.
Berbeda dengan job description yang memberikan gambaran mengenai tanggung jawab yang diberikan pada kandidat jika diterima bekerja, fungsi job specification memberikan gambaran tentang karakteristik dan kualitas yang diinginkan oleh perusahaan. Dengan mengetahui job specification seperti apa yang dimaksud dan dibutuhkan oleh perusahaan, kandidat dapat menilai apakah dirinya sendiri cocok dengan kebutuhan perusahaan itu atau tidak. Dari kualifikasi ini kandidat mendapatkan gambaran level gaji yang mungkin diterima, karena umumnya besaran upah kerja sama dengan tingginya kualifikasi yang diminta.
Elemen dalam Job Specification
Spesifikasi pekerjaan memiliki sejumlah elemen yang perlu diperhatikan oleh pelamar kerja dan juga perusahaan guna mendapatkan kandidat dengan kemampuan yang dibutuhkan dalam suatu jabatan. Elemen tersebut meliputi:
Pengalaman
Pengalaman menjadi elemen pertama yang pasti dicantumkan dalam sebuah spesifikasi pekerjaan. Hal ini dikarenakan beberapa posisi membutuhkan pengalaman yang matang, contohnya pada posisi kepala bagian atau manajer. Sedangkan untuk posisiyang tidak membutuhkan pengalaman kerja apapun sebelumnya, dikenal sebagai entry-level.
Selain menunjukkan profesionalisme kerja, pengalaman juga mengindikasikan level kemahiran kandidat di posisi yang ingin dilamar. Kandidat dengan pengalaman kerja 3 tahun di bidang manajerial tentunya lebih ahli dan mahir di bidang tersebut dibandingkan dengan mereka yang baru saja lulus kuliah, sehingga lebih cocok menduduki jabatan senior.
Edukasi
Elemen kedua yang biasanya disebutkan dalam spesifikasi pekerjaan adalah latar belakang pendidikan. Walaupun tingginya pendidikan tidak selalu berbanding lurus dengan keahlian yang dimiliki. Namun jenjang edukasi dapat menjadi tolok ukur kematangan berpikir, relevansi sudut pandang dan kedalaman pengetahuan formal pada bidang tersebut.
Level pendidikan yang diminta umumnya beragam tergantung dari karakteristik dan tanggung jawab yang dimiliki oleh posisi tersebut. Misalnya saja untuk bidang yang membutuhkan analisis mendalam, dibutuhkan lulusan sarjana. Sedangkan pada bidang yang banyak membutuhkan praktek lapangan, lulusan diploma vokasi lebih dihargai dan dibutuhkan.
Keterampilan
Keterampilan atau skill dibutuhkan untuk dapat menjalankan fungsi dan pekerjaan di suatu posisi dengan baik. Elemen ini juga digunakan untuk memprediksi kecocokan kandidat dalam tim serta menjadi cerminan budaya dan nilai perusahaan. Keterampilan yang diharapkan oleh perusahaan biasanya beragam, tergantung dari level jabatan yang ditawarkan. Misalnya saja, jabatan untuk entry-level membutuhkan keterampilan yang lebih sedikit ketimbang posisi senior, seperti manajer atau supervisor.
Untuk menentukan keterampilan apa saja yang dibutuhkan dalam satu posisi, biasanya pihak manajer perekrutan, perwakilan karyawan dan bagian SDM (HRD) akan bekerja -sama untuk menentukan skill yang dibutuhkan. Perusahaan juga dapat mempekerjakan analis rekrutmen atau executive search yang secara profesional memiliki kemampuan melihat kebutuhan perusahaan.
Kepribadian
Berbeda dengan keterampilan yang memengaruhi performa kerja seseorang ketika berada di suatu posisi. Aspek kepribadian lebih menekankan pada karakter personal yang dimiliki. Ketentuan mengenai kepribadian ini biasanya tidak harus dipenuhi semuanya secara sempurna karena tujuannya untuk mendukung kinerja kandidat di tempat kerja.
Contohnya, profesionalisme adalah salah satu kepribadian yang menunjukkan bahwa kandidat memahami etika kerja, sanggup bekerja sama dan menghormati rekan sejawatnya. Kepribadian ini diperlukan terutama untuk posisi yang membutuhkan formalitas tinggi di kantor.
Tuntutan Pekerjaan
Beberapa posisi membutuhkan persyaratan spesifik terutama dalam hal fisik. Ketika deskripsi pekerjaan menyebutkan bahwa kandidat harus mengerjakan coding berbagai program yang dipesan oleh klien, maka pada spesifikasi pekerjaan akan dicantumkan beban pekerjaan seperti mampu bekerja berjam-jam di depan komputer dengan deadline yang ketat.
Sama halnya dengan pekerjaan di pergudangan yang beroperasi selama 24 jam penuh setiap harinya. Pada bagian spesifikasi pekerjaan, mungkin akan dijelaskan bahwa perusahaan menginginkan kandidat yang bersedia bekerja dalam sistem shift terjadwal. Dengan menyebutkan informasi diawal terkait kesanggupan fisik yang dibutuhkan, perusahaan dapat mengurangi angka turnover dari perekrutan kandidat yang tidak sesuai.
Fungsi Job Specification
Spesifikasi pekerjaan disusun bukan tanpa tujuan. Informasi mengenai spesifikasi pekerjaan pada jabatan tertentu membantu, baik pihak perusahaan, maupun kandidat supaya mendapatkan kejelasan dalam beberapa poin berikut:
Memperjelas Persyaratan Kerja
Bagi pelamar kerja, job specification menjadi kunci persyaratan yang dibutuhkan untuk dapat menduduki jabatan tertentu. Dengan memperhatikan spesifikasi yang diminta perusahaan, kandidat dapat menilai sendiri apakah dirinya memiliki kesempatan untuk mendapatkan posisi yang ditawarkan berdasarkan kualifikasi yang ditentukan. Inilah alasan mengapa spesifikasi pekerjaan perlu dirumuskan secara terperinci dan disampaikan secara jelas dan lugas.
Fundamental Seleksi Awal
Bagi perusahaan, spesifikasi pekerjaan dapat menjadi dasar untuk melakukan seleksi awal, dimana hanya kandidat yang memenuhi kualifikasi saja yang akan diproses ke tahap berikutnya. Penulisan spesifikasi yang lengkap, rinci dan jelas membantu perusahaan melakukan seleksi dengan lebih efektif dan cepat. Di samping itu, spesifikasi tersebut juga membantu perusahaan menemukan kandidat yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan posisi yang dibuka.
Peningkatan Kualitas SDM
Spesifikasi pekerjaan yang jelas juga sangat membantu pihak pelamar kerja maupun perusahaan pada waktu bersamaan. Spesifikasi yang dituliskan dengan jelas dapat menjadi panduan bagi pelamar kerja untuk menilai kemampuan dirinya sendiri. Dengan demikian, perusahaan mendapatkan kandidat berkualitas yang sesuai dengan kebutuhan. Serta menghemat waktu menyeleksi kandidat yang kurang sesuai. Penambahan sumber daya manusia yang bermutu ini akan meningkatkan kinerja profesional, sehingga perusahaan juga terpacu untuk merancang program baru guna meningkatkan kualitas SDM-nya.
Akhir Kata
Job specification sama pentingnya dengan deskripsi pekerjaan sehingga perlu dicermati dengan baik oleh perusahaan maupun kandidat, supaya dapat mencapai tujuan masing-masing. Penyusunan dan penyampaian spesifikasi pekerjaan yang baik dan efektif sangat membantu perusahaan dalam menemukan kandidat dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Serta dapat menjadi panduan bagi kandidat untuk mengajukan lamaran pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki. Itulah sebabnya, bantuan dari headhunter atau pencari eksekutif yang berpengalaman dibutuhkan untuk memberikan kandidat yang memenuhi spesifikasi pekerjaan yang sesuai standar dan harapan perusahaan.
